在我国，电子凭证改革正以势不可挡之势飞速推进，全流程无纸化的电子凭证时代已然拉开帷幕。在这一充满机遇与挑战的浪潮中，合思作为国内领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，凭借其卓越的技术和创新能力，推出了合思档案管理平台，成功助力众多企业踏上财务数智化转型的新征程。今天，就让我们一同走进好想你健康食品股份有限公司，探寻其在企业文件保管方面的转型故事。
红枣巨头的文件保管困境
好想你健康食品股份有限公司自1992年成立以来，凭借着卓越的品质和创新的经营理念，在红枣行业取得了令人瞩目的成就。2011年，公司成功在深交所中小板上市，成为红枣行业的领军企业。如今，好想你品牌价值高达154.21亿元，拥有1000多名员工、400多家全国门店以及18家归档主体。然而，随着企业规模的不断扩大和业务的日益复杂，在企业文件保管方面，好想你却面临着诸多棘手的问题。
在传统的纸质档案管理模式下，每当进行文件归档时，财务人员需要花费大量的时间和精力去确认单据等的一致性。这不仅增加了工作的繁琐程度，还容易出现人为错误，导致档案信息的不准确。而且，纸质档案容易遗失，一旦发生丢失，将会给企业带来巨大的损失。
此外，纸质档案的查找效率极低。当企业需要查阅某份档案时，往往需要在堆积如山的文件中逐一查找，无法实现实时调阅。这在很大程度上影响了企业的决策效率和业务开展。同时，大量的纸质档案管理对空间和人力的要求极高，需要专门的档案室和管理人员进行维护，这无疑增加了企业的运营成本。
更为重要的是，传统的纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存和数据安全。在当今数字化时代，数据的安全性和完整性对于企业来说至关重要。如果企业的文件数据丢失或泄露，将会给企业带来严重的后果，甚至影响企业的声誉和发展。因此，好想你迫切需要一种更加高效、安全的企业文件保管解决方案。
合思档案的全方位破局之策
面对好想你在企业文件保管方面的诸多难题，合思档案管理平台提供了一套全面而有效的解决方案。这套方案从多个维度入手，旨在帮助企业打破传统档案管理的壁垒，实现财务档案管理的数智化转型。
- 打破数据壁垒实现便捷联查
合思档案管理平台通过先进的技术手段，打破了不同系统之间的数据壁垒，实现了数据的同源共享。财务人员在进行档案管理时，可以通过一键联查的方式，快速获取相关的档案信息。无论是财务凭证、发票还是其他业务文件，都可以在一个平台上进行便捷的查询和管理。这不仅大大提高了财务人员的工作效率，还减少了人为错误的发生。
例如，当财务人员需要查询某笔业务的相关凭证时，只需在平台上输入关键词，即可快速定位到对应的凭证信息，并可以查看与之相关的发票、合同等文件。这种便捷的联查功能，使得财务人员能够更加高效地完成工作，为企业的财务管理提供了有力的支持。
- 自动组装助力高效审计
在审计方面，合思档案管理平台采用了自动组装的方式，将档案数据进行整合和分析。内外审计以档案数据为标准，纸质数据为辅，大大提升了审计效率。平台可以自动生成审计所需的报表和数据，减少了审计人员的手工操作和数据处理时间。
同时，平台还提供了审计跟踪和追溯功能，审计人员可以随时查看档案的修改历史和操作记录，确保审计的准确性和公正性。这种以数据为核心的审计方式，不仅提高了审计效率，还降低了审计风险，为企业的合规运营提供了保障。
- 实物高效管理精准定位
对于实物档案的管理，合思档案管理平台借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子与实物的精准匹配。每个实物档案都配有唯一的二维码，当查阅者需要查询某份实物档案时，只需在平台上查询电子档案信息，即可通过二维码快速定位到实物档案的位置。
这种实物高效管理的方式，不仅提高了实物档案的查找效率，还减少了实物档案的损坏和丢失风险。同时，虚拟档案库房的建立，使得企业可以更加合理地利用存储空间，降低了档案管理的成本。
合思方案带来的显著成效
通过采用合思档案管理平台的解决方案，好想你在企业文件保管方面取得了显著的成效。在人力成本方面，减少了90%的人工耗时。原本需要大量人力进行的档案归档和整理工作，现在通过平台的自动化处理，大大减轻了财务人员的工作负担。
在总部接收管理方面，减少了80%的管理耗时。总部可以更加高效地接收和处理各部门的档案信息，实现了档案管理的集中化和规范化。在借阅管理方面，减少了67%的管理耗时。借阅人员可以通过平台快速提交借阅申请，管理人员可以及时审批和处理，提高了借阅管理的效率。
从成本角度来看，预计每年可以减少综合成本20万元。这不仅包括人力成本的降低，还包括存储空间的节省和档案管理设备的减少。通过合思档案管理平台，好想你实现了企业文件保管的降本增效，为企业的可持续发展提供了有力的支持。
携手合思开启数智化转型新征程
合思档案管理平台帮助好想你健康食品股份有限公司成功解决了企业文件保管难题，实现了财务档案管理的数智化转型。在这个过程中，合思始终秉承以客户为中心的服务理念，凭借其先进的技术和丰富的经验，为企业提供了全方位的支持和保障。
在未来，合思将继续加大研发投入，不断优化和完善档案管理平台的功能和性能。同时，合思将继续深入了解企业的需求，为企业提供更加个性化、专业化的解决方案。无论是大型企业还是中小企业，合思都将以其卓越的服务和技术，助力企业在财务数智化转型的道路上取得更大的成功。
如果您的企业也想在企业文件保管方面实现数智化转型，不妨选择合思档案管理平台。现在，您可以免费试用合思档案管理平台，亲身感受其带来的高效、便捷和安全的档案管理体验。让合思陪伴您的企业，让有限的资源发挥出更有效的价值。
