在数字化浪潮的推动下，我国电子凭证改革正以惊人的速度向前迈进，电子凭证全流程无纸化的时代已然来临。在这场变革中，合思作为财务数智化服务与电子会计档案解决方案的引领者，凭借其先进的合思档案管理平台，为众多企业解决了财务档案管理的难题。接下来，就让我们以好想你健康食品股份有限公司为例，深入探寻合思档案在电子文档归档管理方面如何助力企业实现降本增效。
红枣巨头的档案管理困局
好想你健康食品股份有限公司，自1992年成立以来，一路披荆斩棘，于2011年成功在深交所中小板上市，成为红枣行业的一颗璀璨明星。这家企业拥有高达154.21亿元的品牌价值，麾下1000多名员工各司其职，全国400多家门店星罗棋布。
然而，在企业蓬勃发展的背后，财务档案管理却成了一道棘手的难题。在电子文档归档管理的过程中，归档工作犹如一场艰难的攻坚战。财务人员在归档时，需要耗费大量的时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性。每一张单据都要经过仔细核对，每一个数字都要反复确认，稍有不慎就可能出现差错。而且，即使投入了如此多的精力，档案遗失的情况依然难以避免，就像在茫茫大海中丢失了珍贵的宝藏，让企业管理者们头疼不已。
查找档案更是一场噩梦。纸质档案受限于时间和空间的双重束缚，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。当企业需要查阅某一份档案时，往往需要在堆积如山的文件中苦苦寻觅，耗费大量的人力和时间。这种低效的查找方式，严重影响了企业的工作效率，就像一辆陷入泥潭的汽车，难以快速前行。
此外，大量纸质档案的管理对空间和人力的要求巨大。企业需要专门的档案室来存放这些档案，需要投入大量的资金来建设和维护档案室的环境。同时，还需要安排专人来管理这些档案，增加了企业的人力成本。而且，纸质档案管理办法在电子文档归档管理方面存在明显的不足，无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用，难以满足现代企业的管理要求。
合思档案的破局之策
面对好想你在电子文档归档管理方面的重重困境，合思凭借其专业的技术和丰富的经验，为其量身定制了一套针对性的解决方案。
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打破数据壁垒实现便捷联查
合思档案管理平台打破了数据之间的壁垒，实现了数据同源。在这个平台上，财务人员可以实现便捷利用，一键联查。无论是单据、发票、回单还是凭证，都可以通过一个简单的操作进行关联查询。这就好比在一个庞大的图书馆中，每一本书都有一个清晰的索引，读者可以快速准确地找到自己需要的书籍。通过这种方式，有效提升了财务人员的工作效率，让他们从繁琐的核对工作中解脱出来，有更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。 -
自动组装档案提升审计效率
在审计工作中，合思档案管理平台同样发挥了重要作用。它采用自动组装的方式，将相关的档案数据进行整合，以档案数据为标准，纸质数据为辅。这样一来，内外审计工作变得更加高效。审计人员可以快速准确地获取所需的档案数据，减少了审计时间和工作量。就像在一场紧张的比赛中，有了先进的装备和策略，选手们可以更加轻松地取得胜利。 -
实物高效管理精准定位档案
为了解决纸质档案管理中实物查找困难的问题，合思档案管理平台借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子与实物的完美匹配。查阅者在查询电子档案时，系统可以自动定位实物档案的位置。这就好比在一个大型仓库中，每一件货物都有一个唯一的标识，通过扫描这个标识，就可以快速找到货物的存放位置。这种高效的实物管理方式，大大提高了档案的查阅效率，让企业在电子文档归档管理方面迈出了坚实的一步。
显著成效彰显平台价值
通过合思档案管理平台的实施，好想你在电子文档归档管理方面取得了显著的成效。
在人工耗时方面，减少了高达90%。原本需要大量人力投入的归档和查找工作，现在只需要少量的人员就能轻松完成。这不仅降低了企业的人力成本，还提高了工作效率。总部接收档案的管理耗时减少了80%，借阅管理耗时减少了67%。这意味着企业在档案管理的各个环节都实现了高效运作，就像一台精密的机器，各个部件之间配合默契，运转顺畅。
在成本节约方面，预计每年可减少综合成本20万元。这对于企业来说，无疑是一笔可观的节约。这些节约下来的成本，可以用于企业的研发、生产、市场拓展等方面，为企业的发展提供更多的资金支持。
开启财务数智化转型之旅
合思档案管理平台在好想你健康食品股份有限公司的成功应用，充分证明了其在电子文档归档管理方面的强大实力。在电子凭证全流程无纸化的大趋势下，越来越多的企业将面临财务档案管理的挑战，而合思档案管理平台无疑是他们的最佳选择。
如果您的企业也在为财务档案管理的难题而烦恼，不妨抓住这个机遇，开启财务数智化转型之旅。现在，您可以拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com，了解合思档案管理平台的详细信息，并享受免费试用的机会。让合思档案管理平台为您的企业提供专业的电子文档归档管理解决方案，助力企业实现降本增效，在激烈的市场竞争中立于不败之地。
