纸质报销转电子化：合思档案引领企业电子会计档案管理新变革

在数字化浪潮席卷的当下，企业的财务管理模式正经历着深刻的变革。尤其是在电子会计档案管理领域，一场由“纸质报销转电子化”引发的革命正在悄然兴起。随着2025年数电票全覆盖目标的推进，企业财务档案管理面临着前所未有的新挑战，加强信息化建设已成为当务之急。

在纸电混合时代，企业面临着诸多痛点。企业高管被纸质档案管理的高成本、大占地以及数据难以分析利用等问题所困扰。财务人员则需手动逐一匹配核对大量档案数据，工作枯燥且繁复。业务人员报销纸质票据时，流程繁琐又耗时。同时，企业还存在着高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本居高不下，档案室、档案柜等存储空间需求巨大；高隐形成本也不容小觑，手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件粗糙，数据无法有效利用；高合规风险更是如影随形，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，纸质档案还可能因不可抗力因素而损坏。此外，企业在推行数字化过程中，虽借助OA等系统解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节仍未解决纸质文件储存和数据存储线下载体的问题，严重影响了企业的全面数字化进程。

版块1：合思档案定制化解决方案，精准击破企业痛点

合思档案敏锐地洞察到企业在电子会计档案管理方面的痛点，针对性地提出了领先的单套制解决方案（标准方案）与六大场景解决方案。该方案广泛连接业财系统，能够实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，做到应收尽收。

对于CEO/高管而言，合思档案可以沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，实现降本增效与绿色低碳运营。

对于归档员/财务来说，合思档案能显著提高工作效率，让他们告别重复低价值的工作。它实现了档案数据同源，全流程透明流转，便于监控和分析，使档案管理变得轻松自如，大大提高了档案利用效率。

在外部审计方面，合思档案可实现档案外审在线化、可溯源，支持一键查询借阅，权限一键下放/回收，让财务人员无需与审计人员重复沟通补充审计资料。

版块2：合思档案功能体系，全方位赋能档案管理

• 多源采集：灵活集成，数据尽收
  基于跨系统数据集成要求，合思档案提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，可自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，同时支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，合思档案支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，还能自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。

• 智能制档：规则驱动，高效关联
  合思档案通过规则引擎实现会计档案关联规则可视化配置，能让不同系统、类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，减少90%的人工匹配工作量。此外，它还具备关联检索等辅助功能和关联任务执行进度可视化。通过字段映射，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，让查询更便捷、分析更直接。

• 档案管理：精细管控，规范有序
  合思档案具备完善的权限管理功能，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可自定义。其档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类、字段自定义维护等。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持企业自主排列、扩展。

• 档案应用：多维检索，便捷利用
  合思档案实现了多维检索，支持按凭证维度、业务维度自定义查询，按目录、全文检索，批量检索。它还具备一站式预览功能，智能搭建多种类型组合关系结构树，实现双向联查、相互追溯。此外，还支持外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务以及档案移交、鉴定、销毁与线下实物管理等功能。

版块3：合思档案核心亮点，彰显独特竞争力

• 单套制优势：便捷高效，合规完整
  合思档案的单套制解决方案实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装，通过线上一套电子数据进行管理，确保财务档案证据链完整，纸质原文件混序归档，大大提高了效率，保证会计档案应收尽收、真实合规。

• 大数据处理能力：海量数据，秒级响应
  合思档案的大数据解决方案能支撑百亿级单据量的匹配关联，实现海量数据秒级查询，深入到提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，有效提高档案管理效率，释放档案数据价值。

• 合规检测：双模式保障，数据安全
  合思档案提供“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，围绕财务数据文件及业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯。

• 档案扩展解决方案：灵活扩展，高效管理
  合思档案的档案扩展解决方案可通过生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。它提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现归档接口配置化，企业可自定义归档目录。

版块4：合思档案价值凸显，助力企业腾飞

• 降本增效：节约成本，提升效率
  合思档案能显著降本增效，节约纸张成本70%，节约整理成本75%，检索效率提升90%，让企业彻底告别传统手工归档，不打印档案，更有效地“收紧钱袋子”。

• 闭环管理：拉通链路，补足短板
  合思档案实现了电子会计档案管理闭环，成为全量业财系统的“连接器”，补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路。

• 数据利用：激活数据，决策支持
  合思档案让数据“活起来”，真正实现了档案数据的利用，从数据到决策，为企业提供有力的决策支持。

• 资源重组：同源贯通，效益最大化
  合思档案实现了资源重组，前后端数据同源，流程全息贯通，提升了管理能效，实现了企业效益最大化。

版块5：合思档案典型场景，应用广泛显实力

• 日常财务档案管理：全流程数字化闭环
  在企业日常财务档案管理中，合思档案可实现发票、单据、凭证等电子会计档案的全流程合规化、自动化、数字化闭环管理，涵盖档案采集、制档、管理、利用等环节。

• 外部审计场景：在线化溯源，高效协作
  在外部审计场景下，审计人员可通过电子会计档案系统批量导出电子发票结构化数据，支持审计分析工作，实现档案外审在线化、可溯源，无需进入档案室，财务人员也无需与审计人员重复沟通补充资料。

• 企业高管决策：挖掘数据价值，助力数智化
  企业高管在进行决策时，可通过合思档案沉淀的数据资产，挖掘财务档案数据价值，提升企业财务档案利用效率，助力决策数智化。

• 财务报销业务：智能匹配，减轻负担
  财务人员在处理报销业务时，可利用合思档案的智能匹配组装功能，自动关联发票、报销单、回单、凭证等，减少手工匹配核对工作量，提高工作效率。

版块6：合思档案成功案例，见证卓越成效

• 大型企业：电子化管理，成本降低
  某企业年单据量高达2.6亿，之前会计档案纸电混合难管理，手工作业低效费力。使用合思档案后，实现了多系统采集数据，自动匹配组装档案，档案管理电子化、借阅管理信息化，业务 + 财务数据穿透联查，管理自动化，流程精简，企业成本显著降低。如数据加载仅需30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次。

• 集团型企业：单套制方案，标准化落地
  某集团型企业档案管理流程复杂，凭证附件标准和会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理难。采用合思档案单套制管理方案后，实现了标准化落地，确保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年。

• 中小企业：打破数据孤岛，管控风险
  某企业档案管理低效，会计档案散落各系统，数据未有效整理利用，纸质档案管理存在诸多问题。合思档案的数据集成方案打破了数据孤岛，业务检测方案确保业务证据链完整，跨系统调阅方案实现一站式查阅，全生命周期管理有效减低了财务管控风险，预估节省总体成本30W +/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

• 民办教育集团：智能化管理，流程简化
  某民办教育集团业务系统多，档案采集、存储、整理、利用都存在困难。合思档案的数据集成方案实现了应收尽收，智能化制档方案实现了自动组装，电子原文件独立管理完成合规存档，形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。

版块7：合思档案市场定位，差异化优势显著

合思在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，自2014年创立以来，一直致力于云产品服务创新，运用数字科技和前瞻理念，服务未来财务人。目前已服务6000 + 企业客户，是福布斯中国科技50强，通过了SOC1、SOC2安全认证和信息安全等级保护三级认证。

合思档案具有广泛连接的能力，能连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。其自主研发工具包，在数电票管理方面，有更强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，满足接收管理数电票的能力和应对变化的需求。此外，合思档案还提供多种特色解决方案，如档案扩展解决方案可自定义档案类型，全流程扩展管理；证据链完整性解决方案保障财务合规；共享调阅解决方案满足多维度、多视角、多渠道档案调阅需求等。

版块8：合思档案展望未来，邀您开启新征程

合思档案能够助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，实现会计档案价值的深度应用，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，让企业更好地享受数字化转型带来的降本增效。

随着国家政策对电子会计档案管理的支持力度不断加大，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案将持续创新和优化，为企业提供更优质的服务。合思在北京、上海、杭州等多地设有服务地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和小程序了解更多信息。

如果您的企业正在为纸质报销转电子化和电子会计档案管理而烦恼，不妨选择合思档案，开启免费试用，体验高效、合规的电子会计档案管理之旅！