在当今数字化浪潮席卷的时代，电子凭证全流程无纸化已然成为财务数智化的必然趋势。合思，作为我国财务数智化服务与电子会计档案解决方案的领军供应商，凭借其卓越的电子会计档案管理平台——合思档案，成功为众多企业化解了财务档案管理的重重难题。接下来，就让我们以好想你健康食品股份有限公司为例，深入探究合思档案如何在财务合规审计方面大显身手，助力企业实现降本增效。
红枣巨头的财务档案管理困境
好想你健康食品股份有限公司自1992年成立以来，历经多年的发展与沉淀，于2011年在深交所中小板成功上市，成为红枣行业的一颗璀璨明星。该企业拥有高达154.21亿元的品牌价值，麾下员工超过1000人，全国门店数量多达400余家，18家归档主体，零售网点更是遍布各地，总数超过2W家，年凭证数高达3.6W + 。
然而，在如此辉煌的背后，好想你在财务档案管理方面却遭遇了诸多棘手的问题。
归档难题首当其冲。财务人员在进行归档工作时，需要耗费大量的时间和精力去确认单据、发票、回单和凭证的一致性。每一张单据都需要仔细核对，每一个数据都需要反复校验，稍有不慎就可能出现错误。而且，在纸质档案管理的模式下，档案遗失的情况时有发生，一旦档案丢失，不仅会影响财务工作的正常开展，还可能在财务合规审计中面临诸多风险。
查找困难也是一大痛点。纸质档案的查找受限于时间和空间的限制，财务人员往往需要在堆积如山的档案中苦苦寻觅所需的资料。查找一份档案可能需要花费数小时甚至数天的时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。这不仅降低了工作效率，还可能影响到企业的决策速度，在财务合规审计中也难以快速提供准确的档案信息。
成本高昂同样不容忽视。大量的纸质档案管理需要占用大量的空间，企业需要专门的档案室来存放这些档案，还需要配备专人进行管理和维护。这无疑增加了企业的运营成本，在当前经济环境下，对企业的发展造成了一定的压力。而且，纸质档案的保存期限有限，随着时间的推移，档案的损坏和丢失风险也在不断增加，进一步增加了企业的管理成本。
合规问题更是重中之重。传统的纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用。在财务合规审计日益严格的今天，这种管理方式显然无法满足相关的管理要求。一旦在审计过程中发现档案管理存在问题，企业可能面临严重的处罚和声誉损失。
合思档案的定制化破局之策
针对好想你健康食品股份有限公司面临的这些业务痛点，合思档案量身定制了一系列行之有效的解决方案，为企业的财务合规审计提供了强有力的支持。
– 打破数据壁垒实现便捷联查
合思档案打破了数据之间的壁垒，实现了数据的同源性。通过先进的技术手段，将单据、发票、回单和凭证等数据进行整合，为财务人员提供了便捷的利用方式。财务人员只需一键操作，就可以实现数据的联查，大大提高了工作效率。在财务合规审计过程中，审计人员也可以快速获取相关的档案信息，进行准确的审计工作。
这种便捷的联查功能不仅节省了财务人员的时间和精力，还减少了人为错误的发生。通过数据的实时更新和共享，确保了财务信息的准确性和及时性，为企业的财务管理提供了可靠的保障。同时，在财务合规审计中，也能够更好地满足审计要求，提高审计效率和质量。
– 自动组装档案提升审计效能
合思档案实现了档案的自动组装功能，为内外审计工作提供了极大的便利。在审计过程中，以档案数据为标准，纸质数据为辅，审计人员可以直接查阅电子档案，进行快速准确的审计。这种方式不仅提高了审计效率，还减少了对纸质档案的依赖，降低了档案管理的成本。
自动组装的档案数据更加规范和准确，能够更好地满足财务合规审计的要求。审计人员可以通过系统快速筛选和分析相关数据，发现潜在的问题和风险。同时，合思档案还提供了详细的审计报告和数据分析功能，为企业的财务管理提供了有力的决策支持。
– 实物高效管理精准定位档案
借助虚拟档案库房和二维码技术，合思档案实现了电子与实物档案的高效匹配。每一份纸质档案都有对应的二维码，查阅者只需查询电子档案，就可以快速定位实物档案的位置。在财务合规审计中，审计人员可以快速找到所需的纸质档案，进行现场核实和审计工作。
这种实物高效管理的方式不仅提高了档案的查找效率，还减少了档案遗失和损坏的风险。通过二维码的扫描和记录，实现了档案的全程跟踪和管理，确保了档案的安全和完整。同时，在财务合规审计中，也能够更好地满足审计人员对实物档案的核查要求，提高审计的准确性和可靠性。
显著成效见证合思档案实力
通过合思档案的解决方案，好想你健康食品股份有限公司在财务档案管理方面取得了显著的成效，在财务合规审计中也表现出色。
人工耗时大幅减少。合思档案的应用使得财务人员在归档和查找档案方面的人工耗时减少了90%。财务人员不再需要花费大量的时间和精力去处理繁琐的档案管理工作，可以将更多的时间和精力投入到核心业务中，提高了工作效率和质量。在财务合规审计过程中，也能够更加快速地提供相关的档案信息，配合审计工作的开展。
管理耗时显著降低。总部在接收档案方面的管理耗时减少了80%，借阅管理的耗时减少了67%。这不仅提高了企业内部的管理效率，还减少了沟通成本和协调成本。在财务合规审计中，审计人员可以更加顺畅地获取所需的档案信息，提高了审计工作的效率。
综合成本大幅下降。预计每年可以减少综合成本20万元。这主要得益于合思档案对纸质档案管理成本的降低，包括档案室的租赁费用、档案管理人员的工资等。在当前经济环境下，这对于企业来说无疑是一笔可观的节省，同时也提高了企业的经济效益。而且，在财务合规审计中，企业也能够更好地控制成本，提高财务管理的水平。
携手合思档案开启财务数智化新征程
合思档案凭借其强大的功能和完善的解决方案，为好想你健康食品股份有限公司等众多企业带来了实实在在的效益。它不仅帮助企业实现了降本增效，还确保了企业在财务合规审计方面的合规经营和低碳运营。
未来，合思将继续秉承以客户为中心的服务理念，不断优化产品和服务，助力更多企业在财务数智化道路上取得成功。如果您的企业也面临财务档案管理难题，不妨选择合思档案，开启免费试用，让您的财务管理更加高效、合规、智能。现在就拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com了解更多。
