在当今数字化浪潮中，电子凭证数字化转型已成为时代发展的必然趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也迎来航空运输电子客票行程单的数字化变革。这些举措标志着我国电子凭证改革驶入了快车道，电子凭证开具端基本实现数字化适配，曾经困扰企业的电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难等问题即将得到全面解决，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
在这一关键的历史节点，合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，凭借敏锐的市场洞察力和卓越的技术实力，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。该平台旨在助力企业解决财务档案管理难题，特别是在报销流程改进方面具有显著优势。
金牌橱柜：财务档案管理困境凸显
金牌橱柜家居科技股份有限公司自1999年成立以来，凭借卓越的品质和创新的设计，成为国内高端整体厨柜及定制家居的专业服务商。公司拥有国家认定厨房工业设计中心，更是荣获国家认定“智能制造示范企业”的殊荣。然而，在财务档案管理方面，金牌橱柜却面临着诸多困境。
在整理环节，会计档案散落于各个系统之中，犹如散落在茫茫大海中的珍珠，难以收集和利用。财务人员不得不逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架，每一个步骤都耗费大量的时间和精力，不仅效率低下，还容易出现错误。这种繁琐的整理工作严重影响了报销流程改进的进度，使得财务工作陷入了困境。
保管环节同样存在问题。财务部门临时保管档案一年后，需要将其移交至综合档案管理部门。这一过程涉及多个部门之间的沟通和协调，容易出现档案丢失或损坏的情况，给企业的财务安全带来了潜在风险。
在存储环节，公司采用独立档案室管理，存放大量的纸质档案。随着企业的不断发展，档案数量与日俱增，档案室的空间逐渐变得紧张，管理成本也不断上升。而且，纸质档案容易受到自然灾害、人为损坏等因素的影响，难以保证档案的安全性和完整性。这些问题严重制约了金牌橱柜的报销流程改进，也对企业的财务管理水平提出了严峻挑战。
合思方案：精准破解管理难题
面对金牌橱柜在财务档案管理方面的困境，合思凭借其专业的技术团队和丰富的行业经验，为其量身定制了一套全面的解决方案。该方案从多个维度入手，旨在解决金牌橱柜面临的各种问题，实现报销流程改进。
统一存储是合思解决方案的核心之一。合思档案打破了数据孤岛，将凭证、单据、合同、回单等四证进行整合，实现了统一储存、统一标准、统一管理。这就好比将散落在各地的珍珠串成了一条美丽的项链，使得财务档案变得更加有序和易于管理。通过统一存储，企业可以更加方便地对档案进行查询和利用，提高了工作效率，为报销流程改进提供了有力支持。
业务证据链完整也是合思方案的一大亮点。合思档案通过搭建会计资料之间的关系，实现了以业务为核心的证据链条，业财一体双向穿透。这意味着企业在进行财务管理时，可以更加清晰地了解每一笔业务的来龙去脉，为决策提供更加准确的依据。同时，完整的业务证据链也有助于提高财务审计的效率和准确性，降低企业的财务风险，进一步推动报销流程改进。
数据共享和一站式查阅是合思档案的又一优势。合思档案以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，使得查阅变得便捷高效。财务人员无需在各个系统中来回切换，只需在合思档案平台上轻轻一点，就可以快速找到所需的档案信息。这种便捷的查阅方式大大节省了时间和精力，提高了工作效率，为报销流程改进创造了良好的条件。
银行回单无纸化是合思方案的一大创新。合思档案可以实现海量银行回单的自动采集、切割、组装，全面实现无纸化管理。这不仅节省了大量的纸张和存储空间，降低了企业的成本，还减少了人工操作的误差和风险。同时，银行回单无纸化也有助于提高报销流程的自动化程度，加快报销速度，进一步提升企业的财务管理水平。
显著成果：见证合思档案实力
合思档案为金牌橱柜带来的成果是显著的。在合思档案的助力下，金牌橱柜实现了报销流程改进，取得了一系列令人瞩目的成绩。
档案匹配耗时减少了84%。在过去，财务人员需要花费大量的时间和精力进行档案匹配，不仅效率低下，还容易出现错误。而合思档案通过自动化的匹配功能，大大缩短了匹配时间，提高了工作效率。财务人员可以将更多的时间和精力投入到其他重要的工作中，为企业的发展做出更大的贡献。
档案查询耗时减少了80%。合思档案的一站式查阅功能使得档案查询变得更加便捷高效。财务人员无需在各个系统中来回寻找，只需在合思档案平台上输入关键词，就可以快速找到所需的档案信息。这不仅节省了时间和精力，还提高了工作效率，为报销流程改进提供了有力支持。
预估节省总体成本30万+/年。合思档案的应用，使得金牌橱柜在档案管理方面实现了降本增效。统一存储、银行回单无纸化等功能的应用，减少了纸张的使用和存储空间的占用，降低了管理成本。同时，自动化的流程和高效的工作方式也提高了工作效率，减少了人工成本。这些成本的节省为企业的发展提供了更多的资金支持，进一步推动了企业的发展。
档案合规性达到了100%。合思档案严格遵循国家相关法律法规和财务制度，确保档案的合规性。通过搭建完整的业务证据链和严格的审核机制，合思档案可以有效避免档案管理中的违规行为，为企业的财务安全提供了有力保障。这不仅有助于企业树立良好的形象，还为企业的可持续发展奠定了坚实的基础。
合思档案：引领电子凭证数字化未来
合思档案在电子凭证数字化转型中发挥着重要的作用。它不仅为企业解决了财务档案管理难题，实现了报销流程改进，还为企业的数字化转型提供了有力支持。基于合思档案在行业应用中的深度应用与案例经验，合思精选各行各业优质“无纸化”实践企业案例，发布了《电子会计档案实践案例集》。该案例集具有很好的参考价值和借鉴意义，希望能够进一步推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。
合思作为一家专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币。公司秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500+合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，已有7000+付费企业、300万+未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的价值。
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