在当今数字化浪潮席卷的时代，我国电子凭证改革正以前所未有的速度驶入快车道。电子凭证全流程无纸化已然成为财务数智化进程中不可逆转的必行之路。然而，传统纸质档案管理却如同一块沉重的巨石，横亘在企业财务数字化转型的道路上，存在着诸多难以忽视的痛点。
合思，作为领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，敏锐地洞察到了企业在报销信息整理及档案管理方面的困境。为了帮助企业摆脱传统纸质档案管理的束缚，合思重磅推出了合思档案平台，旨在为企业提供高效、智能、合规的财务档案管理解决方案。
传统纸质档案管理：报销信息整理的重重困境
归档难题：时间与精力的无尽消耗
在传统纸质档案管理模式下，报销信息整理和归档工作犹如一场漫长而繁琐的马拉松。财务人员在进行归档时，需要花费大量的时间和精力来确认单据、发票等的一致性。每一张票据都需要仔细核对，确保其与报销信息的准确匹配。这一过程不仅效率低下，而且极易出现人为失误，导致档案遗失或信息错误。大量的时间被浪费在这些重复性的工作上，使得财务人员无法将更多的精力投入到更有价值的财务分析和决策支持工作中。
查找困境：时空限制下的效率黑洞
纸质档案受时空限制的弊端在报销信息查找时体现得淋漓尽致。当企业需要查找某一笔报销信息时，往往需要在堆积如山的纸质档案中逐一翻找。不仅耗费大量时间，而且无法实现实时调阅和精准查找。在紧急情况下，这种查找的滞后性可能会给企业带来不必要的麻烦和损失。例如，在进行财务审计或税务检查时，无法快速准确地提供相关报销信息，可能会导致企业面临罚款或其他法律风险。
成本之痛：空间与人力的高额负担
大量纸质档案的管理对企业的空间和人力提出了极高的要求。企业需要租赁专门的档案室来存放这些档案，随着业务的不断发展，档案数量的不断增加，档案室的面积也需要不断扩大，这无疑增加了企业的存储成本。同时，为了管理这些纸质档案，企业还需要配备专门的档案管理人员，负责档案的整理、归档、保管和查找等工作，这进一步增加了企业的人力成本。在当前经济环境下，企业面临着日益激烈的市场竞争，降低成本、提高效率成为企业生存和发展的关键。传统纸质档案管理的高成本无疑成为了企业发展的一大阻碍。
合规隐患：数据安全与长期保存的挑战
随着国家对企业财务档案管理的要求越来越严格，传统纸质档案管理办法已经无法满足现代企业的合规需求。纸质档案无法保证电子原文件的长期保存和数据安全可用，存在着数据丢失、损坏和泄露的风险。一旦发生档案丢失或数据泄露事件，企业不仅可能面临法律责任，还会对企业的声誉造成严重影响。因此，企业迫切需要一种更加安全、合规的档案管理解决方案来保障报销信息的安全和合规。
合思档案平台：报销信息整理的智能解决方案
全面打通流程：一站式财务数智化服务
合思档案平台是一款全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台。基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，合思档案平台为企业提供了全方位的财务数智化服务。通过与企业现有的财务系统、业务系统等进行无缝对接，合思档案平台能够实现报销信息的自动采集、整理、归档和存储，大大提高了报销信息整理的效率和准确性。
开放式接口互联：自主采集，高效处理
合思档案平台具备开放式接口互联功能，能够自主采集档案数据。无论是来自企业内部系统的报销数据，还是来自外部合作伙伴的发票数据，都可以通过平台的接口进行快速、准确的采集。同时，平台还支持大文件自动切割和数电票自动化解析功能，能够对大量的报销数据进行高效处理，确保数据的完整性和准确性。
智能关联与检测：自动组装，严格把关
在报销信息整理过程中，合思档案平台的智能关联功能能够自动将相关的报销单据、发票和凭证进行关联，形成完整的档案记录。同时，平台还会对档案进行四性检测和业务检测，确保档案的真实性、完整性、准确性和合规性。此外，平台还支持自定义版式文件，企业可以根据自身的需求对档案的格式和内容进行个性化设置，满足不同企业的多样化需求。
精准权限管控：灵活扩展，安全无忧
合思档案平台采用了精准权限管控机制，企业可以根据不同的岗位和职责，为员工分配不同的档案访问权限。同时，平台的档案目录可以灵活扩展，企业可以根据业务的发展和变化，随时对档案目录进行调整和优化。此外，平台还具备水印管理功能，能够对档案进行加密和保护，确保档案数据的安全和隐私。档号符合国标要求，便于企业对档案进行规范化管理。
多维检索与预览：便捷高效，一目了然
为了方便企业对报销信息进行查找和使用，合思档案平台提供了多维检索和一站式预览功能。企业可以通过关键词、时间、部门等多种条件对档案进行快速检索，精准定位所需的报销信息。同时，平台支持在线借阅和异构系统联查功能，员工可以在任何时间、任何地点通过网络对档案进行在线借阅和查询，大大提高了报销信息的利用效率。此外，平台还支持实物混序归档和可视化盘点档案数据功能，企业可以对纸质档案和电子档案进行统一管理，实现档案数据的可视化和智能化。
合思档案平台：为企业带来的显著收益
自动化归档：告别重复性工作
合思档案平台的自动化归档功能能够将财务人员从繁琐的报销信息整理和归档工作中解放出来。通过与企业现有的财务系统和业务系统进行对接，平台能够自动采集、整理和归档报销信息，实现报销信息的自动化处理。这不仅大大提高了报销信息整理的效率，还减少了人为失误的发生，确保了档案数据的准确性和完整性。
便捷高效的档案利用：数据同源，透明流转
合思档案平台实现了档案数据的同源管理和透明流转。企业的报销信息在平台上进行统一存储和管理，不同部门和岗位的员工可以根据权限对档案进行实时访问和共享。这不仅提高了报销信息的利用效率，还便于企业对报销信息进行监控和分析。通过对报销数据的深入分析，企业可以发现潜在的问题和风险，及时采取措施进行优化和改进，提高企业的财务管理水平。
有效降低成本：节约耗材、存储和人力成本
合思档案平台能够帮助企业有效降低成本。通过实现报销信息的电子化管理，企业可以减少纸质档案的使用，降低耗材成本。同时，平台的集中存储和管理功能可以减少企业对档案室的需求，降低存储成本。此外，自动化的报销信息整理和归档工作可以减少企业对档案管理人员的需求，降低人力成本。以一家年20万凭证、40万回单、30平方米档案室的北京大型制造业企业为例，使用合思档案平台后，年总节约成本可达338,910元。
合思档案平台：广泛适用的典型场景
合思档案平台适用于不同行业和企业规模。无论是食品、餐饮、家居等传统行业，还是数字阅读、教育培训、软件与信息技术服务等新兴行业，都可以通过合思档案平台实现报销信息的高效整理和档案管理。同时，平台也适用于国企等大型企业，能够满足不同企业在报销信息整理和档案管理方面的多样化需求。
在实际应用中，合思档案平台可以涵盖归档难、查找慢、成本高、不合规等多种业务痛点的场景。例如，对于一些业务量大、报销单据多的企业，平台的自动化归档功能可以帮助企业快速、准确地完成报销信息的整理和归档工作；对于一些对档案查找效率要求较高的企业，平台的多维检索和一站式预览功能可以帮助企业快速找到所需的报销信息；对于一些注重成本控制的企业，平台的成本节约功能可以帮助企业降低报销信息整理和档案管理的成本。
合思档案平台：客户成功案例见证实力
好想你健康食品股份有限公司：大幅减少人工耗时和成本
好想你健康食品股份有限公司在使用合思档案平台后，取得了显著的成效。通过平台的自动化归档和智能关联功能，企业减少了90%的人工耗时。总部接收报销信息的管理耗时减少了80%，借阅管理的耗时减少了67%。预计每年可减少综合成本20万元。
COMMUNE幻师：节约成本，提升报销效率
COMMUNE幻师使用合思档案平台后，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%。年节约成本达到5000万元，报销效率提升了300%。平台的高效管理和便捷查询功能，为企业的财务管理带来了极大的便利。
云海肴：节省成本，提升业财融合水平
云海肴通过合思档案平台，节省了打印、存储等总体成本30万/年。业财融合水平提升了80%，财务工作效率提升了90%。平台的智能化管理和数据分析功能，帮助企业更好地实现了业务与财务的协同发展。
金牌橱柜家居科技股份有限公司：提高档案管理效率和合规性
金牌橱柜家居科技股份有限公司使用合思档案平台后，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%。预估节省总体成本30万 + /年，档案合规性达到100%。平台的精准权限管控和多维检索功能，为企业的档案管理提供了有力保障。
帆书：降低仓储需求，节约成本
帆书使用合思档案平台后，仓储需求减少了70%，纸张、档案盒、箱子等耗材节约近90%。总节约成本500万/年，结账时间从T + 15缩短至T + 5，装订人力成本缩减到1名实习生。平台的电子化管理和高效处理能力，为企业带来了显著的经济效益。
开启财务数智化转型之旅，免费试用合思档案平台
合思档案平台凭借其强大的功能和显著的效果，已帮助众多企业实现了降本增效、合规经营和低碳运营。如果您的企业也面临着报销信息整理和财务档案管理的难题，不妨选择合思档案平台，开启财务数智化转型之旅。现在，您可以免费试用合思档案平台，亲身感受其为企业带来的便捷和价值。联系电话：400 – 105 – 6505，网址：www.hosecloud.com。让我们一起用科技的力量，让有限的资源发挥更有效的作用。
