在企业的财务管理领域，财务档案管理一直是一项至关重要却又颇具挑战的工作。以好想你健康食品股份有限公司为例，合思的电子会计档案软件在助力企业解决财务档案管理难题、实现降本增效方面，展现出了显著的成效。
红枣巨头：好想你企业风采
好想你健康食品股份有限公司，自1992年成立以来，便在红枣行业深耕细作。2011年，它成功在深交所中小板上市，成为红枣行业的一颗璀璨明星。其品牌价值高达154.21亿元，彰显着强大的品牌影响力。公司拥有1000 + 的员工，在全国开设了400 + 的门店，构建起了庞大的商业版图。如此规模的企业，在财务管理方面面临着诸多挑战，尤其是财务档案管理，成为了企业发展中亟待解决的问题。
档案困局：好想你财务管理痛点
在业务不断拓展的背景下，好想你在财务档案管理方面遭遇了重重困境。
在档案归档环节，财务人员需要花费大量的时间去确认单据、发票、回单和凭证的一致性。每一张单据都需要仔细核对，每一个数据都需要反复验证，这不仅耗费了大量的人力和时间，还容易出现档案遗失的情况。一旦档案遗失，后续的查找和补充工作将变得异常繁琐，严重影响了工作效率。
纸质档案的查找更是受到时空的限制。在传统的管理模式下，档案的调阅需要在特定的时间和地点进行，无法实现实时调阅。同时，多人同时借阅同一档案也成为了难题，精准查找更是难上加难。想象一下，当企业需要紧急查阅某一份档案时，却因为时空的限制而无法及时获取，这将给企业的决策和运营带来多大的困扰。
大量的纸质档案管理对空间和人力的要求极高。企业需要专门的档案室来存放这些档案，同时还需要安排专人进行管理和维护。这不仅增加了企业的运营成本，还占用了大量的资源。而且，纸质档案的保存存在一定的风险，如受潮、虫蛀等，可能会导致档案的损坏和丢失。
此外，传统的纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存和数据安全可用。随着信息技术的快速发展，电子文件的重要性日益凸显。但纸质档案管理模式无法满足电子文件的管理要求，这给企业的财务管理带来了一定的隐患。
破局之策：合思电子会计档案软件解决方案
面对好想你在财务档案管理方面的诸多难题，合思的电子会计档案软件提供了针对性的解决方案。
合思电子会计档案软件打破了数据之间的壁垒，实现了数据同源。通过先进的技术手段，将单据、发票、回单和凭证等数据进行整合，让财务人员能够便捷地利用这些数据。只需一键操作，就可以实现数据的联查，大大提升了工作效率。例如，当财务人员需要查看某一笔业务的相关信息时，只需在系统中输入关键词，就可以快速获取该业务的所有相关数据，包括单据、发票、回单和凭证等，无需再像以前那样在大量的纸质档案中逐一查找。
该软件还采用了自动组装的方式，以档案数据为审计标准，纸质数据为辅。在审计过程中，系统会自动对档案数据进行分析和比对，以档案数据作为主要的审计依据，纸质数据作为辅助验证。这样不仅提高了审计的准确性和效率，还减少了对纸质档案的依赖，降低了管理成本。
为了实现电子与实物的匹配，合思电子会计档案软件借助虚拟档案库房和二维码技术。每一份实物档案都被赋予了一个唯一的二维码，通过扫描二维码，查阅者可以快速定位实物档案的位置。同时，虚拟档案库房可以对电子档案进行集中管理，方便查阅和调阅。无论是在办公室还是外出办公，只要有网络连接，财务人员就可以随时随地查阅电子档案，实现了档案管理的信息化和智能化。
落地实践：合思方案实施步骤
合思为好想你财务人员进行了系统操作培训，确保他们能够熟练掌握电子会计档案软件的使用方法。在培训过程中，专业的技术人员详细讲解了一键联查功能的使用技巧，让财务人员能够快速上手。通过实际操作演练，财务人员对软件的功能有了更深入的了解，为后续的工作奠定了坚实的基础。
按照审计要求和档案数据的特点，合思为好想你设置了科学合理的审计标准和流程。在系统中，审计标准和流程被进行了详细的设置，系统会自动对档案数据进行审核和分析，发现问题及时提醒。这样不仅提高了审计的效率和准确性，还保证了企业财务管理的合规性。
建立虚拟档案库房是合思方案的重要一步。合思为好想你建立了完善的虚拟档案库房，将电子档案进行分类管理。同时，为每一份实物档案粘贴了二维码，实现了电子与实物的关联。通过虚拟档案库房和二维码技术，企业可以实现对档案的精准管理，提高了档案的查找和调阅效率。
显著成效：合思方案带来的效益提升
合思电子会计档案软件的实施，为好想你带来了显著的成效。
在人工耗时方面，减少了90%。以前，财务人员需要花费大量的时间进行档案的归档和查找工作，现在通过电子会计档案软件，这些工作可以在短时间内完成，大大节省了人力成本。
总部接收管理耗时减少了80%。在传统的管理模式下，总部接收各门店的档案需要花费大量的时间和精力，现在通过电子会计档案软件，档案可以实现实时传输和共享，总部可以及时获取各门店的财务信息，提高了管理效率。
借阅管理耗时减少了67%。以前，借阅档案需要填写繁琐的借阅申请表，经过层层审批后才能借阅，现在通过电子会计档案软件，借阅者可以在系统中直接申请借阅，系统会自动进行审批，大大缩短了借阅时间。
预计每年可减少综合成本20万元。通过减少人工耗时、降低管理成本和提高工作效率，合思电子会计档案软件为好想你带来了实实在在的经济效益。
高度认可：好想你对合思方案的评价
虽然文档中未提及好想你具体的评价，但从上述显著的收益数据可以推测，企业对合思的电子会计档案软件解决方案是高度认可的。合思的方案不仅解决了好想你在财务档案管理方面的痛点，还实现了降本增效的目标。在当前经济环境下，企业需要不断优化管理流程，降低运营成本，提高经济效益。合思电子会计档案软件为企业提供了一个有效的解决方案，帮助企业实现了财务管理的数字化转型。
如果你所在的企业也面临着类似的财务档案管理难题，不妨选择合思电子会计档案软件。它可以帮助你的企业挖出更多净利润，实现降本增效、合规经营和低碳运营。现在，你可以拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com了解更多信息，还能免费试用合思电子会计档案软件，亲身体验它的强大功能和便捷性。
