在我国电子凭证改革的浪潮中，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。合思作为财务数智化服务与电子会计档案解决方案的佼佼者，其推出的智能归档平台——合思档案，宛如一把金钥匙，为众多企业打开了财务数智化转型的大门。接下来，让我们以好想你健康食品股份有限公司为例，深入探寻智能归档平台如何助力企业实现财务数智化转型。
红枣巨头的财务档案管理困境
好想你健康食品股份有限公司自1992年成立以来，一路砥砺前行，于2011年成功在深交所中小板上市，成为红枣行业的一颗璀璨明星。如今，该企业拥有1000 + 员工、400 + 全国门店数、18家归档主体，规模不容小觑。
然而，在企业蓬勃发展的背后，财务档案管理却成了一块“心病”。首先是归档难题，财务人员在归档时，需要花费大量的时间去确认单据、发票等的一致性。每一张单据都需要仔细核对，每一张发票都需要认真查验，在这个过程中，不仅耗费了大量的人力和时间，而且档案遗失的情况也难以避免。一旦档案遗失，后续的查找和补救工作更是让人焦头烂额。
其次是查找效率低下的问题。纸质档案受时空限制，犹如被禁锢在一个狭小的牢笼里。当需要调阅档案时，往往无法实时获取，更难以进行精准查找。工作人员可能需要在堆积如山的档案中翻找半天，才能找到所需的资料，这极大地影响了工作效率。
再者，大量纸质档案的管理对空间和人力的要求巨大。企业需要专门的档案室来存放这些档案，还要安排专人进行管理和维护。这不仅增加了企业的运营成本，还占用了大量的空间资源。
最后，纸质档案管理办法在电子原文件的长期保存和数据安全可用方面存在明显不足。在当前数字化时代，数据的安全性和可用性至关重要。如果无法保证电子原文件的长期保存和数据安全，企业可能会面临数据丢失、泄露等风险，给企业带来潜在的损失。
智能归档平台的破局之策
面对好想你健康食品股份有限公司的业务痛点，合思的智能归档平台提供了一系列行之有效的解决方案。
-
打破数据壁垒实现同源便捷利用
智能归档平台打破了数据之间的壁垒，实现了数据同源。对于财务人员来说，这意味着可以更加便捷地利用数据。通过一键联查功能，财务人员可以快速获取相关的档案信息，无需在不同的系统或文件中来回切换。这不仅有效提升了工作效率，还减少了人为错误的发生。以前，财务人员在查找和核对数据时，需要花费大量的时间和精力，而现在，只需轻轻一点，所需的数据便一目了然。 -
自动组装助力高效审计
在审计方面，智能归档平台具有独特的优势。它可以实现自动组装档案数据，内外审计以档案数据为标准，纸质数据为辅。这一方式大大提升了审计效率。审计人员可以更加快速、准确地获取所需的审计数据，减少了对纸质档案的依赖。同时，自动组装的档案数据更加规范、准确，为审计工作提供了有力的支持。在传统的审计过程中，审计人员需要花费大量的时间去整理和核对纸质档案，而现在，智能归档平台可以自动完成这些工作，让审计工作更加高效、便捷。 -
实物高效管理精准定位
智能归档平台借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子与实物的完美匹配。当查阅者查询电子档案时，系统可以精准定位实物档案的位置。这一功能解决了传统纸质档案管理中实物查找困难的问题。在传统的档案管理中，工作人员需要在众多的档案架中寻找所需的实物档案，不仅浪费时间，而且容易出错。而现在，通过智能归档平台，只需在系统中输入相关信息，即可快速找到实物档案的存放位置，大大提高了档案管理的效率。
智能归档平台带来显著成效
合思的智能归档平台为好想你健康食品股份有限公司带来了显著的成果。在人工耗时方面，减少了90%。以前，财务人员在档案管理方面需要投入大量的人力和时间，而现在，通过智能归档平台的自动化处理，大部分工作都可以由系统自动完成，大大减轻了财务人员的工作负担。
在总部接收管理耗时方面，减少了80%。智能归档平台实现了档案数据的实时传输和共享，总部可以更加快速、准确地接收和处理档案信息，无需再像以前那样等待纸质档案的邮寄和整理。
在借阅管理方面，减少了67%的管理耗时。借阅者可以通过智能归档平台在线申请借阅档案，系统会自动处理申请并提供相关的借阅信息。同时，借阅者可以通过二维码快速找到所需的实物档案，无需再经过繁琐的借阅手续。
从成本方面来看，预计每年可减少综合成本20万元。这主要得益于智能归档平台减少了人工成本、空间成本和纸质档案的管理成本。在当前经济环境下，企业对于成本的控制越来越重视，智能归档平台的应用为企业节省了大量的成本，提高了企业的经济效益。
智能归档平台帮助好想你健康食品股份有限公司成功解决了财务档案管理的难题，实现了降本增效、合规经营。未来，随着电子凭证数字化转型的加速，合思将继续凭借其先进的技术和丰富的经验，为更多企业提供优质的财务数智化服务，助力企业实现有限资源的更有效利用。
如果您的企业也面临财务档案管理的困扰，不妨立即访问我们的官网www.hosecloud.com，或者拨打400 – 105 – 6505，免费试用智能归档平台，开启财务数智化转型之旅。
