在我国，电子凭证改革正以迅猛之势推进，全流程无纸化的电子凭证时代已然来临。在这个充满变革的浪潮中，合思作为国内领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，凭借其卓越的技术和创新的理念，推出了合思档案管理平台。该平台犹如一把金钥匙，为众多企业打开了财务档案管理难题的解决之门。接下来，我们以好想你健康食品股份有限公司为例，深入探寻合思档案是如何助力企业实现账目归档规范，进而达成降本增效目标的。
红枣巨头的档案管理困境
好想你健康食品股份有限公司，自1992年成立以来，一路披荆斩棘，于2011年成功在深交所中小板上市，成为红枣行业的一颗璀璨明星。这家企业规模宏大，拥有1000 +员工、400 +全国门店数以及18家归档主体。然而，在财务档案管理的领域，它却面临着重重挑战。
账目归档规范对于企业的财务管理至关重要，而好想你在这方面却遭遇了诸多痛点。首先是归档难题。财务人员在进行归档工作时，需要花费大量的时间去确认单据、发票、回单和凭证的一致性。每一张单据都需要仔细核对，每一个数字都需要反复查验，这不仅耗费了大量的人力和时间，而且档案遗失的情况也难以避免。一旦档案遗失，后续的查询和审计工作将变得异常困难，严重影响企业的财务管理效率。
其次是查找缓慢的问题。纸质档案受时间和空间的限制，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。当企业需要查阅某一份档案时，工作人员往往需要在堆积如山的纸质档案中苦苦寻觅，有时甚至需要花费数天的时间才能找到所需的档案。这种低效率的查找方式，严重影响了企业的决策速度和运营效率。
再者是成本高昂的困境。大量纸质档案的管理对空间和人力的要求巨大。企业需要租赁专门的档案室来存放这些档案，同时还需要安排专人进行档案的整理、保管和维护。这些费用对于企业来说是一笔不小的开支，而且随着企业业务的不断发展，档案数量的不断增加，管理成本也在不断攀升。
最后是合规性的挑战。纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用，不满足现代企业的管理要求。在数字化时代，企业需要更加高效、安全、合规的档案管理方式，以应对日益严格的监管要求和市场竞争的挑战。
合思档案：量身定制的解决方案
面对好想你所面临的这些问题，合思档案管理平台提供了一系列量身定制的解决方案，助力企业实现账目归档规范。
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打破数据壁垒 实现便捷联查
合思档案管理平台打破了数据之间的壁垒，实现了数据同源。通过先进的技术手段，将企业的各种财务数据进行整合和关联，为财务人员提供了便捷的利用方式。财务人员只需一键操作，即可联查相关的单据、发票、回单和凭证，有效提升了工作效率。这种便捷的联查方式，不仅节省了财务人员的时间和精力，而且提高了数据的准确性和一致性，为企业的财务管理提供了有力的支持。 -
自动组装档案 提升审计效率
合思档案管理平台还具备自动组装档案的功能。在内外审计过程中，以档案数据为标准，纸质数据为辅，大大提升了审计效率。平台能够自动将相关的财务数据进行分类、整理和组装，生成符合审计要求的档案文件。审计人员可以通过平台快速查阅和分析这些档案文件，无需再花费大量的时间和精力去整理和核对纸质档案。这种自动化的审计方式，不仅提高了审计的准确性和效率，而且降低了审计成本，为企业的合规运营提供了保障。 -
实物高效管理 精准定位档案
借助虚拟档案库房和二维码技术，合思档案管理平台实现了电子与实物档案的高效匹配。查阅者只需查询电子档案，即可精准定位实物档案的位置。平台为每一份实物档案都分配了唯一的二维码，通过扫描二维码，工作人员可以快速获取档案的详细信息，包括档案的存放位置、借阅情况等。这种实物高效管理的方式，不仅提高了档案的查找效率，而且降低了档案遗失的风险，为企业的档案管理提供了更加安全、可靠的保障。
显著成效：降本增效成果斐然
通过采用合思档案管理平台的解决方案，好想你在财务档案管理方面取得了显著的成效。
在人力耗时方面，减少了90%。原本需要大量人力进行的档案归档和查询工作，现在通过平台的自动化功能，大大减轻了财务人员的工作负担。总部接收档案的管理耗时减少了80%，借阅管理的耗时减少了67%。这些数据的背后，是企业管理效率的大幅提升和人力成本的显著降低。
在成本方面，预计每年可减少综合成本20万元。这主要得益于平台的高效管理和自动化功能，减少了纸质档案的使用和管理成本，同时提高了工作效率，降低了人力成本。这些节省下来的成本，可以为企业的发展提供更多的资金支持，增强企业的竞争力。
从好想你健康食品股份有限公司的案例可以看出，合思档案管理平台在解决企业财务档案管理难题、实现账目归档规范方面具有显著成效。通过提升管理效率、降低成本，合思档案为企业的发展注入了强大的动力。
在当前数字化转型的大趋势下，越来越多的企业开始意识到财务档案管理的重要性。如果您的企业也面临着类似的财务档案管理问题，不妨选择合思档案管理平台。合思将继续发挥自身优势，为更多企业提供优质的财务数智化服务和解决方案。现在，您可以免费试用合思档案管理平台，亲身感受它为企业带来的便捷和价值，开启财务数智化转型之旅，让有限的资源发挥出更大的效益。
