在数字化浪潮的推动下，我国电子凭证改革正以迅猛之势向前迈进，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。合思作为国内领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，凭借其卓越的技术实力和创新能力，推出了智能归档系统——合思档案管理平台。该平台为众多企业化解了电子凭证接收、报销、入账、归档等一系列难题。接下来，我们以好想你健康食品股份有限公司为例，一同深入探究合思智能归档系统的解决方案及其显著成效。
企业困境：传统档案管理难题待解
好想你健康食品股份有限公司创立于1992年，2011年在深交所中小板成功上市，成为红枣行业的佼佼者。这家企业业务规模庞大，拥有超过1000名员工、400多家全国门店以及18家归档主体。然而，在财务档案管理方面，好想你却面临着诸多棘手的问题。
首先是归档难题。在传统的财务归档工作中，财务人员需要花费大量的时间来确认单据等的一致性。每一张单据都需要人工仔细核对，稍有不慎就可能出现错误。而且，由于纸质档案的管理方式较为粗放，难免会出现档案遗失的情况。一旦档案遗失，不仅会影响财务工作的正常开展，还可能带来潜在的风险。
其次是查找困难。纸质档案的查找效率极低，当需要查阅某一份档案时，往往需要耗费大量的时间在堆积如山的档案中寻找。无法实现实时调阅，这对于企业的决策和运营来说是一个巨大的阻碍。在当今快节奏的商业环境中，时间就是效率，就是竞争力。
再者是成本高昂。大量的纸质档案需要占用大量的空间来存放，同时还需要配备专门的人力进行管理。这不仅增加了企业的运营成本，还降低了空间的利用率。此外，纸质档案的保存期限有限，随着时间的推移，档案可能会出现损坏、褪色等问题，需要不断进行更新和维护，进一步增加了成本。
最后是合规风险。纸质档案管理办法难以保证电子原文件的长期保存和数据安全可用。在数字化时代，数据的安全性和合规性是企业面临的重要挑战。如果企业无法保证财务档案的合规性，可能会面临监管部门的处罚，给企业带来严重的损失。
智能方案：合思破局财务档案管理困境
针对好想你健康食品股份有限公司在财务档案管理方面的痛点，合思智能归档系统提供了全面而有效的解决方案。
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打破数据壁垒 实现便捷联查
合思智能归档系统打破了数据之间的壁垒，实现了数据同源。通过先进的技术手段，将企业的财务数据进行整合和关联，为财务人员提供了便捷的利用方式。财务人员只需一键操作，就可以实现相关数据的联查。例如，当需要查询某一笔报销的详细信息时，不仅可以看到报销单据的内容，还可以关联到相关的发票、合同等信息，大大提高了工作效率。这种便捷的联查功能，让财务人员从繁琐的手工查找中解放出来，将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。 -
自动组装档案 提升审计效率
在审计方面，合思智能归档系统采用了自动组装的方式，以档案数据为标准，纸质数据为辅。系统可以自动将相关的财务数据进行整合和分类，生成符合审计要求的档案。在内外审计过程中，审计人员可以直接以系统中的档案数据为依据进行审计，无需再花费大量的时间去查阅纸质档案。这样一来，不仅提高了审计效率，还减少了审计过程中的人为错误。同时，系统还可以对审计过程进行全程记录，方便企业进行内部管理和监督。 -
实物高效管理 精准定位档案
为了解决纸质档案实物管理的难题，合思智能归档系统借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子与实物的完美匹配。每一份纸质档案都被赋予了一个唯一的二维码，当需要查阅某一份档案时，查阅者只需在系统中查询电子档案信息，系统就可以根据二维码信息精准定位实物档案的位置。这种方式大大提高了档案的查阅效率，减少了查找档案的时间成本。同时，虚拟档案库房的建立，还可以对档案的存储情况进行实时监控，确保档案的安全和完整。
显著成效：降本增效合规经营
合思智能归档系统的应用，为好想你健康食品股份有限公司带来了显著的成果。
在时间成本方面，系统的应用减少了90%的人工耗时。原本需要大量人工参与的归档和查找工作，现在通过系统的自动化处理，大大缩短了工作时间。总部接收档案的管理耗时减少了80%，借阅管理的耗时也减少了67%。这使得企业的财务人员能够更加高效地完成工作，提高了工作效率和工作质量。
在经济成本方面，预计每年可以减少综合成本20万元。这主要得益于系统对纸质档案管理成本的降低，包括空间占用成本、人力管理成本以及档案维护成本等。同时，系统的应用还提高了企业的运营效率，为企业带来了更多的经济效益。
在合规性方面，合思智能归档系统满足了企业对财务档案管理的合规要求。系统采用了先进的技术手段，保证了电子原文件的长期保存和数据安全可用。同时，系统还可以对财务数据进行实时监控和预警，及时发现和解决潜在的合规问题。这使得企业在面对监管部门的检查时，能够更加从容应对，避免了因合规问题而带来的损失。
开启智能之旅：免费试用合思智能归档系统
通过合思智能归档系统的解决方案，好想你健康食品股份有限公司成功解决了财务档案管理的难题，实现了降本增效和合规经营。在电子凭证全流程无纸化的大趋势下，越来越多的企业需要像合思这样的专业解决方案提供商。
合思智能归档系统凭借其先进的技术、全面的功能和卓越的服务，为企业提供了全方位的财务数智化服务。如果你也想让企业的财务档案管理更加高效、合规，不妨选择合思智能归档系统。现在，你可以免费试用合思智能归档系统，亲身体验其带来的便捷和高效。让合思智能归档系统助力你的企业开启财务数智化转型之旅，让有限的资源发挥出更大的价值。
