在我国电子凭证改革的浪潮中，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。合思，作为财务数智化服务与电子会计档案解决方案的领先供应商，凭借其推出的合思档案管理平台，助力众多企业实现了降本增效与合规经营。本文将以好想你健康食品股份有限公司为例，深入剖析合思档案管理平台如何有效解决企业财务档案管理的痛点，实现档案检索方便。
红枣巨头的档案管理困局
好想你健康食品股份有限公司自1992年成立以来，发展势头迅猛。2011年，它成功在深交所中小板上市，成为红枣行业的佼佼者。该公司品牌价值高达154.21亿元，拥有1000 + 员工、400 + 全国门店、18家归档主体、2W + 零售网点，年凭证数更是达到3.6W + 。
然而，随着企业规模的不断扩大，好想你在财务档案管理方面逐渐暴露出诸多问题。首先是归档难题，大量的财务凭证和档案需要人工整理和归档，不仅耗费大量的时间和精力，还容易出现错误和遗漏。其次，档案查找慢，当需要查阅某份档案时，往往需要花费大量的时间在堆积如山的纸质档案中寻找，效率极其低下。再者，成本高，纸质档案的存储需要占用大量的空间，同时还需要投入人力进行管理和维护。最后，合规问题也日益凸显，传统的档案管理方式难以满足日益严格的财务法规和审计要求。在这样的背景下，好想你急需一套高效、合规的财务档案管理解决方案，以实现档案检索方便。
合思档案的破局之策
- 数据同源畅联，工作效率飞升
合思为好想你提供的解决方案首先聚焦于打破数据壁垒，实现数据同源。在传统的财务档案管理模式下，不同系统之间的数据无法有效共享，导致财务人员在查阅和使用档案时需要在多个系统之间切换，操作繁琐且容易出错。合思档案管理平台通过先进的技术手段，将财务系统、业务系统等各个环节的数据进行整合，实现了数据的同源共享。
财务人员只需在平台上进行一键操作，即可联查相关的财务档案和业务数据，大大提升了工作效率。例如，在进行财务核算时，财务人员可以快速查阅到相关的原始凭证、发票等档案信息，无需再手动查找纸质档案。这种便捷的操作方式，让财务人员从繁琐的档案管理工作中解脱出来，将更多的时间和精力投入到核心业务中，真正实现了档案检索方便。
- 自动组装审计，效率大幅提升
内外审计是企业财务档案管理中的重要环节。传统的审计方式以纸质数据为主，审计人员需要花费大量的时间和精力对纸质档案进行查阅和核对，效率低下且容易出现遗漏。合思档案管理平台采用了自动组装审计的方式，以档案数据为标准，纸质数据为辅，大大提升了审计效率。
平台可以自动对财务档案进行分类、整理和分析，生成详细的审计报告。审计人员只需在平台上进行简单的操作，即可获取所需的审计信息，无需再翻阅大量的纸质档案。同时，平台还支持在线审计，审计人员可以随时随地通过网络对企业的财务档案进行审计，提高了审计的及时性和准确性。这种高效的审计方式，让企业在面对审计时更加从容，也进一步保障了企业的合规经营，同时也体现了档案检索方便的优势。
- 实物高效管理，精准定位无忧
除了电子档案的管理，实物档案的管理也是企业财务档案管理中的重要组成部分。传统的实物档案管理方式存在着存储混乱、查找困难等问题。合思档案管理平台借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子与实物档案的精准匹配。
每一份实物档案都对应一个唯一的二维码，通过扫描二维码，查阅者可以快速获取该档案的详细信息，包括档案的存放位置、归档时间等。同时，平台还可以实时监控实物档案的存储状态，确保档案的安全和完整。当需要查阅实物档案时，查阅者只需在平台上输入相关信息，即可快速定位到实物档案的存放位置，大大提高了实物档案的查阅效率，真正做到了档案检索方便。
合思方案带来的显著成效
通过合思档案管理平台解决方案的实施，好想你在财务档案管理方面取得了显著的成果。在人工耗时方面，减少了90%。原本需要大量人力进行的档案整理、归档和查找工作，现在通过平台的自动化操作，大大节省了人力成本。总部接收管理耗时减少了80%，借阅管理耗时减少了67%。这意味着企业在档案管理方面的工作效率得到了极大的提升，员工可以将更多的时间和精力投入到核心业务中。
从成本角度来看，预计每年可减少综合成本20万元。这不仅包括了纸质档案的存储和管理成本，还包括了人力成本的节省。同时，通过提高档案管理的效率和合规性，企业还避免了因档案管理不善而可能面临的罚款和损失。这些显著的成果，充分证明了合思档案管理平台的有效性和实用性，也再次体现了档案检索方便所带来的巨大价值。
携手合思，开启档案管理新征程
合思档案管理平台凭借其先进的技术和全面的解决方案，成功帮助好想你解决了财务档案管理难题，实现了降本增效。在未来，随着电子凭证数字化转型的加速，合思将继续以客户为中心，不断优化和完善产品和服务，为更多企业提供优质的财务数智化服务。
如果您的企业也面临着财务档案管理的困扰，不妨抓住这次机会，体验合思档案管理平台带来的便捷与高效。现在，您可以免费试用合思档案管理平台，感受档案检索方便的魅力。拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com了解更多详情，让合思助力您的企业在数字化浪潮中实现可持续发展。
