合思档案:开启财务智能化解决方案新时代

合思档案:开启财务智能化解决方案新时代
在当今数字化浪潮席卷的时代,企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战与变革。2025年数电票全覆盖的目标日益临近,企业财务档案管理信息化建设的短板愈发凸显。在纸电混合的时代背景下,企业各层级人员都深受传统档案管理方式的困扰。

企业高管们面临着纸质档案管理成本居高不下的难题。不仅纸质凭证输出耗材成本高昂,而且档案室和档案柜等存储空间需求巨大。同时,档案数据缺乏汇总整理,难以进行有效的分析利用,这无疑给企业决策带来了诸多不便。

财务人员则被海量的档案数据压得喘不过气来。整理档案不仅耗费大量时间,还需手动逐一匹配、核对确认,工作枯燥繁复,效率低下。

业务人员在出差、招待后报销时,需要留存并上交纸质票据,繁琐的流程耗费了大量时间和精力。

此外,纸质档案还存在高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。高显性成本如前文所述的耗材和存储空间费用;高隐形成本体现在手工装册归档的重复性工作量大,查询调阅条件颗粒度粗糙,数据无法有效利用;高合规风险则包括电子会计凭证文件缺乏有效管理手段,以及不可抗力导致纸质档案损坏等。

企业在推行数字化的过程中,虽然通过OA系统、资金系统、合同系统、CRM系统、费控系统等建设解决了线上业务处理问题,但在归档、储存环节仍然未能摆脱纸质文件储存的困境,数据存储的线下载体严重影响了企业的全面数字化进程。

面对这些痛点,合思档案提供了一套全面的财务智能化解决方案。

多元方案精准破局

合思档案提供领先的单套制解决方案(标准方案)和六大场景解决方案,能够满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统,实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配,确保应收尽收。

对于CEO/高管而言,合思档案可以沉淀数据资产,保障合规管理。通过提升企业财务档案利用效率,挖掘财务档案数据价值,助力企业决策数智化。同时,它还能提升财务服务效率,打响数字化转型决胜之战,实现降本增效,借助数字化手段节约档案管理成本,提升档案利用效率,推动企业绿色低碳运营。

对于归档员/财务来说,合思档案能显著提高工作效率,让他们告别重复低价值的工作。档案数据同源,全流程透明流转,便于监控和分析,轻松完成档案管理工作,提高档案利用效率。

对于外部审计,合思档案实现了审计不进档案室,档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅,权限一键下放/回收,财务无需与审计重复沟通补充审计资料。

强大功能全面护航

合思档案拥有丰富且强大的产品功能,为企业财务档案管理提供了全方位的支持。

电子会计档案全生命周期管理涵盖智能采集、预归档服务、基础管理、档案服务和统计分析等环节。智能采集通过外部生态的规则引擎、业务映射,以及内部的EAI插件、API接口等实现;预归档服务包括自动归档、业务检测等;基础管理涉及档号管理、账套管理等;档案服务提供身份调查、全文检索等功能;统计分析则包括进销项统计、资金统计等。

多源采集支持接口互联和自主采集。基于跨系统数据集成要求,提供自动生成式Open API实现快速集成,预制系统连接器,自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件,同时支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料,还支持手动采集、自主补录,提供多种便捷手动数据补录方式。

智能制档通过规则引擎自动组装,实现不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证自动关联匹配及组装,整合零散数据形成完整的业务链组合数据,还可通过字段映射实现查阅便捷。

档案管理具备完善的权限管理,支持自定义创建用户管理角色,隔离各核算账套数据权限,按照职能角色配置功能、操作权限,水印权限管理范围自定义。档案目录灵活扩展,支持自定义档案目录分类,档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等,支持灵活拓展档案目录框架,动态自动封装归档接口,便于对外提供。

核心亮点铸就优势

合思档案的核心亮点使其在市场中脱颖而出,为企业提供了更优质的财务智能化解决方案。

便捷调阅不打印,混序归集免组装。它打破物理空间限制,支持在线自由调阅。预置规则引擎自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等,确保档案完整性的同时自由穿透档案链。通过关键词检索,能快速定位相关档案,提升检索效率、降低查询难度。融合“混序归档”“分类归档”等功能,为企业提供不同阶段的电子会计档案管理方案,实现档案合规不打印,助力双碳目标落地。

具备“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案。按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设,围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测,保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景,提供灵活的档案关系上下游检测,支持金额、数量、票种等精细化方案配置,保障业务数据完整性,检测结果可查阅,可追溯。

大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联,海量数据秒级查询。深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节,提高档案管理效率、释放档案数据价值。

实物备查可智能区分纸电标识,实现线上、线下高度关联,完成实物档案全流程管理定位。通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步,服务实物档案全流程线上化管理,实现实物档案的创新管理和便捷利用。

显著价值深度赋能

合思档案的产品价值体现在多个方面,为企业带来了实实在在的效益。

显著的降本增效,让企业更有效的“收紧钱袋子”。彻底告别传统手工归档,档案不打印,可节约纸张成本、整理成本,提升检索效率,保障管理合规性。

电子会计档案管理是闭环全量业财系统的“连接器”,补足信息化建设空白,拉通业财税档全链路。

让数据“活起来”,从数据到决策,真正利用档案数据,实现数据价值。

资源重组,实现企业效益最大化。前后端数据同源,流程全息贯通,管理能效提升。

典型场景广泛应用

合思档案在多种典型场景中都能发挥重要作用。

多维检索满足多场景查询需求。支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询,支持按目录、全文检索,按检索条件快速定位结果,支持批量检索,服务“导入式”批量检索需求。

一站式预览,穿透联查。智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树,实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯,告别数据割裂问题,呈现多种类型凭证票据穿透联查、一站式预览效果。

外部系统调阅,支持第三方业财系统直接查看档案信息,支持为第三方系统提供档案影像调阅接口,直接调阅预览组装好的档案及相关文件。

可视化盘点档案数据,实现档案数据资产化。档案借阅服务,借阅人可在线查看,支持下载,管理员可使借阅过程透明化,一键到期催还。

成功案例见证实力

合思档案在众多企业中取得了显著的应用成效。

某企业年单据量达2.6亿,面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据,实现业务、财务数据应收尽收,自动匹配组装档案,会计凭证上下游单据树状结构呈现,档案管理电子化,借阅管理信息化,安全保障可追溯,简化装订流程,1分钟快速定位数据,减少打印与邮寄。实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效,数据指标良好。

某集团型企业档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案采用单套制管理方案,实现安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地。整理匹配效率提升80%,存储空间成本减少300册/年,释放1/3,纸张打印成本减少100万张纸/年,实现了标准化落地、力保电子会计档案合规、低碳环保。

某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点。合思档案采用单套制管理方案,包括数据集成方案、业务检测方案、跨系统调阅方案。实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理,预估节省总体成本30W +/年,合规性管理100%,档案匹配耗时减少84%,档案查询耗时减少80%。

某民办教育集团存在低效的档案管理现状,如采集、存储、整理、利用环节都存在问题。合思档案采用单套制管理方案,包括数据集成方案、智能化制档方案、电子原文件独立管理。以电子会计档案为核心,形成多向、网状管理结构,简化会计管理流程,提高工作效率,档案多维穿透查询,以电子借阅为主,简便高效。

市场定位独具优势

合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台,在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一,服务6000 +企业客户,是福布斯中国科技50强,通过SOC1、SOC2安全认证,信息安全等级保护三级认证。

合思自主研发工具包,拥有更加强大的数据获取、验签、解析能力,持续迭代、接口开放,能适应数电票管理要求的特殊性。

合思档案拥有广泛连接的能力,可连接各类异构业财系统,广泛采集数据,成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。具备100%自动归档能力,强大的规则匹配能力,最大程度的减少人工介入,实现自动组装、归档。是符合国家政策要求的档案系统,电子会计档案合规性管理,符合国家政策要求。拥有灵活承接、持续迭代的能力,满足接收管理数电票的能力,且拥有稳定的迭代能力,及时应对变化。

合思档案为企业提供了一套全面、高效、智能的财务智能化解决方案。它能助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点,助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型,实现会计档案价值的深度应用。在当前经济环境下,无论是政策推动、合规要求,还是降本增效的目标,电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择,合思档案将在企业数字化转型中发挥重要作用。

如果您的企业也渴望提升财务档案管理效率,实现数字化转型,不妨选择合思档案。您可以拨打400 – 105 – 6505进行咨询,也可以登录网站www.hosecloud.com了解更多信息,还能关注我们的微信公众号和小程序。现在,不妨免费试用合思档案,亲身体验其带来的卓越价值。

点击注册合思,免费试用 14 天,注册链接:http://www.hosecloud.com/

captaincaptain
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