在当今竞争激烈的商业环境中，企业的财务管理面临着诸多挑战。尤其是财务档案管理，不仅繁琐复杂，还容易出现各种问题。今天，我们以好想你健康食品股份有限公司为例，看看合思的财务自动化工具是如何为企业解决财务档案管理难题，实现降本增效的。
红枣巨头的辉煌历程
好想你健康食品股份有限公司堪称红枣行业的一颗璀璨明星。它成立于1992年，历经多年的发展与沉淀，于2011年成功在深交所中小板上市。其品牌价值高达154.21亿元，拥有1000多名员工，全国门店数量超过400家。在红枣市场上，好想你凭借着卓越的品质和广泛的市场布局，占据着重要的地位。然而，即使是这样的行业巨头，在财务档案管理方面也遇到了不少难题。
财务档案管理的困境
在业务发展的过程中，好想你在财务档案管理方面逐渐暴露出一些问题。首先，财务归档时确认单据等一致性需要耗费大量时间，而且还容易出现档案遗失的情况。每到财务归档期，财务人员都要花费大量精力去核对单据，以确保数据的准确性和完整性。但即便如此，仍难以避免档案遗失的风险，这给企业的财务管理带来了很大的困扰。
其次，纸质档案查找速度慢，无法实现实时调阅。在企业的日常运营中，经常需要查阅财务档案来进行决策支持或审计工作。然而，由于纸质档案数量庞大，存放分散，查找一份档案往往需要花费很长时间，这严重影响了工作效率。而且，在需要实时调阅档案的情况下，纸质档案根本无法满足需求。
再者，大量纸质档案的管理对空间和人力的要求极高，成本也相应增加。为了存放这些纸质档案，企业需要专门的档案室，并配备专人进行管理。这不仅增加了企业的场地成本，还增加了人力成本。
最后，传统的纸质档案管理办法已经无法满足电子原文件长期保存和数据安全可用的管理要求。随着信息技术的发展，企业的财务数据越来越多地以电子形式存在。而纸质档案在保存电子原文件方面存在很大的局限性，无法保证数据的长期安全性和可用性。
合思财务自动化工具的解决方案
面对好想你在财务档案管理方面的困境，合思的财务自动化工具提供了一套全面的解决方案。
– 打破数据壁垒实现一键联查
合思的财务自动化工具打破了数据之间的壁垒，实现了数据同源。通过该工具，财务人员可以一键联查相关的财务数据，大大提高了工作效率。以往，财务人员需要在不同的系统和文件中查找相关数据，不仅耗时费力，还容易出错。而现在，只需轻轻一点，所有相关数据就会呈现在眼前，极大地节省了时间和精力。
– 自动组装档案提升审计效率
该工具可以自动组装档案，并以档案数据为审计标准，从而提升审计效率。在传统的档案管理模式下，审计人员需要手动收集和整理档案数据，这不仅工作量大，而且容易出现遗漏和错误。而合思的财务自动化工具可以自动完成这些工作，将档案数据按照审计标准进行分类和整理，为审计工作提供了极大的便利。
– 虚拟库房与二维码实现精准定位
借助虚拟档案库房和二维码技术，合思的财务自动化工具实现了电子与实物档案的匹配，方便查阅者快速定位实物档案的位置。在虚拟档案库房中，每一份档案都有对应的二维码。当查阅者需要查阅某份档案时，只需扫描二维码，就可以获取该档案的详细信息，包括存放位置等。这大大提高了档案的查阅效率，减少了查找档案的时间。
实施过程与步骤
合思财务自动化工具的实施过程有条不紊。首先，搭建数据同源系统，实现财务数据的一键联查。这是整个解决方案的基础，通过建立统一的数据平台，将企业的财务数据进行整合和管理，为后续的工作提供了有力的支持。
其次，设置自动组装档案规则。根据企业的实际需求和审计标准，制定合理的档案组装规则，确保档案数据的准确性和完整性。
最后，建立虚拟档案库房和二维码体系。将电子档案与实物档案进行关联，并为每一份档案生成唯一的二维码，实现电子与实物档案的精准匹配。
显著的成果与效益
合思财务自动化工具的应用为好想你带来了显著的成果和效益。在人工耗时方面，减少了90%。以往需要大量人力完成的工作，现在通过工具的自动化处理，大大节省了人力成本。
在总部接收管理耗时方面，减少了80%。总部可以更快速、准确地接收和处理财务档案，提高了工作效率。
在借阅管理耗时方面，减少了67%。借阅者可以更方便地查阅和借阅档案，提高了档案的利用率。
预计每年还能减少综合成本20万元。这不仅节省了企业的资金，还提高了企业的经济效益。
客户的认可与信赖
虽然资料中未明确提及好想你方面的具体评价反馈，但从取得的显著成果来看，企业在财务效率和成本控制上有了显著提升。可以推测，好想你对合思的财务自动化工具和解决方案是高度认可的。这也证明了合思财务自动化工具在解决企业财务档案管理难题方面的有效性和可靠性。
如果您的企业也面临着类似的财务档案管理难题，不妨选择合思的财务自动化工具。它将帮助您让有限的资源发挥更有效的作用，实现降本增效、合规经营和低碳运营。现在，您可以免费试用合思的财务自动化工具，亲身感受它的强大功能和卓越效果。
