在当今数字化浪潮席卷的时代，我国电子凭证改革正以迅猛之势向前推进，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。企业若想在激烈的市场竞争中站稳脚跟，财务数智化转型便成为了刻不容缓的任务。合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，凭借其功能强大的电子会计档案管理平台——合思档案，成功为众多企业化解了财务档案管理方面的难题。接下来，就让我们以好想你健康食品股份有限公司为例，深入探寻合思档案是如何助力企业实现降本增效的。
红枣巨头的财务档案管理困境
好想你健康食品股份有限公司自1992年成立以来，经过多年的发展，于2011年在深交所中小板成功上市，成为了红枣行业的佼佼者。该企业业务版图广泛，拥有超过1000名员工、400多家全国门店以及18家归档主体。然而，在财务档案管理方面，这家行业巨头却面临着诸多棘手的问题。
首先是归档难题。财务人员在进行归档工作时，需要耗费大量的时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性。这一过程不仅繁琐，而且极易出现差错，还难以避免档案遗失的情况发生。每一张单据都需要仔细核对，每一份凭证都需要认真整理，这使得原本就繁重的财务工作变得更加复杂。
其次是查找困难。纸质档案受限于时间和空间的限制，查找起来极为耗时。财务人员无法实现实时调阅档案，也不能同时借阅多份档案，更难以进行精准查找。当企业需要查阅某一份档案时，往往需要花费大量的时间在堆积如山的纸质档案中寻找，这无疑降低了工作效率。
再者是成本高昂。大量的纸质档案管理对空间和人力都提出了巨大的要求。企业需要专门的档案室来存放这些档案，还需要安排专人进行管理和维护。这不仅增加了企业的运营成本，还造成了资源的浪费。
最后是合规性问题。纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用，这显然无法满足企业日益严格的管理要求。在当今数字化时代，数据的安全性和合规性显得尤为重要，而纸质档案管理显然已经无法适应这一发展趋势。
合思档案的精准破局之策
针对好想你健康食品股份有限公司面临的这些业务痛点，合思档案提供了一系列行之有效的财务信息化解决方案。
- 打破数据壁垒开启便捷之门
合思档案打破了数据之间的壁垒，实现了数据同源。这意味着财务人员可以实现便捷利用，通过一键联查的功能，快速获取所需的财务信息。以往需要花费大量时间和精力才能完成的工作，现在只需轻轻一点鼠标即可轻松完成。这种便捷的操作方式大大提升了财务人员的工作效率，让他们能够将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中去。
在传统的财务档案管理模式下，财务人员需要在不同的系统和文件中查找相关信息，这不仅浪费了大量的时间，还容易出现信息不准确的情况。而合思档案的一键联查功能，将所有相关的数据整合在一起，让财务人员可以在一个平台上快速找到所需的信息。这不仅提高了工作效率，还减少了错误的发生。
- 自动组装审计高效无忧
合思档案还具备自动组装的功能，为企业的内外审计工作提供了极大的便利。在审计过程中，以档案数据为标准，纸质数据为辅，大大提升了审计效率。传统的审计工作需要审计人员花费大量的时间和精力来核对纸质档案和电子数据，而合思档案的自动组装功能可以将相关的数据自动整合在一起，审计人员只需对整合后的数据进行审核即可。这不仅减少了审计人员的工作量，还提高了审计的准确性和可靠性。
同时，合思档案的审计功能还具备实时监控和预警的功能。在审计过程中，如果发现数据存在异常情况，系统会及时发出预警，提醒审计人员进行进一步的调查和处理。这使得审计工作更加及时、高效，能够有效防范企业的财务风险。
- 实物管理高效精准定位
在实物管理方面，合思档案借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子与实物的完美匹配。查阅者只需查询电子档案，即可快速定位实物档案的位置。这一功能大大提高了实物档案的管理效率，减少了查找实物档案的时间和成本。
传统的实物档案管理方式需要管理人员手动记录档案的存放位置，这不仅容易出现错误，而且查找起来也非常困难。而合思档案的虚拟档案库房和二维码技术，将实物档案的信息与电子档案进行了关联，管理人员只需通过扫描二维码即可快速获取实物档案的相关信息和存放位置。这使得实物档案的管理更加科学、高效，能够有效提高企业的档案管理水平。
显著成效见证卓越价值
通过采用合思档案提供的财务信息化解决方案，好想你健康食品股份有限公司取得了显著的成果。
在人工耗时方面，减少了90%。原本需要大量人力才能完成的财务档案管理工作，现在通过合思档案的自动化功能，只需少量的人力即可轻松完成。这不仅降低了企业的人力成本，还提高了工作效率。
在总部接收管理耗时方面，减少了80%。合思档案的数字化管理模式使得总部能够更加快速、准确地接收和处理下属单位的财务档案信息，大大缩短了管理周期。
在借阅管理耗时方面，减少了67%。查阅者可以通过电子档案快速定位所需的实物档案，无需再花费大量的时间在档案室中查找。这使得借阅管理更加高效，提高了档案的利用率。
预计每年还能减少综合成本20万元。这主要得益于合思档案在人力、空间和时间等方面的节省。通过降低企业的运营成本，提高了企业的经济效益。
不仅如此，合思档案还提升了档案管理的合规性和安全性。电子档案的长期保存和数据的安全可用得到了有效保障，满足了企业日益严格的管理要求。在当今数字化时代，数据的安全性和合规性是企业发展的重要保障，合思档案的应用为好想你健康食品股份有限公司提供了有力的支持。
携手合思开启数智化新征程
合思档案凭借其先进的技术和完善的财务信息化解决方案，成功帮助好想你健康食品股份有限公司解决了财务档案管理难题，实现了降本增效的目标。在未来，随着电子凭证数字化转型的进一步加快，合思将继续发挥其优势，为更多企业提供优质的财务数智化服务，助力企业实现可持续发展。
如果您的企业也面临着类似的财务档案管理难题，不妨拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com，了解合思档案。现在，您还可以免费试用合思档案，亲身感受其强大的功能和卓越的价值，开启财务数智化转型之旅。
