在当今数字化浪潮席卷的商业世界中，企业的财务管理正面临着前所未有的挑战与机遇。尤其是财务档案管理流程，其高效性与合规性直接关系到企业的运营成本和发展潜力。高新兴科技集团作为一家在智慧城市物联网领域颇具影响力的上市公司，便在这一领域有着深刻的体会。
高新兴科技集团是智慧城市物联网产品与服务的提供商，拥有超过3000名员工，在国内设立了170多个服务网点。集团高度重视研发创新，每年研发投入占营业收入的10%以上，拥有核心知识产权超过2000项。然而，庞大的业务规模也带来了海量的财务档案管理工作。该集团每年银行回单数达10万 + ，发票数15万 + ，电子凭证量30万 + 。如此巨大的档案数据量，让集团在档案管理流程上遭遇了重重难题。
高新兴科技集团：档案管理流程的困境与痛点
高新兴科技集团的业务涵盖多个领域，日常的报销、采购付款等业务流程产生了大量的档案资料。在传统的档案管理流程中，这些资料需要人工进行打印、整理、装订及归档。这不仅占用了大量的库房空间，还增加了库房人员的管理成本。而且，档案的借阅流程及实物借出手续繁琐，使得档案管理成本居高不下。
同时，集团的电子源文件未能进行合规保存，不符合会计电子档案管理法规的要求。档案归档规范主要依靠人工控制，缺乏系统化的控制机制，存在着合规性隐患。在这种情况下，一旦面临审计或监管检查，企业可能会陷入被动局面。
此外，目前公司在查询相关发票、收付款凭据及其他附件时难度较大。由于不同的业务数据分散在多个信息化系统中，无法实现跨系统调阅，导致档案利用效率极低。财务人员在查找资料时需要耗费大量的人力和时间，严重影响了工作效率。
合思方案：为档案管理流程注入智慧活力
面对高新兴科技集团在档案管理流程中遇到的诸多难题，合思凭借其先进的技术和丰富的经验，为其量身定制了一套解决方案。
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异构系统对接：打破数据孤岛
合思通过对接各类异构系统，采用生成式接口自动采集档案数据。成功连接了NCC、U9、OA、CBS等系统，实现了不同系统之间的数据互通。这种方式不仅降低了开发成本，还避免了因系统不兼容而导致的数据丢失或错误。通过将各个系统中的档案数据整合到一个平台上，为后续的档案管理流程奠定了坚实的基础。 -
凭证自动匹配：释放财务人力
在档案管理流程中，凭证数据的匹配和组装是一项繁琐且容易出错的工作。合思的解决方案实现了凭证数据的自动匹配组装，通过业务检测保障证据链的完整性。同时，档案关联规则可以进行可视化配置，不同系统、不同类别会计凭证能够自动关联匹配及组装，形成完整的业务链组合数据。这一功能大大减轻了财务人员的工作负担，释放了他们的精力，使他们能够将更多的时间和精力投入到更有价值的财务分析和决策工作中。 -
全场景数字化利用：一键查询无忧
合思打破了传统档案管理流程中需要在同个系统上下联查、切换模块，甚至切换多个系统的壁垒。用户只需一键操作，即可查询多系统凭证相关的数据及影像信息，实现了档案全场景数字化利用。无论是在进行财务审计、数据分析还是日常的业务查询时，都能够快速、准确地获取所需的档案资料，大大提高了档案利用效率。
合思方案实施：档案管理流程的重塑之旅
虽然资料中未明确提及解决方案的实施过程与步骤，但可以想象，合思团队在实施过程中必然进行了深入的调研和规划。他们需要与高新兴科技集团的各个部门进行沟通协调，了解企业的业务需求和档案管理流程现状。然后，根据实际情况进行系统的配置和开发，对员工进行培训，确保新的档案管理流程能够顺利上线并运行。在实施过程中，可能还会遇到各种问题和挑战，但合思凭借其专业的技术和服务团队，一一克服了这些困难，为高新兴科技集团打造了一个高效、合规的档案管理流程。
显著成效：档案管理流程优化带来的价值提升
通过合思的解决方案，高新兴科技集团在档案管理流程上取得了显著的成果与效益。
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归档效率大幅提升
在合思的帮助下，高新兴科技集团的归档效率提升了90%。原本繁琐的人工归档工作被自动化的流程所取代，档案数据能够及时、准确地进行归档，大大缩短了归档时间。这不仅提高了财务部门的工作效率，也为企业的整体运营提供了有力的支持。 -
成本节约成效显著
新的档案管理流程为企业年节约成本30万 + 。一方面，通过减少人工操作和库房占用，降低了管理成本；另一方面，提高了档案利用效率，减少了因查找资料而浪费的时间和人力成本。这些成本的节约为企业的发展提供了更多的资金支持，使企业能够在市场竞争中更具优势。
合思引领：档案管理流程变革新方向
合思作为一家专精特新企业，自成立以来累计融资超15亿元人民币。公司秉承以客户为中心的服务理念，分别在杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，借助其财务数智化服务实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的效益。
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