在当今数字化浪潮中，电子凭证数字化转型的步伐不断加快，电子凭证全流程无纸化时代已悄然来临。合思，作为我国财务数智化服务与电子会计档案解决方案的领军供应商，凭借其创新推出的合思档案管理平台，为众多企业解决财务档案管理难题，实现降本增效，推动采购报销优化。下面，我们以好想你健康食品股份有限公司为例，深入探究合思档案带来的变革。
红枣巨头的财务档案困境
好想你健康食品股份有限公司自1992年成立以来，历经多年发展，于2011年在深交所中小板成功上市，成为红枣行业的标杆企业。该企业规模庞大，拥有1000 + 员工、400 + 全国门店数以及18家归档主体。
然而，在财务档案管理方面，好想你却遭遇了诸多棘手问题，这些问题严重影响了采购报销优化的进程。在财务归档环节，财务人员需要花费大量时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性。每一张单据都需要仔细核对，每一个数字都不能有丝毫差错，这使得归档工作变得繁琐而低效。而且，即使投入了大量的时间和精力，也难以避免档案遗失的情况发生。一旦档案遗失，不仅会影响后续的财务审计和查询工作，还可能给企业带来潜在的风险。
纸质档案的管理方式也存在着诸多弊端。由于纸质档案受时间和空间的限制，查找档案变得异常困难。当需要查阅某一份档案时，财务人员往往需要在堆积如山的档案中苦苦寻找，耗费大量的时间和精力。而且，纸质档案无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找，这使得企业在应对紧急情况或进行数据分析时显得力不从心。
大量纸质档案的管理对空间和人力的要求巨大，成本高昂。企业需要专门的档案室来存放这些档案，还需要配备专业的档案管理人员来进行日常的管理和维护。这不仅增加了企业的运营成本，还降低了企业的工作效率。此外，纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用，这与企业日益增长的数字化管理需求不相符。
合思档案的定制化解决方案
针对好想你面临的这些问题，合思档案管理平台提供了全面而定制化的解决方案，有力地推动了采购报销优化。
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打破数据壁垒 实现便捷联查
合思档案管理平台打破了数据之间的壁垒，实现了数据同源。通过先进的技术手段，将单据、发票、回单和凭证等数据进行整合，形成了一个统一的数据平台。财务人员可以通过一键联查的方式，快速获取所需的信息，大大提升了工作效率。在采购报销过程中，财务人员可以轻松地查询到每一笔采购的相关信息，包括采购时间、采购金额、供应商信息等，从而确保报销的准确性和合规性。 -
自动组装档案 提升审计效率
合思档案管理平台还实现了档案的自动组装，为审计工作提供了极大的便利。在内外审计过程中，以档案数据为标准，纸质数据为辅，大大提升了审计效率。系统会自动将相关的档案数据进行整理和分类，形成完整的审计报告。审计人员可以通过系统快速查阅和分析档案数据，发现潜在的问题和风险，从而及时采取措施进行整改。 -
实物高效管理 精准定位档案
借助虚拟档案库房和二维码技术，合思档案管理平台实现了电子与实物档案的高效匹配。每一份纸质档案都有一个唯一的二维码，通过扫描二维码，查阅者可以快速定位实物档案的位置。在采购报销过程中，如果需要查阅某一份纸质档案，财务人员只需要在系统中输入相关信息，就可以快速找到档案的存放位置，大大节省了查找时间。
显著成效见证合思实力
通过合思档案管理平台的实施，好想你在采购报销优化方面取得了显著的成果。
在时间成本方面，合思档案管理平台的应用使得人工耗时大幅减少。经过统计，整体减少了90%的人工耗时。总部接收档案的管理耗时减少了80%，借阅管理的耗时也减少了67%。这意味着财务人员可以将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中，如财务分析、预算编制等，从而提升了企业的财务管理水平。
在成本节约方面，合思档案管理平台的应用为好想你带来了可观的经济效益。预计每年可以减少综合成本20万元。这主要得益于减少了纸质档案的管理成本、人力成本以及档案遗失带来的潜在损失。通过实现采购报销优化，企业的资源得到了更有效的利用，成本得到了更好的控制。
同时，合思档案管理平台还实现了财务档案的高效管理和利用，满足了企业的合规要求。在数字化管理模式下，财务档案的存储和查询更加安全、便捷，数据的准确性和完整性得到了有效保障。这使得企业在面对各种审计和监管要求时，能够更加从容应对，避免了因档案管理不善而带来的合规风险。
携手合思开启采购报销优化新征程
合思档案凭借其强大的功能和优质的服务，成功帮助好想你解决了财务档案管理的难题，实现了采购报销优化、降本增效和合规经营。在电子凭证全流程无纸化的大趋势下，合思将继续发挥自身优势，为更多企业提供专业的财务数智化解决方案，助力企业实现数字化和绿色化协同转型。
如果您的企业也面临财务档案管理的困扰，渴望实现采购报销优化，不妨选择合思。合思档案管理平台将为您提供一站式的解决方案，让有限的资源发挥更有效的价值。现在，您可以立即拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com了解更多，还能免费试用合思档案管理平台，亲身体验其带来的便捷与高效。让我们携手合思，共同开启采购报销优化的新征程！
