在当今数字化浪潮的推动下，电子凭证数字化转型的步伐愈发急促，全流程无纸化的电子凭证时代已然来临。在这一变革的浪潮中，合思作为国内领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，凭借其卓越的技术和创新的理念，推出了合思档案管理平台，为众多企业解决财务档案管理难题提供了有力支持。接下来，我们以好想你健康食品股份有限公司为例，深入探寻企业档案管理最佳实践，一同了解合思档案带来的显著变革。
好想你：传统档案管理困境重重
好想你健康食品股份有限公司自1992年成立以来，历经多年的发展，于2011年在深交所中小板成功上市，成为中国红枣上市第一股。公司品牌价值高达154.21亿元，拥有1000多名员工和400多家全国门店，在行业内占据着重要地位。然而，在财务档案管理方面，好想你却面临着诸多困扰。
在传统的归档流程中，财务人员需要花费大量的时间来确认单据等的一致性。每一张单据都需要仔细核对，确保其与相关业务和财务信息相符。这不仅耗费了大量的人力和时间，而且由于人工操作的局限性，档案易遗失的风险也始终存在。一旦档案遗失，不仅会影响企业的财务核算和审计工作，还可能导致潜在的法律风险。
纸质档案的查找也是一大难题。在海量的纸质档案中寻找所需的文件，如同大海捞针。财务人员往往需要花费大量的时间在档案柜中翻找，无法实现实时调阅。这不仅降低了工作效率，还可能影响企业的决策速度。
此外，大量纸质档案的管理对空间和人力的要求极高。企业需要专门的档案室来存放这些档案，并且需要安排专人进行管理和维护。这无疑增加了企业的运营成本，而且随着企业的发展，档案数量的不断增加，这种成本压力也会越来越大。同时，传统的纸质档案管理办法已经无法满足电子原文件保存和数据安全的要求。在数字化时代，数据的安全性和完整性至关重要，而纸质档案在这方面存在明显的不足。
合思档案：量身定制解决方案
面对好想你在财务档案管理方面的诸多难题，合思凭借其丰富的行业经验和先进的技术，为其提供了针对性的解决方案。这一方案不仅体现了合思在企业档案管理最佳实践方面的专业能力，也为好想你带来了全新的管理体验。
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打破数据壁垒实现一键联查
合思档案管理平台打破了数据之间的壁垒，实现了数据同源。在传统的档案管理模式下，不同系统之间的数据往往相互孤立，财务人员需要在多个系统中切换查询，效率低下。而合思档案管理平台通过先进的技术手段，将各个系统的数据进行整合，实现了数据的互联互通。财务人员只需在平台上一键操作，即可联查相关的财务数据和档案信息。这大大提升了工作效率，让财务人员能够更加便捷地获取所需信息。 -
自动组装档案提升审计效率
合思档案管理平台以档案数据为标准，纸质数据为辅，实现了自动组装档案的功能。在审计过程中，传统的档案管理方式需要审计人员手动收集和整理大量的纸质档案，工作量大且容易出错。而合思档案管理平台通过对电子档案的自动分类和整理，能够快速生成符合审计要求的档案资料。审计人员可以直接在平台上查阅和审计电子档案，无需再翻阅大量的纸质档案。这不仅提升了审计效率，还降低了审计成本。 -
实物高效管理精准定位档案
为了解决纸质档案查找难的问题，合思档案管理平台借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子与实物的精准匹配。每一份纸质档案都对应着一个唯一的二维码，通过扫描二维码，财务人员可以快速定位到档案的存放位置。同时，虚拟档案库房的建立，让财务人员可以在平台上实时查看档案的存储情况，实现了对实物档案的高效管理。
显著成效：降本增效成果斐然
通过合思档案管理平台的实施，好想你在财务档案管理方面取得了显著的成果。这一实践充分证明了合思在企业档案管理最佳实践方面的有效性和可靠性。
在人工耗时方面，合思档案管理平台的应用使得好想你减少了90%的人工耗时。原本需要大量人力完成的档案归档和查询工作，现在通过平台的自动化功能，大大提高了工作效率。总部接收档案的管理耗时也减少了80%，借阅管理的耗时减少了67%。这不仅减轻了财务人员的工作负担，还让他们能够将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。
在成本控制方面，合思档案管理平台的实施为好想你带来了可观的经济效益。预计每年可减少综合成本20万元。这主要得益于平台对空间和人力的节省，以及对工作效率的提升。通过减少纸质档案的使用和管理成本，好想你实现了降本增效的目标。
结语：携手合思开启档案管理新征程
合思档案凭借其高效的解决方案，帮助好想你实现了降本增效、合规经营和低碳运营。这一成功案例充分展示了合思在企业档案管理最佳实践方面的卓越能力。随着电子凭证数字化转型的持续推进，合思将继续发挥其技术优势，为更多企业提供优质的财务数智化服务。
如果您的企业也面临着财务档案管理难题，不妨选择合思，让有限的资源发挥更有效的作用。立即拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com了解更多，还可以免费试用合思档案管理平台，开启企业档案管理的新篇章。
