在数字化浪潮席卷的当下，数电票正以前所未有的速度扩张。这一变革给企业财务档案管理带来了全新挑战，传统纸质档案管理模式的弊端也日益凸显。合思档案作为一款领先的智能归档平台，为企业提供了行之有效的解决方案，助力企业应对档案管理难题。
行业痛点：传统档案管理的困境
在纸电混合时代，企业档案管理犹如陷入了一片荆棘丛林，面临着重重难题。
高显性成本是企业首先要面对的问题。纸质凭证输出需要大量的耗材，这无疑增加了企业的成本支出。同时，纸质档案需要占据大量的存储空间，对于企业来说，这也是一笔不小的开支。
高隐形成本同样不容忽视。手工装册归档不仅工作量巨大，而且效率低下。财务人员需要花费大量的时间和精力来整理档案数据，工作枯燥乏味。此外，数据利用的低效也使得企业无法充分发挥档案的价值。
高合规风险更是让企业如履薄冰。电子会计凭证管理不善，容易导致数据丢失或泄露。而纸质档案易损坏、易丢失的特点，也给企业的合规管理带来了很大的挑战。
企业高管们也深受纸质档案管理之苦。管理成本居高不下，数据难以分析利用，这使得他们在决策时缺乏有力的支持。财务人员则被繁琐的档案整理工作所困扰，无法将更多的精力投入到核心业务中。业务人员的报销流程也变得繁琐复杂，降低了工作效率。
解决方案概述：智能归档的全新模式
合思档案作为智能归档平台，提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案。该平台广泛连接业财系统，能够实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配和应收尽收，满足企业不同场景下的档案管理需求。
单套制解决方案打破了传统档案管理的束缚，实现了实物流转与电轨运行的完美结合。六大场景解决方案则针对企业在档案管理中遇到的各种问题，提供了个性化的解决方案，让企业的档案管理更加高效、便捷。
核心功能亮点：科技赋能档案管理
- 多源采集：数据获取的多元途径
智能归档平台支持多源采集，通过接口互联，能够自主采集多种格式的数据，并与多家合作伙伴集成。同时，平台还支持手动采集和自主补录，具有单张PDF大文件自动切割、自定义配置Excel导入模板等优势。这使得企业能够更加灵活地获取档案数据，提高了数据采集的效率和准确性。 - 智能制档：高效精准的档案生成
规则引擎自动组装是智能制档的一大亮点。它能够减少人工匹配的工作量，提高档案生成的效率。字段映射方便了用户查阅档案，专用格式版式文件则降低了存储成本。“四性检测 + 业务检测”保障了归档数据的质量，让企业的档案管理更加规范、可靠。 - 档案管理：精细管控的安全保障
权限管理是档案管理的关键。智能归档平台支持自定义角色和权限配置，能够实现精准管控。档案目录可以灵活扩展，系统规范预置档号，满足了国标的规则要求。这使得企业能够对档案进行精细化管理，保障了档案的安全和完整。 - 档案应用：便捷高效的查询利用
多维检索功能满足了企业多场景查询的需求。一站式预览和穿透联查让用户能够快速获取所需的档案信息。同时，平台还支持外部系统调阅、可视化盘点和档案借阅服务，提高了档案的利用效率。
用户收益：多方共赢的价值体现
- CEO/高管：决策数智化的有力支持
对于企业的CEO和高管来说，智能归档平台能够沉淀数据资产，保障合规管理。通过提升财务档案的利用效率，为企业决策提供了有力的支持，助力企业实现降本增效和数智化转型。 - 归档员/财务：工作效率的大幅提升
归档员和财务人员是档案管理的直接参与者。智能归档平台让他们告别了重复低价值的工作，实现了档案数据的同源和透明流转，提高了工作效率，让他们能够将更多的精力投入到更有价值的工作中。 - 外部审计：高效便捷的审计体验
外部审计人员在审计过程中，常常需要与企业财务进行大量的沟通。智能归档平台实现了档案外审的在线化和可溯源，审计人员可以一键查询借阅档案，减少了与财务的重复沟通，提高了审计效率。
典型场景：量身定制的解决方案
- 单套制解决方案：无缝衔接的档案管理
单套制解决方案实现了实物流转与电轨运行的相结合，让企业能够便捷地调阅档案，实现混序归集和免组装。同时，该方案保障了财务档案证据链的完整，为企业的合规管理提供了有力支持。 - 档案扩展解决方案：灵活多样的管理模式
企业在发展过程中，会产生各种不同类型的档案。智能归档平台的档案扩展解决方案支持自定义档案类型，实现了全流程的扩展管理，让企业能够对不同类型的档案进行高效管理。 - 证据链完整性解决方案：合规保障的坚实后盾
从财务视角检测档案证据链的完整性是企业合规管理的重要环节。智能归档平台的证据链完整性解决方案能够为企业提供可靠的保障，确保企业的财务合规。 - 共享调阅解决方案：精准查询的高效服务
多维度、多视角、多渠道的档案调阅需求是企业精细化管理的体现。智能归档平台的共享调阅解决方案能够满足企业的这一需求，为企业提供精准、高效的查询服务。 - 数电票解决方案：全流程自动化管理
数电票的出现给企业的发票管理带来了新的挑战。智能归档平台的数电票解决方案实现了数电票全流程的自动化管理，包括获取、验签、解析、入账、归档等，让企业的发票管理更加高效、便捷。 - 实物备查解决方案：线上线下的无缝对接
实物档案的管理一直是企业档案管理的难点。智能归档平台的实物备查解决方案能够智能区分纸电标识，实现线上线下的高度关联，让企业能够对实物档案进行全流程的管理定位。 - 大数据解决方案：释放档案数据的价值
在大数据时代，档案数据蕴含着巨大的价值。智能归档平台的大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，能够实现海量数据的秒级查询，释放了档案数据的价值，为企业的决策提供了有力的支持。
客户成功案例：实践验证的卓越成效
- 年单据量2.6亿企业：高效管理的典范
某年单据量达2.6亿的企业，在使用智能归档平台之前，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效等问题。通过引入合思档案智能归档平台，该企业实现了业财一体、管理自动化、流程精简和降本增效，成为了行业内高效管理的典范。 - 集团型企业：标准化落地的标杆
集团型企业往往面临着档案管理流程复杂、标准不统一等问题。某集团型企业在采用智能归档平台后，实现了标准化落地，保证了电子会计档案的合规性，同时响应了“双碳”政策，成为了行业内标准化管理的标杆。 - 多系统企业：打破数据孤岛的先锋
多系统企业由于数据分散，容易形成数据孤岛。某多系统企业通过智能归档平台，打破了数据孤岛，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理，降低了企业的成本。 - 民办教育集团：简化流程的楷模
民办教育集团的会计管理流程通常较为复杂。某民办教育集团在使用智能归档平台后，简化了会计管理流程，提高了工作效率，形成了多向、网状的管理结构，为行业内其他企业提供了借鉴。
合思档案智能归档平台凭借其强大的功能和丰富的实践经验，能够有效帮助企业解决档案管理难题，实现降本增效、合规经营和数字化转型。如果您的企业也面临档案管理方面的困扰，不妨免费试用合思档案智能归档平台，拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com了解更多信息。
