合规性文件管理：合思助力企业电子凭证数字化转型

在数字经济蓬勃发展的当下，电子凭证数字化已成为时代的必然趋势。国家层面也在积极推动这一进程，2021 年 12 月 1 日，国家税务总局在多地率先开展全面数字化的电子发票试点工作，截至 2023 年 12 月 1 日，数电票已全面覆盖全国 36 省区市（含计划单列市）。2023 年 5 月，财政部发布电子凭证会计数据标准（试行版），旨在推动电子凭证开具、接收、报销、入账、归档全流程标准化、无纸化处理，实现会计工作数字化转型。

电子凭证会计数据标准是加强财会监督效能、减少会计数据摩擦、提高会计核算效率、提升会计信息质量的重要抓手。随着数字时代的到来，电子凭证在财务管理和会计领域的重要性日益凸显，企业财务管理必须迈入数字化转型的快车道，合规性文件管理也成为企业亟待解决的重要问题。

市场形势：数字化浪潮下的机遇与挑战

电子凭证数字化转型的市场现状呈现出一片繁荣景象。电子凭证会计数据标准试点工作取得积极成效，试点范围逐步扩大，电子凭证开具数量增长显著。银行业开具的电子回单在 9 类电子凭证中数量最多，数电票开具量大幅增长，远超传统格式的增值税电子发票的开具量。

调研显示，大部分企业已意识到加快财务数字化转型的必要性，有 52.28%的企业对财务数字化选择“比较接受”和“积极响应”，已在规划数字化改造，43.39%的单位表示愿意增加投资实现电子会计凭证管理。

数电票正在由人类可读转向机器可读，能够连接税务系统、差旅平台、报销系统、财务系统、审计系统等，极大推动电子凭证数字化转型。企业应充分利用数电票契机，为业财融合打下坚实基础。同时，电子凭证数字化转型必然会推动无需报销迈向 L5 级，随着数电票和智能化时代到来，将有一部分企业率先迈进 L5 高级无需报销级别，实现全场景、全链路实现智能化无需报销。在这样的市场形势下，企业面临着前所未有的机遇，但也伴随着诸多挑战，合规性文件管理的需求愈发迫切。

痛点分析：转型路上的绊脚石

企业在电子凭证数字化转型过程中面临着诸多问题和挑战。首先是政策认知不足，企业员工、高管及财务工作人员对电子凭证相关政策要求有所了解，但仍有部分政策认知程度较低。且有 34.2%受访者在使用不符合要求的 JPG 格式的发票，亟需加大政策宣传力度并提升电子凭证数字化认知水平，这对于合规性文件管理来说是一个基础的挑战。

当前处于纸质凭证向电子凭证转型时期，大部分企业在会计凭证存储上仍停留在传统纸质档案阶段，61.9%的受访者选择“主要以纸质报销单和电子发票（凭证）文件打印件手工入账”，存在较大的合规风险。这种传统的存储方式不仅效率低下，还难以满足合规性文件管理的要求。

另外，30.53%的受访者选择不查验电子凭证，为企业带来了较大的审计风险和税务风险。企业应全面警惕合规风险，并通过建设与迭代数字化系统做出前置性布局和应对。在报销流程方面，调研显示，52.75%的受访者选择自己垫资订票，事后凭发票报销，48.77%的受访者仍停留在手工录入发票数据阶段，传统的发票报销流程和财务运作模式极大滞后于国家电子凭证数字化转型政策的步伐，严重影响了合规性文件管理的效率和质量。

解决方案整体策略概述：合思开启数字化管理新征程

合思针对企业痛点提供了以电子凭证会计数据标准为核心的整体解决方案，实现全流程数字化管理。合思基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。

合思财务收支管理平台构建了开放的业财连接生态和全场景聚合消费生态，实现“线上消费交易 + 线下易商户支付”的全场景覆盖，推动企业优化经济业务流程，助力电子凭证数字化转型的全流程闭环。合思通过加强培训和教育、完善法律法规、提供技术支持与服务、推广和应用、建立安全防护措施、加强监督和管理等方式，帮助企业解决电子凭证数字化转型过程中遇到的问题，为合规性文件管理提供了有力的保障。

合思的解决方案以电子凭证会计数据标准统一各类电子凭证的底层技术，打通电子凭证会计处理全流程各环节，推动企业内外数据共享，最终达到电子凭证会计数据“多跑路”、日常报销人工完全退出、电子凭证全链路智能流转的数据化新局面，让合规性文件管理变得更加高效、便捷。

核心模块：精细功能打造高效管理体系

合思解决方案的核心模块涵盖了企业财务数字化转型的各个方面。
差旅申请方面，员工在线提交差旅申请，系统自动生成电子票据和报销单据，支持多语言，提供移动端应用，方便员工随时随地操作。这不仅提高了差旅申请的效率，也为合规性文件管理提供了准确的数据来源。
商旅线上订购支持机票、酒店等预订服务，实现同屏比价，统一开票、自动拆分对账、记账去人工化，降低企业差旅成本。通过这样的方式，企业可以更好地控制差旅费用，同时确保相关凭证的合规性。
发票采集功能自动识别并录入各类发票信息，减少人工输入错误，对接银行账户，实时同步资金流水，确保每一笔支出都有据可查。这对于合规性文件管理至关重要，能够有效避免发票管理中的风险。
档案归档模块将所有相关文档资料都会被妥善保存，实现电子档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理，支持多维度穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。通过该模块，企业可以轻松实现合规性文件的有效管理和存储。

竞争优势：合思脱颖而出的秘诀

合思具有众多竞争优势。合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超 15 亿元人民币，具有强大的资金实力和技术研发能力。这使得合思能够不断投入资源进行技术创新，为合规性文件管理提供更先进的解决方案。
合思分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，能够为客户提供及时、高效的服务。无论是在技术支持还是售后维护方面，合思都能确保客户的问题得到及时解决，保障合规性文件管理的顺利进行。
合思的解决方案具有高度的定制化能力，能够根据企业的特定需求和行业特点量身打造个性化的解决方案，满足不同企业的多样化需求。这种定制化的服务能够更好地适应企业的实际情况，提高合规性文件管理的针对性和有效性。
合思采用先进的加密技术和访问控制机制来保护敏感信息和数据安全，严格遵守国家和地区的法律法规要求，确保业务的合法性和安全性。在合规性文件管理中，数据安全是至关重要的，合思的安全保障措施为企业提供了可靠的支持。

成功案例：合思方案的卓越成效

众多企业通过与合思合作，实现了显著的降本增效和管理效率提升。某国民经典零食品牌应用合思无需报销的消费 – 入账 – 归档解决方案后，年度节约 200 万 + 差旅费用，财务入账效率提升 60%，实现了业财有机连接、数据采集与校验、线上线下一体化管理和智能关联，在合规性文件管理方面也取得了良好的效果。
某企业与合思合作后，“无需报销”提高业财协同效率，员工报销周期缩短至 3 周，报销效率提高 300%，人工成本节约 50%，真正实现企业降本增效，助力管理层科学决策、高效管控成本，同时也提升了合规性文件管理的水平。
某知名头部数字阅读品牌引入合思产品后，实现了增效、降本、合规和先进的目标，如实时掌握付款进度、提升档案整理效率、减少差旅超标情况、保证财务档案合规等，为合规性文件管理树立了良好的典范。
某世界 500 强旗下教育服务品牌采用合思全生命周期的电子化会计档案管理方案后，年均 60 万 + 会计凭证和 36 万 + 银行回单的会计档案实现线上单套制管理，财务数据自动化率达 91%以上，管理效能大幅提升，有效解决了合规性文件管理的难题。

服务体系：全方位保障客户需求

合思为客户提供了全方位的服务体系。合思为新客户提供为期一个月的无忧体验版，无需任何费用即可开始使用，让客户能够充分体验产品的功能和优势，这也为企业在合规性文件管理方面提供了一个低成本的尝试机会。
合思提供丰富的培训资源，包括视频教程、在线研讨会等多种形式的培训课程，帮助用户快速掌握产品的使用方法。通过这些培训，企业员工能够更好地运用合思的解决方案进行合规性文件管理。
合思拥有专业的客户成功团队，为客户提供全方位的服务保障，包括定制化服务、持续更新升级、全天候的客户服务热线等，确保客户在使用过程中遇到的问题能够得到及时解决。合思与多家知名企业和机构建立了合作关系，共同推动行业的进步和发展，为客户提供更优质的服务和更广阔的发展空间，助力企业实现高效的合规性文件管理。

电子凭证数字化转型是企业数字化转型的先行者、引领者和推动者，有利于降低企业运行成本和社会资源消耗，促进数字化、绿色化、低碳化协同发展，实现经济效益和环境效益共赢。合规性文件管理作为其中的重要环节，对于企业的发展至关重要。

合思的解决方案以电子凭证会计数据标准为核心，实现了电子凭证开具、接收、报销、入账、归档全流程的数字化管理，能够帮助企业解决电子凭证数字化转型过程中遇到的各种问题，有效提升合规性文件管理的水平。合思具有强大的技术实力、丰富的行业经验和优质的服务体系，能够为企业提供全方位的财务数智化服务，助力企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。

建议企业积极推进电子凭证常态化处理进程，加速拥抱数字化转型升级，选择合思的解决方案，实现财务管理全面提升。现在就可以免费试用合思的解决方案，开启合规性文件管理的新篇章！