在我国电子凭证改革的浪潮中，电子凭证全流程无纸化时代正加速到来。企业的财务数智化转型成为了顺应时代潮流的必然选择。合思，作为财务数智化服务与电子会计档案解决方案的领先供应商，其旗下的电子会计档案管理平台——合思档案，已经成功助力众多企业在财务数字化转型的道路上迈出了坚实的步伐。今天，就让我们一同走进金牌橱柜家居科技股份有限公司，探寻合思档案是如何解决其费用报销管理等财务难题的。
金牌橱柜财务困局：费用报销管理痛点凸显
金牌橱柜家居科技股份有限公司自1999年成立以来，一直是国内高端整体厨柜及定制家居的专业服务商。它拥有国家认定厨房工业设计中心，还是国家认定“智能制造示范企业”。然而，在费用报销管理及财务档案管理方面，金牌橱柜却面临着诸多棘手的问题。
在档案整理环节，会计档案分散在各个系统之中，数据难以有效利用。每一份费用报销相关的凭证、单据等，都需要财务人员逐一打印出来，然后进行手工匹配、组装、装订，最后上架保存。这一系列操作不仅耗费大量的时间和人力，而且容易出现错误，导致费用报销管理效率低下。
在保管和存储环节，金牌橱柜过度依赖纸质档案。大量的纸质档案需要占据大量的物理空间，企业需要投入专门的场地和设备来存放这些档案，增加了保管成本。同时，纸质档案容易受到损坏、丢失等风险的影响，给费用报销管理和财务档案的安全带来了隐患。
在管理利用方面，纸质档案的查找极为不便。当需要查询某一笔费用报销的相关档案时，财务人员往往需要花费大量的时间在堆积如山的纸质档案中进行查找，无法实现实时调阅和精准查找。这对于企业及时进行费用报销管理和财务决策造成了很大的阻碍，也难以满足合规要求。
合思档案对症下药：打造费用报销管理全流程解决方案
针对金牌橱柜在费用报销管理及财务档案管理方面的业务痛点，合思档案提供了一套全面而有效的解决方案。
- 打破数据壁垒：统一存储费用报销档案
合思档案打破了数据孤岛的局面，将费用报销过程中涉及的凭证、单据、合同、回单等四证进行整合，实现了统一储存、统一标准和统一管理。通过这种方式，企业的费用报销档案不再分散在各个系统中，而是集中存储在合思档案平台上，方便财务人员进行集中管理和利用。
财务人员可以在合思档案平台上快速找到所需的费用报销档案，无需再花费大量时间在不同系统中查找。同时，统一的存储标准也使得档案的整理和管理更加规范，提高了费用报销管理的效率和准确性。
- 构建业务证据链：实现业财一体双向穿透
合思档案搭建了完整的业务证据链，将费用报销管理与企业的业务流程紧密结合起来。通过构建会计资料之间的关系，实现了业财一体双向穿透。在费用报销过程中，每一笔报销都有相应的业务背景和证据支持，财务人员可以通过合思档案平台追溯到业务的源头，确保费用报销的真实性和合规性。
例如，当一笔费用报销申请提交后，合思档案平台可以自动关联相关的合同、订单等业务信息，财务人员可以通过查看这些信息来验证报销的合理性。同时，业务人员也可以通过合思档案平台查看费用报销的审批进度和结果，实现了业务与财务的无缝对接。
- 数据共享便捷查：一站式查阅费用报销档案
合思档案以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，实现了数据共享和一站式查阅。财务人员可以通过合思档案平台快速定位到所需的费用报销档案，无需再在大量的纸质档案中进行查找。
平台提供了多种查询方式，如按时间、按部门、按报销类型等，方便财务人员根据不同的需求进行精准查询。同时，合思档案平台还支持多维度的数据分析，财务人员可以通过数据分析了解企业的费用报销情况，为企业的费用报销管理和财务决策提供有力支持。
- 银行回单无纸化：降本增效费用报销管理
合思档案推进了银行回单无纸化进程，自动采集、切割、组装海量银行回单。在传统的费用报销管理中，银行回单的处理是一项繁琐的工作，需要财务人员手动下载、打印、整理。而合思档案平台可以自动采集银行回单，并将其与费用报销信息进行关联，实现了银行回单的电子化管理。
这不仅减少了财务人员的工作量，提高了费用报销管理的效率，还降低了企业的运营成本。同时，电子化的银行回单更加安全可靠，不易丢失和损坏，为企业的费用报销管理提供了有力保障。
合思档案成效显著：费用报销管理效率大幅提升
合思档案的解决方案为金牌橱柜带来了显著的成果。在费用报销管理方面，档案匹配耗时减少了84%。以往，财务人员需要花费大量时间在不同系统中查找和匹配费用报销档案，而现在通过合思档案平台，这一过程变得简单快捷，大大提高了工作效率。
档案查询耗时也减少了80%。财务人员可以在合思档案平台上快速定位到所需的费用报销档案，无需再在大量的纸质档案中进行查找，节省了大量的时间和精力。
预估节省总体成本30万+/年。通过实现银行回单无纸化、减少纸质档案的保管成本等方式，合思档案为金牌橱柜降低了运营成本。同时，提高了费用报销管理的效率和准确性，也为企业避免了因错误报销和合规问题带来的潜在损失。
在费用报销管理的合规性方面，合思档案确保了档案合规性达到100%。通过构建完整的业务证据链和业财一体双向穿透，合思档案平台可以对每一笔费用报销进行严格的审核和监控，确保报销的真实性和合规性。这为企业的财务安全和稳定发展提供了有力支持。
合思档案未来展望：引领费用报销管理新潮流
合思档案在金牌橱柜的成功应用，充分展示了其在财务数智化领域的强大实力和卓越价值。在费用报销管理方面，合思档案为企业提供了高效、合规、便捷的解决方案，帮助企业解决了财务档案管理难题，提升了费用报销管理的效率和质量。
未来，随着电子凭证数字化转型的不断深入，合思将继续秉承以客户为中心的服务理念，持续优化产品和服务。合思档案将不断引入新的技术和功能，进一步提升费用报销管理的智能化水平，为企业提供更加优质的财务数智化解决方案。
如果您的企业也面临着费用报销管理的难题，不妨拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com，了解合思档案，开启免费试用，体验费用报销管理的新突破，让有限更有效。
