在我国电子凭证改革迅猛推进的当下，电子凭证全流程无纸化时代已然降临。然而，众多企业在财务档案管理领域依旧面临着重重挑战。合思，作为财务数智化服务与电子会计档案解决方案的领军供应商，适时推出了合思档案管理平台，旨在为企业解决这些棘手问题，彰显出卓越的电子档案管理优势。
产品背景：传统财务档案管理痛点凸显
在传统的财务档案管理模式下，企业遭遇了诸多难题。纸质档案的归档工作可谓困难重重，就像好想你健康食品股份有限公司在财务归档时，需要耗费大量的时间来确认单据等的一致性，还时常出现档案遗失的情况。这不仅增加了工作人员的劳动强度，还可能影响到企业的正常运营。
纸质档案的查找也极为不便，它受到时空的严格限制。工作人员往往需要花费大量的时间在堆积如山的档案中寻找所需资料，无法实现实时调阅，大大降低了工作效率。
大量纸质档案的管理对空间和人力提出了极高的要求，成本居高不下。企业需要租赁专门的仓库来存放这些档案，同时还需要安排专人进行管理。而且，纸质档案管理办法难以保证电子原文件的长期保存和数据的安全可用，无法满足现代企业的管理要求。在这样的背景下，企业迫切需要一种高效、安全、合规的档案管理解决方案，电子档案管理优势便愈发凸显。
解决方案：打通全流程 提升管理效率
合思档案管理平台犹如一把金钥匙，全面打通了电子凭证会计处理全流程的各个环节，充分展现了电子档案管理优势。
它打破了数据之间的壁垒，实现了数据同源。这意味着财务人员只需轻轻一键，就能进行联查操作，大大提升了工作效率。再也不用像以往那样在不同的系统和文件中来回切换查找数据。
该平台还具备自动组装功能，以档案数据为标准，纸质数据为辅，极大地提升了审计效率。审计人员可以更加便捷地获取所需数据，减少了审计过程中的繁琐环节。
借助虚拟档案库房和二维码技术，合思档案实现了电子与实物档案的完美匹配，能够高效地管理实物档案。工作人员可以通过扫描二维码快速定位实物档案的位置，方便进行盘点和借阅等操作。
核心功能：全生命周期管理 尽显电子档案管理优势
合思档案具有便捷调阅不打印、混序归集免组装的显著特点，实现了电子会计档案的全生命周期管理，全方位体现了电子档案管理优势。
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智能采集
在档案采集方面，合思档案拥有开放式接口互联，支持自主采集。它利用外部生态如OCR识别、RPA技术等，以及内部系统如EAI插件、API接口等，能够快速、准确地采集各类档案数据。对于大文件，它还能自动进行切割处理，对数电票实现自动化解析，大大提高了采集效率。 -
预归档服务
预归档服务集成了多种功能，包括集成服务、规则引擎、元数据服务等。它能够对采集到的档案数据进行初步的处理和分类，为后续的归档工作做好准备。 -
基础管理
基础管理涵盖了档案的存储、检索、借阅、销毁等各个环节。合思档案采用精准的权限管控，确保只有授权人员才能访问和操作档案数据。档案目录可以灵活扩展，以适应企业不断变化的业务需求。同时，它还具备水印管理功能，档号符合国标要求，保证了档案的安全性和规范性。 -
档案服务
档案服务为企业提供了辅助审计、项目管理、统计分析等多种功能。通过多维检索和一站式预览，工作人员可以快速找到所需的档案信息。在线借阅功能方便了员工的使用，异构系统联查则实现了不同系统之间的数据共享。实物档案可以进行混序归档，并通过可视化盘点档案数据，让管理更加直观、高效。
应用场景与案例：多行业验证电子档案管理优势
合思档案在多个行业都取得了显著的应用成效，充分证明了电子档案管理优势。
好想你健康食品股份有限公司在使用合思档案后，减少了90%的人工耗时，总部接收管理耗时减少了80%，借阅管理耗时减少了67%，预计每年可减少综合成本20万元。这一系列的数据表明，合思档案为企业带来了实实在在的效益。
COMMUNE幻师通过使用合思档案，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本高达5000万元，报销效率提升了300%。企业不仅降低了成本，还提高了运营效率。
金牌橱柜家居科技股份有限公司档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万+/年，档案合规性达到了100%。这说明合思档案在保证档案合规性的同时，也为企业节省了大量的时间和成本。
电子档案管理优势助力企业未来发展
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必然趋势，合思档案凭借其卓越的电子档案管理优势，能够帮助企业解决财务档案管理难题，实现降本增效、合规经营和低碳运营。
如果您的企业也想体验电子档案管理优势，不妨立即拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com，了解合思档案。现在还可以免费试用，开启财务数智化新征程，让有限的资源发挥出更高效的作用。
