在当今数字化浪潮迅猛发展的时代，电子凭证数字化转型的步伐日益加快，电子凭证全流程无纸化的崭新时代已然来临。合思，作为我国财务数智化服务与电子会计档案解决方案领域的佼佼者，凭借其卓越的技术和创新的理念，推出了合思档案这一强大的产品，成功助力众多企业在复杂的市场环境中实现降本增效、合规经营的目标。接下来，就让我们以好想你健康食品股份有限公司为例，深入探寻合思档案在优化企业资料归档流程方面的显著成效。
好想你档案管理痛点凸显
好想你健康食品股份有限公司自1992年成立以来，一路砥砺前行，于2011年成功在深交所中小板上市，成为红枣行业的一颗璀璨明星。这家企业拥有高达154.21亿元的品牌价值，员工数量超过1000人，全国门店数量多达400余家，规模可谓十分庞大。然而，在企业蓬勃发展的背后，其财务档案管理方面却存在着诸多亟待解决的难题。
在资料归档流程中，工作人员需要花费大量的时间去确认单据等各项信息的一致性。每一张单据都需要仔细核对，确保数据准确无误，这无疑极大地消耗了人力和时间成本。而且，即便工作人员付出了巨大的努力，档案遗失的情况仍然难以避免。纸质档案在存储和流转过程中，容易受到各种因素的影响，如人为疏忽、环境损坏等，一旦档案遗失，不仅会给企业的日常运营带来不便，还可能面临合规风险。
此外，纸质档案的查找效率极低。当企业需要查阅某一份档案时，工作人员往往需要在堆积如山的纸质文件中苦苦寻觅，这不仅浪费了大量的时间和精力，还可能影响到企业的决策效率。同时，纸质档案的管理成本也居高不下，包括存储设备的购置、维护以及空间的占用等，都给企业带来了沉重的负担。
更为重要的是，传统的纸质档案管理办法在合规性方面存在着一定的缺陷。随着国家对企业财务档案管理要求的不断提高，纸质档案难以保证电子原文件的长期保存和数据的安全可用。在数字化时代，电子数据的安全性和完整性至关重要，一旦数据出现问题，可能会给企业带来不可估量的损失。
合思档案定制化解决方案
面对好想你健康食品股份有限公司在资料归档流程中遇到的诸多难题，合思凭借其丰富的行业经验和先进的技术，为其量身定制了一套全面的解决方案。
- 打破数据壁垒 实现高效利用
合思档案打破了传统档案管理中数据分散、孤立的局面，实现了数据的同源共享。通过先进的技术手段，将企业的各类财务数据进行整合，让财务人员可以便捷地利用这些数据。在资料归档流程中，财务人员只需一键操作，就可以联查相关的单据和信息，大大提升了工作效率。
以往，财务人员在进行资料归档时，需要在不同的系统和文件中来回切换，查找和核对相关信息，这不仅耗时耗力，还容易出现错误。而合思档案的出现，让这一过程变得更加简单和高效。财务人员可以在一个统一的平台上完成所有的操作，无需再为数据的不一致和查找困难而烦恼。
- 智能自动组装 提升审计效能
合思档案引入了智能自动组装的功能，以档案数据为标准，纸质数据为辅，为企业的内外审计提供了有力的支持。在资料归档流程中，系统会自动对相关的单据和信息进行组装和整理，生成符合审计要求的档案文件。
在审计过程中，审计人员可以直接以档案数据为依据进行审核，无需再花费大量的时间去核对纸质文件。这不仅提高了审计的效率和准确性，还减少了人为因素的干扰，确保了审计结果的公正性和客观性。同时，智能自动组装的功能还可以帮助企业及时发现和纠正资料归档流程中存在的问题，进一步提高企业的合规性和管理水平。
- 虚实精准匹配 实物高效管理
合思档案借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子档案与实物档案的精准匹配。在资料归档流程中，每一份实物档案都会被赋予一个唯一的二维码，通过扫描二维码，查阅者可以快速定位到该档案的电子信息和存储位置。
这一创新的管理方式，让实物档案的管理变得更加便捷和高效。当企业需要查阅某一份实物档案时，工作人员只需在系统中输入相关信息，就可以快速找到该档案的存储位置，无需再在仓库中进行盲目搜索。同时，虚拟档案库房的建立，还可以实现对实物档案的远程管理和监控，提高了档案的安全性和可靠性。
合思方案助力好想你显著成效
通过合思档案的全面应用，好想你健康食品股份有限公司在资料归档流程方面取得了显著的成效。
在人力耗时方面，合思档案的应用让资料归档流程变得更加高效，减少了90%的人工耗时。以往，大量的时间和精力都被耗费在繁琐的单据核对和信息录入工作中，而现在，这些工作都可以由系统自动完成，大大减轻了财务人员的工作负担。
在总部接收管理方面，合思档案实现了数据的实时共享和传输，减少了80%的管理耗时。总部可以及时获取各部门的财务数据和档案信息，无需再等待纸质文件的传递和审核，提高了企业的决策效率和反应速度。
在借阅管理方面，合思档案的智能化管理系统让借阅流程变得更加便捷和高效，减少了67%的管理耗时。借阅者可以通过系统在线申请借阅档案，管理人员可以实时审批和跟踪借阅情况，大大提高了档案的利用率和管理效率。
从成本角度来看，合思档案的应用预计为好想你健康食品股份有限公司每年减少综合成本20万元。这不仅包括人力成本的降低，还包括存储设备的购置、维护以及空间的占用等方面的费用减少。通过优化资料归档流程，企业实现了资源的合理配置和高效利用，进一步提升了企业的经济效益。
合思档案引领资料归档流程新变革
从好想你健康食品股份有限公司的成功案例可以看出，合思档案在解决企业财务档案管理痛点、优化资料归档流程方面具有显著的成效。在当前竞争激烈的市场环境下，企业需要不断提升自身的管理水平和运营效率，以适应市场的变化和发展。合思档案作为一款专业的电子会计档案解决方案，为企业提供了一个强大的工具和平台，帮助企业实现降本增效、合规经营的目标。
未来，合思将继续秉承以客户为中心的服务理念，不断加大技术研发和创新力度，为更多企业提供优质的财务数智化服务，推动电子凭证数字化转型的深入发展。如果您的企业也面临着类似的财务档案管理难题，不妨拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com了解合思档案，您还可以免费试用，亲身体验合思档案在优化资料归档流程方面的卓越性能，让有限的资源发挥出更大的价值。
