在我国电子凭证改革的浪潮中，电子凭证全流程无纸化时代正以不可阻挡之势到来。合思，作为财务数智化服务与电子会计档案解决方案的佼佼者，凭借其先进的电子文档归档系统——合思档案管理平台，帮助众多企业实现了降本增效的目标。接下来，就让我们以好想你健康食品股份有限公司为例，深入探寻合思是如何为企业化解财务档案管理难题的。
红枣巨头的财务档案管理困局
好想你健康食品股份有限公司，自1992年成立以来，一路砥砺前行，于2011年成功在深交所中小板上市，成为红枣行业的一颗璀璨明星。公司品牌价值高达154.21亿元，拥有1000多名员工、400多家全国门店以及18家归档主体。然而，在财务档案管理方面，这家行业巨头却面临着诸多棘手的问题。
归档难题犹如一座大山，压得财务人员喘不过气来。每一次财务归档，都需要花费大量的时间去确认单据等的一致性。在这个过程中，档案遗失的风险也始终存在，一旦重要档案丢失，将会给公司带来难以估量的损失。
查找缓慢则是另一个让财务人员头疼不已的问题。纸质档案受限于时空，无法实现实时调阅和精准查找。当需要查阅某份档案时，往往需要耗费大量的人力和时间在堆积如山的纸质档案中苦苦搜寻，严重影响了工作效率。
成本高昂也是不可忽视的问题。大量的纸质档案管理对空间和人力都提出了极高的要求。不仅需要专门的仓库来存放档案，还需要安排专人进行管理和维护，这无疑增加了公司的运营成本。
合规性方面同样存在隐患。传统的纸质档案管理办法难以保证电子原文件的长期保存和数据的安全可用。在当今数字化时代，数据安全至关重要，如果不能有效保障电子文件的安全，公司可能会面临法律风险和数据泄露的威胁。
合思电子文档归档系统的破局之策
面对好想你健康食品股份有限公司的财务档案管理困境，合思凭借其电子文档归档系统提供了全面而有效的解决方案。
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打破数据壁垒实现便捷利用
合思的电子文档归档系统打破了数据之间的壁垒，实现了数据同源。这意味着财务人员可以通过系统一键联查相关数据，无需在不同的系统或文件中来回切换，大大提升了工作效率。例如，当财务人员需要查阅某笔业务的相关档案时，只需在系统中输入关键词，即可快速获取与之相关的所有信息，包括合同、发票、凭证等，真正实现了信息的无缝对接和便捷利用。 -
自动组装助力高效审计
该系统还具备自动组装功能，为内外审计工作提供了极大的便利。在审计过程中，以档案数据为标准，纸质数据为辅，系统可以自动将相关数据进行整合和分析，生成审计所需的报表和报告。这样一来，审计人员可以更加高效地完成审计工作，减少了人工操作的繁琐和错误，提高了审计效率和准确性。 -
实物高效管理精准定位
借助虚拟档案库房和二维码技术，合思电子文档归档系统实现了电子与实物的完美匹配。每一份实物档案都有对应的二维码，当查阅者在系统中查询电子档案时，系统可以根据二维码信息快速定位实物档案的位置。这不仅方便了档案的查阅和管理，还提高了档案的安全性和可靠性。例如，当需要查阅某份纸质合同的原件时，工作人员只需在系统中输入合同编号，即可得知该合同在库房中的具体位置，快速准确地找到所需档案。
引入合思系统后的显著成效
通过引入合思的电子文档归档系统，好想你健康食品股份有限公司取得了令人瞩目的成果。
在人工耗时方面，减少了90%。以往繁琐的归档和查找工作，现在通过系统的自动化处理，大大节省了财务人员的时间和精力。他们可以将更多的时间和精力投入到更有价值的财务分析和决策工作中，为公司的发展提供更有力的支持。
总部接收管理耗时减少了80%。系统实现了档案的电子化传输和管理，总部可以实时接收和处理各分支机构的档案信息，无需再像以往那样等待纸质档案的邮寄和整理，提高了工作效率和信息的及时性。
借阅管理耗时减少了67%。在系统的帮助下，借阅流程更加规范和便捷。借阅者可以通过系统在线申请借阅档案，管理人员可以快速审批并告知借阅者档案的位置，减少了借阅过程中的沟通成本和时间浪费。
从成本方面来看，预计每年可减少综合成本20万元。这主要得益于系统减少了对纸质档案的依赖，降低了档案管理的空间和人力成本。同时，系统的高效运行也提高了工作效率，间接为公司节省了成本。
携手合思开启财务数智化新征程
合思的电子文档归档系统帮助好想你健康食品股份有限公司成功解决了财务档案管理的难题，实现了降本增效的目标，同时也提升了工作效率和合规性。在电子凭证数字化转型加速的今天，合思将继续凭借其先进的技术和丰富的经验，为更多企业提供优质的财务数智化服务，助力企业实现可持续发展。
如果您的企业也面临着类似的财务档案管理痛点，不妨联系合思。合思将为您提供专业的解决方案，帮助您的企业提升财务管理水平。您可以拨打我们的服务热线400 – 105 – 6505，或者访问我们的官方网站www.hosecloud.com。现在，您还可以免费试用我们的电子文档归档系统，亲身感受其带来的便捷和高效。让合思成为您企业发展的坚强后盾，共同开启财务数智化的新征程。
