合思档案：引领企业合规性文件管理数字化转型

在当今企业数字化转型的浪潮中，档案管理却成了不少企业的“心病”。企业在数字化进程中，借助OA系统、资金系统、合同系统、CRM系统、费控系统等，解决了线上业务处理问题。然而，在归档和储存环节，纸质文件储存问题依旧突出，数据存储也依赖线下载体。

2025年数电票将实现全覆盖，这让企业财务档案管理面临新挑战，信息化建设亟需加强。在纸电混合时代，企业不同角色在档案管理上都有各自的困扰。企业高管面对纸质档案管理成本高、占地大，且档案数据缺乏汇总整理、难以分析利用的难题；财务人员被海量档案数据困扰，整理耗时，还需手动逐一匹配、核对确认，工作枯燥又繁复；业务人员出差、招待后，报销的纸质票据留存再上交流程繁琐，耗费大量时间。而且，传统纸质档案管理存在高显性成本，像纸质凭证输出耗材成本高，还需要大量的档案室、档案柜等存储空间，严重浪费企业资源。

合思档案的出现，为企业的合规性文件管理带来了新的解决方案。

合思档案：单套制电子会计档案管理先锋

北京合思信息技术有限公司，简称“合思”（原易快报），是一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司。合思档案作为其旗下领先的单套制电子会计档案管理平台，肩负着为企业解决档案管理难题的重任。

合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，做到应收尽收。

该平台具备电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理能力，涵盖发票、单据、凭证、账簿、报表等功能模块。它能为企业解决内外交困的档案管理问题，比如可以70%节约纸张成本，75%节约整理成本，90%提升检索效率，确保100%管理合规性，极大地提升了企业合规性文件管理的水平。

核心功能揭秘：智能驱动合规性文件管理

• 智能采集：多元集成精准采数
  在智能采集方面，基于跨系统数据集成要求，合思档案提供自动生成式Open API实现快速集成。它预制了系统连接器，可自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，还支持自定义数据采集方案，能满足不同场景的采数需求。对于那些不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，也支持多种便捷手动数据补录方式，确保企业合规性文件管理的数据来源全面且准确。

• 智能制档：关联匹配业务融合
  合思档案在智能制档上表现出色。会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能自动关联匹配及组装，将零散数据整合形成完整的业务链组合数据。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段，如“会计期间”字段，完成多档案类型的业务字段映射，打破业务属性标签，实现凭证数据业务化、业务数据财务化，让合规性文件管理更具逻辑性和连贯性。

• 档案管理：灵活配置精细管控
  档案管理模块支持自定义创建用户管理角色，能隔离各核算账套数据权限，还可按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也能自定义。支持自定义档案目录分类，档案字段可自定义维护、新增创建、设置表单主键等，能灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供。系统规范预置档号、档案册号编制规则，同时支持根据企业制度自主排列、扩展，满足企业多样化的合规性文件管理需求。

• 档案应用：多维查询穿透联查
  在档案应用方面，合思档案支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，支持按目录、全文检索，能按检索条件快速定位结果，还支持批量检索，服务“导入式”批量检索需求。它智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯，告别数据割裂问题，呈现多种类型凭证票据穿透联查、一站式预览效果，大大提升了合规性文件管理的使用体验。

优势对比：合思档案重塑合规性文件管理格局

• 成本优势：降本增效显著
  传统纸质档案管理存在诸多成本问题。高显性成本体现在纸质凭证输出耗材成本高，以及需要大量的档案室、档案柜等存储空间；高隐形成本包括手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用；高合规风险如电子会计凭证文件无有效管理手段，不可抗力导致纸质档案损坏。而合思档案能70%节约纸张成本，75%节约整理成本，有效降低了企业合规性文件管理的成本。

• 效率优势：快速检索提升效能
  传统档案管理在整理、查询等环节效率低下。比如企业痛点案例中，总分公司查找会计凭证耗费大量时间，分公司整理验收单耗时久。合思档案能实现90%检索效率提升，以某企业为例，数据加载仅需30s，关联匹配仅需15min，极大地提高了企业合规性文件管理的效率。

• 合规优势：严格遵循政策要求
  国家政策对电子会计档案管理有明确要求，如电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力等。合思档案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开“四性检测+业务检测”，保障归档数据真实、完整、安全、可用，确保企业合规性文件管理符合政策法规。

• 数据处理能力优势：应对海量数据挑战
  数电票时代，企业内外部产生的电子数据呈爆发式增长，传统的数据管理方式已无法满足海量电子数据的存储与应用。合思档案大数据解决方案深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，为企业合规性文件管理提供了强大的数据处理支持。

应用案例：合思档案助力企业合规性文件管理升级

• 某企业：业财一体降本增效
  某企业年单据量达2.6亿，会计档案纸电混合难管理，手工作业低效费力。使用合思档案后，实现多系统采集数据，业务、财务数据应收尽收；自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现；档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯；简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄。实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，提升了企业合规性文件管理的整体水平。

• 某集团型企业：标准落地环保合规
  某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，档案管理流程复杂，人工环节多，凭证附件标准、会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理，财务信息难整合，政策落地难。采用合思档案单套制管理方案后，实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年，有效改善了企业合规性文件管理状况。

• 某企业：打破孤岛管控风险
  某企业档案管理低效，会计档案散落各系统，数据未有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理为主，实物翻阅效率低、易损坏、易丢，电子发票、电子银行回单存档不合规范。使用合思档案后，统一储存，打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等；业务证据链完整，实现业财一体双向穿透，还原业务全貌；数据共享，一站式查阅便捷高效；全生命周期管理，有效减低财务管控风险。预估节省总体成本30W+/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，显著提升了企业合规性文件管理的效果。

• 某教育集团：简化流程高效管理
  某中国最大的K12民办教育集团之一，档案管理在采集、存储、整理、利用等环节存在诸多问题。采用合思档案单套制管理方案后，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，优化了企业合规性文件管理流程。

合思档案在企业合规性文件管理方面优势显著。它能为企业显著降本增效，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路，让数据“活起来”，实现资源重组，提升企业效益。

无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案作为领先的单套制电子会计档案管理平台，将在企业数字化转型中发挥重要作用。

合思秉承以客户为中心的服务理念，坚持“客户至上”的原则，聆听用户需求以进行产品迭代。未来，合思档案将更好地助力企业实现财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。合思分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500+合作伙伴覆盖国内外数百个城市，具备强大的服务能力，未来将为更多企业提供优质的电子会计档案管理服务。

如果您想体验合思档案为企业合规性文件管理带来的卓越变革，不妨点击免费试用，开启企业数字化档案管理的新篇章。