在当今数字化浪潮席卷的时代，电子凭证数字化转型已成为企业财务数智化进程中不可阻挡的趋势。2024 年 11 月 1 日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；12 月 1 日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措标志着我国电子凭证改革驶入了快车道，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，早在 2014 年便创立，一直致力于为企事业单位提供全方位的财务数智化产品和服务。其凭借敏捷的财务收支管理平台，帮助众多企业挖掘出更多的净利润。基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新以及无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，合思推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案，在推动企业财务数智化方面发挥着举足轻重的作用。它不仅是企业财务管理的得力助手，更是企业实现报销流程改进的关键利器。
金牌橱柜：传统财务档案管理困境重重
金牌橱柜家居科技股份有限公司自 1999 年成立以来，一直是国内高端整体厨柜及定制家居的专业服务商。它拥有国家认定厨房工业设计中心，更是国家认定的“智能制造示范企业”。然而，在财务档案管理方面，金牌橱柜却面临着诸多挑战，这些挑战也反映出了传统财务档案管理模式在当今数字化时代的局限性，迫切需要进行报销流程改进。
在整理环节，会计档案如同散落在各个角落的珍珠，分散于不同的系统之中。这使得档案数据的利用变得异常困难，财务人员需要逐一将这些档案打印出来，然后通过手工的方式进行匹配、组装、装订，最后上架存储。这种繁琐的操作流程不仅耗费了大量的时间和精力，还容易出现人为错误，严重影响了工作效率。
保管环节同样存在问题。财务部门需要临时保管档案 1 年，1 年后再将其移交至综合档案管理部门。这种交接过程不仅增加了档案管理的复杂性，还可能导致档案在流转过程中出现丢失或损坏的情况。
在存储环节，金牌橱柜采用独立档案室来管理纸质档案。随着企业业务的不断发展，档案数量日益增多，独立档案室的存储空间变得越来越紧张，而且纸质档案的保存需要特定的环境条件，如防潮、防火、防虫等，这无疑增加了企业的管理成本和风险。
合思方案：精准击破档案管理痛点
面对金牌橱柜在财务档案管理方面的困境，合思凭借其专业的技术和丰富的经验，为其量身定制了一套针对性强且具有创新性的解决方案，有力地推动了报销流程改进。
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统一存储打破数据壁垒
合思档案管理平台打破了数据孤岛的局面，将凭证、单据、合同、回单等四类重要的会计档案进行整合，实现了统一储存、统一标准和统一管理。就如同将分散的珍珠串成了一条美丽的项链，使得原本杂乱无章的档案数据变得有序可查。通过这种方式，企业可以更加高效地管理和利用档案资源，提高工作效率。 -
完整业务证据链实现业财一体
合思通过搭建会计资料之间的关系，构建了以业务为核心的证据链条，实现了业财一体的双向穿透。这意味着企业在进行财务管理时，可以更加清晰地了解业务背后的财务逻辑，同时也能从财务数据中反推业务情况。例如，当企业需要查询某笔业务的相关信息时，只需通过合思档案管理平台，就可以快速获取与之相关的所有会计资料，包括凭证、单据、合同等，真正实现了业务与财务的深度融合，为报销流程改进提供了有力支持。 -
数据共享一站式便捷查阅
合思档案管理平台以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，为企业提供了一站式的查阅服务。财务人员只需在平台上输入相关关键词，就可以快速定位到所需的档案信息，查阅过程便捷高效。这种方式不仅节省了大量的时间和精力，还提高了档案数据的利用率，为企业的决策提供了更加准确、及时的信息支持。 -
银行回单无纸化降本增效
海量的银行回单管理一直是企业财务工作中的一大难题。合思档案管理平台实现了银行回单的自动采集、切割和组装，全面实现了银行回单的无纸化管理。这不仅减少了纸质回单的打印和存储成本，还提高了回单处理的效率和准确性。通过自动化的处理流程，企业可以将更多的精力放在核心业务上，实现降本增效，进一步推动报销流程改进。
显著成效：金牌橱柜财务升级显威力
金牌橱柜应用合思的解决方案后，取得了显著的成果，充分证明了合思方案在报销流程改进方面的有效性。
在档案匹配方面，耗时减少了 84%。原本需要大量人工操作的档案匹配工作，现在通过合思档案管理平台的自动化处理，大大缩短了处理时间，提高了工作效率。这使得财务人员可以将更多的时间和精力投入到其他重要的工作中，为企业创造更大的价值。
档案查询耗时也减少了 80%。财务人员无需再像以前那样在大量的纸质档案中寻找所需信息，只需在合思档案管理平台上轻轻一点，就可以快速获取相关档案。这种便捷的查询方式不仅提高了工作效率，还为企业的决策提供了更加及时、准确的信息支持。
在成本节省方面，预估每年可为企业节省总体成本 30 万 +。通过实现银行回单无纸化管理、减少人工操作等方式，合思档案管理平台帮助企业降低了管理成本和运营成本，提高了企业的经济效益。
同时，档案合规性达到了 100%。合思档案管理平台严格遵循国家相关法律法规和财务制度的要求，对档案进行规范化管理，确保了档案的真实性、完整性和安全性。这为企业的合规经营提供了有力保障，也减少了企业面临的法律风险。
合思价值：引领企业财务数智化未来
合思电子会计档案管理平台为企业带来了诸多价值，在报销流程改进方面更是发挥了巨大的作用。它实现了自动化归档，让企业告别了繁琐的重复性工作，提高了工作效率。档案利用变得便捷高效，财务人员可以随时随地获取所需的档案信息，为企业的决策提供支持。同时，档案数据同源，透明流转，便于企业进行监控和分析，为企业的财务管理提供了更加科学、准确的依据。
截至目前，已有 7000 + 付费企业、300 万 + 未来财务人选择合思，通过合思的财务数智化服务和电子会计档案解决方案，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让企业资源得到了更有效的利用。
在电子凭证数字化转型的浪潮中，合思电子会计档案管理平台无疑是企业的得力伙伴。它不仅能够帮助企业解决财务档案管理方面的难题，还能推动企业实现报销流程改进，提升企业的财务管理水平和竞争力。希望更多的企业能够借助合思的力量，在数字化转型的道路上迈出坚实的步伐，实现降本增效、合规经营的目标。
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