在当今企业数智化转型的汹涌浪潮中，传统财务档案管理犹如一艘在风浪中艰难前行的旧船，面临着诸多难以回避的挑战。而合思档案，作为领先的单套制电子会计档案管理平台，恰似那为企业领航的新舟，为企业带来了全面且高效的财务数智化解决方案。其中，在纸质档案转换方面，合思档案更是有着卓越的表现。
产品背景与行业痛点：纸质档案转换困境凸显
随着数电票如雨后春笋般快速扩张，企业财务档案管理的格局发生了巨大变化，也面临着全新的挑战。政策层面已经明确电子发票接收的合法合规性，但企业在收票、开票等关键环节的信息化建设却明显滞后。
在纸电混合的时代，企业高管们就像陷入了一个繁琐的迷宫。纸质档案管理成本居高不下，大量的纸张、存储设备以及人力投入，让企业的财务负担日益加重。而且，这些纸质档案中的数据犹如散落在各处的珍珠，难以进行有效的分析和利用，企业无法从这些档案中获取有价值的信息来指导决策。
财务人员则如同被繁重工作压弯了腰的行者。他们需要手动整理海量的档案数据，每一张票据、每一份文件都要经过仔细的核对和录入，工作枯燥且繁复。这种低效的工作方式不仅耗费了大量的时间和精力，还容易出现人为错误。
业务人员同样深受其害，报销流程繁琐得如同一场漫长的马拉松。从提交申请到最终审批通过，中间要经过多个环节，涉及大量的纸质单据，让业务人员苦不堪言。
此外，企业还面临着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等一系列问题。高显性成本体现在纸张、存储设备等直接的物质投入上；高隐形成本则是由于工作效率低下、数据无法有效利用等带来的潜在损失；高合规风险则是因为纸质档案管理容易出现漏洞，难以满足国家政策和法规的要求。而这些问题的解决，都离不开高效的纸质档案转换。
解决方案概述：纸质档案转换的全面之策
合思档案针对这些问题，提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，就像一把万能钥匙，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求，尤其是在纸质档案转换方面。
对于CEO/高管而言，合思档案可以帮助企业沉淀数据资产。通过将纸质档案转换为电子档案，这些数据可以得到更好的存储和管理，就像将散落的珍珠串成了美丽的项链。同时，保障合规管理，确保企业的档案管理符合国家政策和法规的要求，避免了合规风险。提升企业财务档案利用效率，让企业能够从这些档案中获取有价值的信息，为决策提供有力支持。
对于归档员/财务人员来说，合思档案能极大地提高工作效率。在纸质档案转换过程中，减少了大量的手动操作，实现了档案数据同源。这意味着档案数据在采集、存储、管理等各个环节都是一致的，避免了数据不一致带来的问题。
对于外部审计，合思档案可实现档案外审在线化、可溯源。在纸质档案转换为电子档案后，审计人员可以在线查看和审核档案，提高了审计效率。而且，每一份档案的来源和处理过程都可以追溯，确保了审计的准确性和可靠性。
核心功能与优势：纸质档案转换的强大助力
合思档案具有广泛连接的能力，就像一个超级连接器，能够连接各类异构业财系统。在纸质档案转换过程中，它可以广泛采集数据，将不同系统中的纸质档案信息整合到一起。无论是企业内部的财务系统、业务系统，还是外部的相关系统，都能实现无缝连接。
实现100%自动归档，这在纸质档案转换中尤为重要。它减少了人工介入，避免了人为错误，提高了归档的准确性和效率。合思档案就像一个智能管家，自动将纸质档案转换为电子档案并进行归档，让企业的档案管理更加轻松。
符合国家政策要求，保障电子会计档案合规性管理。在纸质档案转换过程中，严格遵循国家相关政策和法规，确保转换后的电子档案合法合规。这为企业的档案管理提供了坚实的保障，让企业无需担心合规风险。
具备灵活承接、持续迭代的能力，能够满足接收管理数电票的需求。随着数电票的不断发展和变化，合思档案可以及时调整和优化，确保在纸质档案转换过程中能够适应新的要求。
其功能涵盖电子会计档案全生命周期管理，包括智能采集、预归档服务、基础管理、档案服务等。在纸质档案转换过程中，从档案的采集开始，到最终的存储和利用，每一个环节都有完善的功能支持。还具备统计分析和应用层功能，能够对转换后的电子档案进行深入分析，为企业提供有价值的信息。
此外，合思档案还提供大数据解决方案、档案扩展解决方案、证据链完整性解决方案、共享调阅解决方案、数电票解决方案和实物备查解决方案等。这些解决方案在纸质档案转换过程中相互配合，为企业提供了全方位的支持。
应用场景与案例：纸质档案转换的成功实践
合思档案在多个行业和企业中得到了广泛应用，在纸质档案转换方面也取得了显著成效。
海亮教育通过合思档案实现了财务无纸化、低碳发展和数字化转型。在纸质档案转换过程中，将大量的纸质财务档案转换为电子档案，减少了纸张的使用，降低了成本。同时，实现了财务数据的数字化管理，提高了工作效率。
徐福记上线合思档案后全集团无纸化，管理效率大大提升。在纸质档案转换过程中，全集团的纸质档案统一转换为电子档案，实现了档案的集中管理和共享。这使得企业的管理更加高效，决策更加科学。
中交水规院通过单套制有效支撑了无纸化政策的落地，减少了打印存储成本。在纸质档案转换过程中，采用单套制的方式，将纸质档案转换为电子档案，避免了重复存储和打印，降低了成本。
同时，还有多个客户案例展示了合思档案在不同场景下的应用效果和管理成效。年单据量2.6亿的企业从传统手工到业财一体的档案管理实践，在纸质档案转换过程中，实现了从繁琐的手工操作到高效的业财一体化管理，提高了工作效率和数据准确性。共享中心统建的集团型企业档案管理标准化落地，通过纸质档案转换，实现了集团内档案管理的标准化和统一化，提升了集团的整体管理水平。多系统数据互联的档案数据全生命周期管理实战，在纸质档案转换过程中，将不同系统中的纸质档案数据进行整合，实现了档案数据的全生命周期管理。重塑管理结构破解低效会计档案管理瓶颈，通过纸质档案转换，优化了企业的管理结构，提高了会计档案管理的效率。
合思档案凭借其领先的技术和全面的解决方案，为企业提供了高效、合规、智能的电子会计档案管理服务，在纸质档案转换方面更是表现卓越。无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效，合思档案都是企业数字化建设的理想选择。如果你想体验纸质档案转换带来的高效与便捷，现在就可以免费试用合思档案，立即联系合思，开启企业财务档案管理的数字化转型之旅！联系电话：400 – 105 – 6505，网站：www.hosecloud.com。
