在当今数字化浪潮中，电子凭证改革正以前所未有的速度推进，全流程无纸化时代的大幕已然徐徐拉开。然而，企业在财务档案管理领域却如同陷入了一片荆棘丛，面临着诸多棘手的痛点。合思，作为财务数智化服务与电子会计档案解决方案的领军供应商，敏锐地洞察到这一行业困境，重磅推出了合思档案，旨在为企业披荆斩棘，解决财务档案管理的难题，成为电子资料存档最佳实践的典范。
行业痛点：财务档案管理的重重迷雾
在企业的财务档案管理工作中，可谓是困难重重。首先是归档难题，财务人员在进行档案归档时，就像在茫茫大海中寻找珍珠一样，需要耗费大量的时间去确认单据等的一致性。而且，档案遗失的情况也时有发生，一旦重要档案丢失，就如同丢失了企业财务的一部分记忆，后续的查找和补救工作更是让人焦头烂额。
纸质档案的查找慢也是一个让人头疼的问题。纸质档案受时空的限制，就像被囚禁在一个固定的牢笼里。当需要查找某份档案时，往往需要花费大量的时间在堆积如山的文件中翻找，而且无法实现实时调阅，这在快节奏的企业运营中，无疑是一种效率的极大损耗。
大量纸质档案的管理对空间和人力的要求极高，成本也随之水涨船高。企业需要专门的档案室来存放这些纸质档案，还需要安排专人进行管理，这无疑增加了企业的运营成本。
此外，纸质档案管理办法在电子原文件的长期保存和数据安全方面也存在着严重的不足。在数字化时代，电子数据的安全至关重要，如果无法保证电子原文件的长期保存和数据安全可用，就无法满足现代企业的管理要求，如同在沙滩上建房子，缺乏坚实的基础。电子资料存档最佳实践，就是要打破这些重重迷雾，为企业找到一条清晰的财务档案管理之路。
解决方案概述：合思档案搭建数字化桥梁
合思档案是一座全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的数字化桥梁。它通过开放式接口互联，实现了自主采集功能。就像一个聪明的小助手，能够自动识别和采集各种电子凭证。对于大文件，它还能进行自动切割，将复杂的大文件分解成易于处理的小文件；对于数电票，能够实现自动化解析，快速准确地提取其中的关键信息。
在档案处理方面，合思档案具有智能关联和自动组装的能力。它就像一个技艺高超的拼图大师，能够将相关的档案信息智能关联起来，并自动进行组装。同时，它还能进行四性检测、业务检测以及自定义版式文件，确保档案的准确性和规范性。
在权限管控和档案管理方面，合思档案也表现出色。它能够实现精准权限管控，根据不同的用户角色和职责，分配不同的档案访问权限，确保档案信息的安全。档案目录可以灵活扩展，就像一个可以无限扩容的书架，能够满足企业不断增长的档案管理需求。水印管理和档号符合国标要求，为档案的管理和使用提供了规范和保障。
在档案的检索和使用方面，合思档案提供了多维检索和一站式预览功能。用户可以通过多种方式快速检索到所需的档案，并且能够在一个界面上实现一站式预览，无需在多个系统或文件中来回切换。同时，它还支持在线借阅和异构系统联查，方便用户在不同的场景下使用档案。对于实物档案，合思档案实现了混序归档和可视化盘点档案数据，让实物档案的管理也变得轻松高效。电子资料存档最佳实践，合思档案无疑是其中的佼佼者。
核心功能亮点：全生命周期管理的智慧之匙
合思档案具有便捷调阅不打印的特点，这就像为企业打开了一扇便捷之门。用户无需打印纸质档案，就可以随时随地调阅所需的档案信息，既节约了资源，又提高了工作效率。同时，它还实现了混序归集免组装，打破了传统档案管理中按顺序归集和组装的繁琐流程，让档案管理更加灵活高效。
合思档案实现了电子会计档案全生命周期管理，涵盖了智能采集、预归档服务、基础管理和档案服务等多个环节。在智能采集环节，它借助外部生态如OCR识别、RPA技术等，以及内部系统如EAI插件、API接口等，能够快速准确地采集各种电子凭证和档案信息。就像一个勤劳的小蜜蜂，在花丛中采集各种花粉，为企业的档案管理提供丰富的素材。
预归档服务集成了多种服务和规则引擎，能够对采集到的档案信息进行初步的整理和审核。元数据服务则为档案信息提供了详细的描述和分类，方便后续的管理和使用。基础管理环节包括档案存储、检索、借阅、销毁等功能，为档案的全生命周期管理提供了坚实的基础。档案服务则为企业提供了辅助审计、项目管理、统计分析等功能，帮助企业更好地利用档案信息，为决策提供支持。电子资料存档最佳实践，合思档案的核心功能亮点无疑是其中的智慧之匙。
用户收益：降本增效的魔法之旅
合思档案为企业带来了实实在在的收益，就像一场神奇的魔法之旅。通过自动化归档，企业告别了重复性的繁琐工作。财务人员无需再花费大量的时间和精力去手动归档档案，而是将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。档案利用变得便捷高效，用户可以快速准确地找到所需的档案信息，大大提高了工作效率。
档案数据同源，透明流转，便于企业进行监控和分析。就像一条清澈的河流，档案数据在企业内部透明流动，企业管理者可以随时了解档案的使用情况和流向，及时发现问题并进行调整。
在成本节约方面，合思档案更是表现出色。它能够大幅减少人工耗时，让财务人员从繁琐的档案管理工作中解脱出来；减少管理耗时，提高档案管理的效率；降低综合成本、打印成本和存储成本等。企业无需再为大量的纸质档案管理支付高昂的费用，也无需再为存储空间的问题而烦恼。电子资料存档最佳实践，让企业在降本增效的魔法之旅中不断前行。
典型场景：广泛适用的行业利器
在电子凭证开具端基本实现数字化适配的背景下，企业在电子凭证接收、报销、入账、归档等环节面临着诸多难题。合思档案就像一把万能钥匙，能够应用于各类企业的财务档案管理场景。
无论是食品、餐饮、家居等传统行业，还是数字阅读、教育培训等新兴行业，合思档案都能发挥出巨大的作用。在传统行业中，企业通常有大量的纸质发票和单据需要管理，合思档案能够帮助企业实现这些纸质档案的数字化管理，提高管理效率和准确性。在新兴行业中，企业的业务模式和数据形式更加多样化，合思档案能够适应这些变化，为企业提供个性化的档案管理解决方案。电子资料存档最佳实践，合思档案是广泛适用的行业利器。
客户成功案例：真实见证的卓越成效
好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，取得了显著的成效。它减少了90%的人工耗时，让财务人员有更多的时间和精力去关注企业的核心业务。总部接收减少了80%的管理耗时，提高了档案管理的效率。借阅管理减少了67%的管理耗时，让档案借阅更加便捷高效。预计每年减少综合成本20万元，为企业节省了大量的资金。
COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，也收获了丰厚的回报。纸张使用量减少了88%，大大节约了资源；存储空间节省了79%，让企业无需再为存储空间的问题而担忧；年节约成本5000万元，为企业带来了实实在在的经济效益；报销效率提升了300%，让员工的报销更加快速便捷。这些客户成功案例，真实地见证了合思档案的卓越成效，也是电子资料存档最佳实践的生动体现。
电子资料存档最佳实践，合思档案已经帮助众多企业实现了降本增效、合规经营和低碳运营。如果您的企业也想解决财务档案管理难题，不妨拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com了解更多，还能免费试用，让有限更有效。
