在我国电子凭证改革的浪潮中，电子凭证全流程无纸化时代正以不可阻挡之势到来。合思，作为财务数智化服务与电子会计档案解决方案的领先供应商，凭借其创新的合思档案，正助力众多企业迈向财务数智化转型之路。接下来，我们以好想你健康食品股份有限公司为例，深入探究合思档案是如何发挥其强大作用的。
好想你财务档案管理困境
好想你健康食品股份有限公司自1992年成立以来，历经多年发展，于2011年在深交所中小板成功上市，成为红枣行业的佼佼者。然而，在企业发展的背后，其财务档案管理却面临着诸多棘手的问题。
归档难题首当其冲。在传统的财务归档模式下，财务人员需要耗费大量的时间和精力，逐一确认单据、发票、回单和凭证的一致性。这一过程不仅繁琐复杂，而且即便财务人员小心翼翼，档案遗失的情况仍难以避免。每一次档案的遗失，都可能给企业的财务工作带来潜在的风险和麻烦。
查找缓慢也是一大痛点。纸质档案受限于时间和空间的双重限制，无法实现实时调阅。当财务人员需要查阅某份档案时，往往需要在堆积如山的纸质档案中苦苦寻觅，既浪费时间，又降低了工作效率。同时，由于纸质档案的借阅规则限制，无法实现同时借阅，这对于需要多人协同查阅档案的工作场景来说，无疑是一大阻碍。而且，精准查找纸质档案更是难上加难，常常因为档案分类不清晰、标识不明确等问题，导致查找工作陷入困境。
成本高昂同样不容忽视。大量的纸质档案管理需要占用大量的空间，企业不得不投入资金租赁专门的档案库房。同时，为了确保档案的安全和完整，还需要配备专门的档案管理人员，这无疑增加了企业的人力成本。此外，纸质档案的存储和维护还需要消耗大量的物资，如档案盒、装订材料等，进一步加重了企业的负担。
合规性问题也日益凸显。随着国家对企业财务档案管理的要求越来越严格，纸质档案管理办法已经无法满足电子原文件长期保存和数据安全可用的要求。纸质档案容易受到自然环境的影响，如潮湿、火灾、虫害等，导致档案损坏或丢失。而且，纸质档案的数字化程度低，难以实现数据的有效整合和分析，无法为企业的决策提供有力的支持。
合思档案合规审计解决方案
面对好想你健康食品股份有限公司在财务档案管理方面的重重困境，合思档案提供了一套全面、高效的合规审计解决方案。
- 打破数据壁垒实现便捷利用
合思档案打破了传统财务档案管理中数据分散、孤立的局面，实现了数据同源。通过先进的技术手段，将单据、发票、回单和凭证等各类财务数据进行整合，形成一个统一的数据库。财务人员只需轻轻一键，即可实现各类数据的联查，大大提升了工作效率。
在传统的财务工作中，财务人员需要在不同的系统和文件中查找相关数据，不仅浪费时间，而且容易出现数据不一致的问题。而合思档案的一键联查功能，让财务人员可以在一个平台上快速获取所需的所有数据，避免了重复劳动和数据错误。同时，该功能还支持多维度的数据查询和分析，为财务人员提供了更加全面、深入的财务信息。
- 自动组装提升审计效率
合思档案的自动组装功能为企业的内外审计工作带来了极大的便利。在审计过程中，以档案数据为标准，纸质数据为辅，实现了审计工作的标准化和规范化。
传统的审计工作需要审计人员花费大量的时间和精力对纸质档案进行逐一核对和审查，不仅效率低下，而且容易出现遗漏和错误。而合思档案的自动组装功能可以根据审计要求，自动生成审计所需的各类报表和文档，大大减少了审计人员的工作量。同时，该功能还可以对档案数据进行实时监控和分析，及时发现潜在的风险和问题，为企业的合规经营提供有力保障。
- 实物高效管理精准定位
合思档案借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子与实物档案的精准匹配。查阅者只需查询电子档案，即可快速定位实物档案的位置。
在传统的档案管理中，实物档案的存储和管理往往比较混乱，查找实物档案需要耗费大量的时间和精力。而合思档案的虚拟档案库房和二维码技术，为每一份实物档案赋予了唯一的标识，通过扫描二维码，即可快速获取实物档案的详细信息和存储位置。这不仅提高了实物档案的管理效率，而且方便了查阅者的使用。
合思档案助力好想你显著成效
通过采用合思档案的合规审计解决方案，好想你健康食品股份有限公司在财务档案管理方面取得了显著的成果。
在人工耗时方面，减少了90%。原本繁琐的归档和查找工作变得轻松快捷，财务人员可以将更多的时间和精力投入到核心业务中，提高了工作质量和效率。
总部接收管理耗时减少了80%。合思档案的自动化流程和数据共享功能，使得总部能够更加及时、准确地获取各部门的财务信息，大大提高了管理效率。
借阅管理耗时减少了67%。借助虚拟档案库房和二维码技术，借阅者可以快速定位和借阅所需的档案，减少了等待时间和管理成本。
预计每年减少综合成本20万元。这不仅体现在人力成本和物资成本的降低上，还体现在因档案遗失和错误导致的潜在损失的减少上。
合思档案助力好想你健康食品股份有限公司在财务档案管理方面实现了降本增效和合规经营。在当前经济环境下，企业面临着越来越多的挑战和压力，财务档案管理的合规性和效率显得尤为重要。合思档案凭借其先进的技术和完善的解决方案，为企业提供了有力的支持。
未来，随着电子凭证数字化转型的进一步加快，合思档案将持续发挥其优势，为更多企业提供优质的服务。如果您的企业也面临类似的财务档案管理难题，不妨选择合思档案的合规审计解决方案，让有限的资源发挥更有效的作用。现在，您可以拨打联系电话：400 – 105 – 6505，或者访问网址：www.hosecloud.com，还能免费试用合思档案，开启财务档案管理的新篇章。
