在数字浪潮汹涌澎湃的当下，电子凭证于财务管理和会计领域的地位愈发举足轻重。北京合思信息技术有限公司，作为专注于为企事业单位提供财务数智化产品与服务的科技先锋，凭借其卓越的技术与创新的解决方案，引领众多企业踏上财务数字化转型的征程。接下来，我们将以某知名头部数字阅读品牌为例，深度探寻合思如何精准把脉企业财务痛点，实现降本增效的目标，在费用归档与管理方面书写精彩篇章。
数字阅读品牌的费用归档与管理困境
在企业发展的进程中，该知名头部数字阅读品牌遭遇了一系列棘手的财务难题，费用归档与管理问题尤为突出。
企业内部的数据如同散落在各处的珍珠，分散于多个系统之中，业务流程也如同断了线的风筝，缺乏连贯性。这使得数据整合工作犹如在茫茫大海中捞针，难度极大。由于数据难以整合，费用管控就像没有缰绳的野马，无法有效落地，预算超标的情况频繁上演，给企业的财务稳定带来了巨大挑战。
每个财务月，财务人员都要面对堆积如山的单据，全量的原始凭证与财务凭证都需要进行繁琐的打印粘贴工作。这些低价值、机械性的劳动，耗费了大量的时间和精力，导致人效低下。员工们仿佛陷入了一个永不停歇的循环，在这些琐碎的事务中疲于奔命。
不仅如此，全业务数据都要打印纸质副本用于报销、入账等操作，这无疑造成了大量纸张的浪费。办公室里堆满了纸质文件，占用了宝贵的空间。而且，票据原文丢失、档案信息不完整的情况时有发生，当业务部门需要借阅历史资料时，就如同大海捞针，困难重重。这种状况显然无法适应企业快速扩张的需求，成为了企业发展道路上的绊脚石。
合思的费用归档与管理解决方案
面对该数字阅读品牌的困境，合思凭借其深厚的技术底蕴和丰富的行业经验，为企业量身定制了无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，全力助力企业打造业财平台，优化费用归档与管理。
该方案涵盖了企业费用管理的全流程环节。从差旅申请开始，员工可以通过系统便捷地提交申请，经过审批后即可进行商旅线上订购，选择合适的出行方式和住宿安排。对于线下消费，易商卡的使用让消费记录更加清晰。在发票处理方面，系统能够自动采集发票信息，进行审核对账，确保发票的真实性和准确性。统一开票功能则大大提高了开票效率，避免了繁琐的手工操作。
自动提报功能让报销流程更加高效，员工无需手动填写报销表单，系统会自动提取相关信息进行提报。资金结算环节，系统能够实现快速准确的结算，保障资金的安全和及时到账。档案归档和自动记账功能则为企业的费用归档与管理提供了坚实的保障，所有的费用信息都能准确无误地归档保存，并自动生成财务凭证，实现了财务数据的自动化处理。
此外，该方案还具备总额管控、AI 辅助决策、移动端应用等强大功能。总额管控功能可以帮助企业对费用进行全面的监控和控制，确保费用支出在预算范围内。AI 辅助决策功能则利用先进的人工智能技术，为企业提供数据分析和决策支持，帮助企业做出更加科学合理的财务决策。移动端应用让员工可以随时随地处理费用相关事务，提高了工作效率和便捷性。
合思方案带来的费用归档与管理成效
合思的解决方案犹如一场及时雨，为该数字阅读品牌带来了显著的成效，在费用归档与管理方面实现了质的飞跃。
– 增效：打造高效财务数字档案室
通过合思的解决方案，企业能够实时掌握付款进度，每一笔费用的支出都在掌控之中。这使得财务人员能够更加合理地安排资金，提高了资金的使用效率。
在档案管理方面，方案提升了档案整理和借阅效率。以往繁琐的纸质档案整理工作被数字化的档案管理系统所取代，档案信息可以快速准确地进行分类和存储。员工在借阅历史资料时，只需在系统中输入关键词，即可快速找到所需的档案，大大节省了时间和精力。企业还形成了财务数字档案室，所有的财务档案都以数字化的形式存储，不仅节省了存储空间，还提高了档案的安全性和可访问性。
– 降本：全方位降低企业成本
合思的方案在降低企业成本方面发挥了重要作用。在差旅管理方面，通过总额管控和实时监控，减少了差旅超标情况的发生，企业的差旅费用得到了有效控制。
人力成本方面，自动化的报销流程和财务处理系统减少了财务人员的工作量，提高了工作效率，从而降低了人力成本。纸张成本和空间成本也大幅降低，不再需要大量的纸张来打印凭证和档案，办公室的空间得到了有效利用。
– 合规：保障费用合规和财务档案原生性
发票 OCR 识别验真功能为企业的费用合规提供了有力保障。系统能够自动识别发票的真伪，避免了虚假发票的入账，确保了费用的真实性和合法性。审批流转路径清晰可视，每一个审批环节都有详细的记录，保证了财务审批的公正性和透明度。财务档案的原生性存储则确保了档案信息的完整性和准确性，为企业的财务审计和合规检查提供了可靠的依据。
– 先进性：引领财务全流程数字化转型
合思的解决方案实现了全场景无需报销，费用业务数字化渗入日常办公。员工不再需要为繁琐的报销流程而烦恼，费用管理变得更加轻松便捷。这种数字化的管理模式紧贴双碳目标号召，减少了纸张的使用，降低了企业的碳排放，为企业的可持续发展做出了贡献。
方案推进了企业财务全流程数字化转型，从费用申请到财务记账，每一个环节都实现了数字化处理，提高了企业的财务管理水平和竞争力。
在当前经济环境下，企业对于高效的费用归档与管理需求愈发迫切。合思的解决方案为企业提供了一个优秀的范例，帮助企业解决了财务痛点，实现了降本增效，为企业的数字化转型和可持续发展提供了有力支持。
如果您的企业也面临着类似的财务挑战，不妨免费试用合思的财务数智化产品和服务，拨打 400 – 105 – 6505 或访问 www.hosecloud.com 了解更多信息，让合思助力您的企业在费用归档与管理方面实现新的突破。
