在当今数字化浪潮汹涌的时代，数电票正以前所未有的速度在企业财务管理领域快速扩张。然而，随之而来的是企业面临着诸多档案管理的难题。在此背景下，合思档案作为领先的单套制电子会计档案管理平台应运而生。它就像一位贴心的财务管家，为企业提供全面的财务数智化服务，助力企业解决档案管理痛点，实现数字化转型，尤其在保障档案信息安全方面发挥着重要作用。
数电浪潮下的档案管理困局
随着2025年数电票全覆盖目标的稳步推进，企业财务档案管理正面临着全新的挑战。数电票在收票和开票方面的政策日益完善，全国36个省市区都已实现数电票试点的全覆盖。但数电票有着特殊的管理要求，企业迫切需要专业的平台来应对。
在纸电混合的时代，企业不同角色面临着各自的困扰。企业高管们常常为纸质档案管理成本居高不下而发愁，大量的纸质档案不仅占据空间，而且数据难以进行有效的分析和利用，这无疑影响了企业决策的科学性。而财务人员则需要处理海量的档案数据，整理工作既枯燥又繁复，每一张票据、每一份文件都需要仔细核对，在这个过程中，档案信息安全也面临着潜在风险。业务人员在报销流程中更是饱受繁琐之苦，从提交申请到审核通过，中间环节众多，效率低下。
除此之外，企业还面临着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。显性成本包括纸张、存储设备等费用；隐形成本如人力时间成本等；而合规风险则是由于档案管理不善可能导致的法律问题。这些问题都严重影响着企业的发展，而档案信息安全更是重中之重，一旦档案信息泄露，可能会给企业带来不可估量的损失。
合思档案的全方位解决方案
合思档案深知企业的这些痛点，为企业提供了领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，就像一把万能钥匙，能够满足不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，最大程度保障档案信息安全。
对于CEO/高管而言，合思档案可以帮助企业沉淀数据资产，就像将珍贵的宝藏妥善保存起来。通过对档案数据的有效管理和分析，为企业决策提供有力支持。同时，它能够保障合规管理，确保企业在档案管理方面符合相关法律法规，降低合规风险，保障档案信息安全。还能提升财务档案利用效率，让企业的每一份档案都能发挥最大价值。
对于归档员/财务人员来说，合思档案就像是他们的得力助手。它能提高工作效率，将原本繁琐的档案整理工作变得简单快捷。通过自动化的流程，实现数据全流程透明流转，每一个环节都清晰可查，有效保障档案信息安全。
对于外部审计人员，合思档案可实现档案外审在线化、可溯源。审计人员可以在线查阅企业的档案信息，快速准确地完成审计工作，同时也能保障档案信息安全，防止信息在审计过程中被泄露。
合思档案的核心功能优势
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多源采集：数据收集的安全网
合思档案具备强大的多源采集功能，通过接口互联，利用自动生成式Open API和预制系统连接器，能够自主采集业财系统会计资料。这就像是一个智能的信息收集器，能够准确无误地将各个系统中的数据收集到一起，保障档案信息安全。同时，它还支持手动采集，满足零散会计资料补录需求，确保每一份重要的档案信息都不会遗漏。 -
智能制档：高效安全的档案组装
智能制档是合思档案的一大亮点。规则引擎自动组装核心会计凭证，大大减少了人工匹配的工作量，提高了工作效率，同时也降低了人为错误的风险，保障档案信息安全。字段映射方便查阅，就像给档案信息贴上了清晰的标签，让用户能够快速找到所需信息。它还具备“四性检测+业务检测”双模式检测方案，从多个维度对归档数据进行检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用，为档案信息安全加上了多重保障。 -
档案管理：精准安全的管控体系
在档案管理方面，合思档案有着严格的权限管理机制，能够精准管控。它支持自定义用户角色和功能权限，企业可以根据不同员工的职责和需求，为他们分配相应的权限，确保只有授权人员才能访问相关档案信息，保障档案信息安全。档案目录灵活扩展，支持自定义分类和字段维护，企业可以根据自身的业务特点和管理需求，对档案进行个性化的分类和管理。系统规范预置档号，满足国标规则，让档案管理更加规范有序，进一步保障档案信息安全。 -
档案应用：便捷安全的查询利用
合思档案的档案应用功能也十分强大。多维检索满足多场景查询需求，支持按多种维度自定义查询，就像一个智能的搜索引擎，无论用户需要查找什么样的档案信息，都能快速准确地找到。一站式预览实现凭证、业务单据等穿透联查，用户可以在一个界面中查看相关的所有信息，方便快捷。它还支持外部系统调阅、可视化盘点档案数据和档案借阅服务，在保障档案信息安全的前提下，为用户提供了更加便捷的档案利用方式。
合思档案的成功应用案例
- 年单据量2.6亿企业的华丽转身
有一家年单据量达到2.6亿的企业，之前一直被会计档案纸电混合难管理和手工作业低效的问题所困扰。档案信息安全也面临着很大的挑战，大量的纸质档案容易丢失、损坏，电子档案的管理也缺乏有效的手段。
引入合思档案后，企业实现了多系统采集数据，将各个业务系统中的数据整合到一起，实现了自动匹配组装档案。档案管理电子化后，不仅降低了企业成本，还提高了管理效率。同时，合思档案的安全保障机制确保了档案信息安全，让企业再也不用担心档案信息泄露的问题。
- 集团型企业的标准化变革
集团型企业通常面临着档案管理流程复杂、凭证附件标准不统一、回单整理费时费力和实物档案异地管理等问题。档案信息分散在各个分支机构，难以进行统一管理和安全保障。
合思档案为集团型企业带来了标准化落地的解决方案。它实现了电子会计档案合规，确保企业在档案管理方面符合相关法律法规。同时，通过电子化管理，减少了实物档案的使用，实现了低碳环保。在保障档案信息安全方面，合思档案的权限管理、加密技术等措施让集团型企业的档案信息得到了全方位的保护。
- K12民办教育集团的管理简化
K12民办教育集团业务系统众多，数据隔离严重，实物存档占用空间大，整理复杂且利用不便。档案信息的分散和不规范管理给学校的财务管理带来了很大困难，也存在档案信息安全隐患。
合思档案帮助K12民办教育集团形成了多向、网状管理结构，简化了会计管理流程。通过对档案信息的集中管理和有效利用，提高了工作效率。同时，严格的安全措施保障了档案信息安全，让学校的财务档案得到了妥善保护。
电子会计档案是企业数字化建设的必然选择，在保障档案信息安全方面有着不可替代的作用。合思档案凭借其强大的功能、显著的优势和丰富的应用案例，能够帮助企业解决档案管理难题，实现降本增效、合规经营和数字化转型。如果您正在为企业的档案管理问题而烦恼，想要保障档案信息安全，不妨拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com了解更多信息，还可以免费试用合思档案，亲身体验它的强大功能和安全保障。
