合思助力国民零食品牌实现合规性文件管理数字化转型

在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键。以合思服务的某知名国民经典零食品牌为例，我们可以清晰地看到合思在助力企业财务数字化转型方面，尤其是合规性文件管理方面的卓越能力和显著成效。

经典零食巨头风采

该客户是一款畅销30余年的国民经典零食品牌，在消费者心中占据着重要地位。其庞大的业务规模体现在年单据量高达2.6亿，如此庞大的单据数量对企业的管理提出了极高的要求。在合规性文件管理方面，大量的单据需要妥善处理和保存，以确保符合相关法规和企业内部的管理要求。

复杂业务下的管理困境

• 复杂版图与多样渠道
  此零食品牌拥有覆盖全国的销售版图，供应链错综复杂，多种销售渠道并行。这种复杂的业务模式使得企业在合规性文件管理上面临巨大挑战。不同的销售渠道和供应链环节会产生大量不同类型的文件，如何对这些文件进行有效的整合和管理，成为了企业亟待解决的问题。

• 系统割裂与流程不畅
  企业的管理流程跨多个系统，差旅平台对账方案缺乏灵活性，事前事中管控不连贯。纸电混合的会计档案来源广泛、数量巨大，这导致了一系列的痛点。多系统独立运行，数据无法互通，使得会计凭证查阅难度大增，合规性文件管理成本居高不下。在差旅费用管理方面，差旅费申请和审批无法在手机端进行，且员工仅能在三方差旅平台采购，费用仅能实现总额控制，这不仅影响了员工的工作效率，也不利于企业对费用的精细管理。同时，财务部门需要耗费大量人力与商旅平台对账、手工记账，增加了错误的风险，也不符合合规性文件管理的高效要求。

合思全流程解决方案

合思针对该企业的问题，提供了无需报销的“消费 – 入账 – 归档”全流程解决方案，为合规性文件管理带来了新的思路和方法。

• 总额管控新方式
  在总额管控方面，合思实现了商旅线上订购、差旅申请以及易商卡线下消费的有机结合。员工可以通过线上平台进行差旅申请，审批通过后在合思商城进行订购，同时也支持线下使用易商卡消费。这种方式不仅方便了员工，也使得企业能够对差旅费用进行更有效的总额管控，符合合规性文件管理中对费用控制的要求。

• 全流程数字化处理
  合思的解决方案涵盖了发票采集、审核对账、统一开票、自动提报、资金结算、档案归档、自动记账、商旅分析等多个环节。通过数字化手段，实现了从消费到入账再到归档的全流程自动化处理，大大提高了工作效率，减少了人为错误，确保了合规性文件管理的准确性和及时性。

精心实施与有序推进

• 员工消费流程优化
  在员工消费环节，合思设计了一套科学合理的流程。员工首先进行差旅申请，经过业务审批后，可以选择在合思商城订购或通过TMC订购。合思商城和TMC会分别生成对账单，方便后续的核对和管理。这种流程优化不仅提高了员工的消费体验，也为合规性文件管理提供了清晰的消费记录。

• 财务核算与记账自动化
  财务核算和记账环节是合规性文件管理的重要组成部分。合思的对账结算中心实现了线上统一开票、自动拆分结算和自动记账。对于线下统一开票的情况，也有相应的线下结算和手工记账流程。通过自动化和半自动化的处理方式，提高了财务入账效率，确保了财务数据的准确性和合规性。

• 档案管理数字化升级
  在档案管理方面，合思实现了L5级无需报销共享受阅、混序装盒、自动制档。对于其他TMC环节，也实现了L3级无需报销录入发票等档案。这种数字化升级使得企业能够对会计档案进行更高效的管理，实现了合规性文件管理的电子化和自动化。

显著成果与丰厚效益

• 成本节约与效率提升
  通过合思的解决方案，该企业年度节约了200万+差旅费用，财务入账效率提升了60%。这不仅降低了企业的运营成本，也提高了财务部门的工作效率，使得企业能够将更多的资源投入到核心业务中。在合规性文件管理方面，成本的降低和效率的提升意味着企业能够更好地应对法规要求和内部管理需求。

• 业财融合与合规闭环
  合思的解决方案实现了业财有机连接，建立了电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。通过打通12个系统完成数据采集、自动校验档案完整性，并通过千亿次计算建立档案证据链，确保了企业的会计档案管理符合法规要求，为企业的合规经营提供了有力保障。

• 一体化管理与安全保障
  企业实现了线上线下一体化管理，标准化线上借阅流程，规范了档案室管理。简化装订流程，大幅降低了成本。同时，以数字化方式管理会计档案，保障了数据安全，管理效率大幅提升。在合规性文件管理方面，这种一体化管理和安全保障能够确保企业的文件得到妥善保存和使用，避免了因文件丢失或损坏带来的合规风险。

客户认可与行业典范

该企业的财务痛点具有一定的共性，应用合思解决方案后，打通了多系统实现会计凭证全链路电子化管理。130多家门店可同时在线查阅全公司会计档案，财务入账效率提高60%。这一成功案例为其他门店企业提供了宝贵的参考，证明了合思在合规性文件管理方面的解决方案具有广泛的适用性和有效性。

如果您的企业也面临类似的财务痛点，不妨选择合思。我们将为您提供专业、高效的财务数字化转型解决方案，助力企业降本增效，实现可持续发展。立即拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com了解更多详情，还可以免费试用我们的解决方案，开启合规性文件管理的新篇章。