在当今数字化浪潮席卷的时代，为客户提供高效的财务数智化解决方案，成为众多企业不断探索的方向，也是合思一直以来矢志不渝的追求。接下来，让我们以一家国民经典零食品牌企业为例，深入探寻合思如何凭借卓越的解决方案，助力其成功实现财务数字化转型，尤其在档案管理政策与法规的框架下，实现合规、高效的财务管理。
经典零食品牌的辉煌历程
该客户作为畅销30余年的国民经典零食品牌，在市场上拥有极高的知名度和广泛的消费群体。庞大的业务规模使得其年单据量高达2.6亿，如此巨大的数据量，对财务管理提出了严峻的挑战。在档案管理政策与法规的要求下，如何妥善管理这些海量单据，成为企业亟待解决的问题。
复杂业务下的管理困境
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业务版图广流程繁杂
这家零食品牌的业务覆盖全国，销售版图广袤，供应链错综复杂。多种销售渠道并行，管理流程涉及多个系统。在档案管理政策与法规的规范下，这种繁杂的管理模式显得低效且难以把控。不同系统之间的数据流通不畅，导致档案整理和管理难度加大，稍有不慎就容易出现错误，影响企业的合规运营。 -
差旅管理精细度不足
差旅平台的对账方案不够灵活，无法满足企业核算精细化管理的要求。财务人员不得不借助Excel进行二次整理，人工记账不仅效率低下，还难以充分释放财务价值。在档案管理政策与法规的约束下，这种传统的差旅管理方式容易导致档案记录不准确，增加了企业的合规风险。同时，事前事中管控不连贯，差旅控制不够精细和灵活，使得差旅成本居高不下，企业难以实现精细化成本管控。 -
会计档案管理难题
纸电混合的会计档案来源广泛、数量巨大。手工整理和查找这些档案不仅容易出错，还造成了高额的人力物力浪费。在档案管理政策与法规的框架下，这种粗放的档案管理方式显然无法满足合规要求。企业需要一种更加高效、合规的档案管理解决方案，以确保会计档案的安全性和完整性。
合思的全流程解决方案
- 打造无缝财务管理闭环
合思为该企业提供了无需报销的“消费 – 入账 – 归档”全流程解决方案。这一方案涵盖了商旅线上订购、差旅申请、易商卡线下消费、发票采集、审核对账、统一开票、自动提报、资金结算、档案归档、自动记账、商旅分析等多个环节。在档案管理政策与法规的指引下，合思的解决方案确保了每一个环节都符合合规要求，实现了财务管理的全流程数字化和自动化。
方案的实施过程
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差旅申请与订购流程
员工进行差旅申请和业务审批后，可以通过合思商城订购或TMC订购。这种灵活的订购方式为员工提供了便利，同时也便于企业进行统一管理。在档案管理政策与法规的要求下，合思确保了每一笔差旅交易都有详细的记录和档案留存，以便后续的审核和管理。 -
财务核算与结算环节
合思商城和TMC提供对账单，财务人员进行核算、记账。线上统一开票后，系统自动拆分结算、自动记账；线下统一开票则进行线下结算、手工记账。这种线上线下相结合的结算方式，既满足了企业的实际需求，又确保了财务数据的准确性和合规性。在档案管理政策与法规的约束下，合思的系统能够自动生成合规的财务档案，为企业的财务管理提供了有力支持。 -
档案管理的数字化升级
在档案管理方面，合思环节实现了L4级无需报销共享受阅、混序装盒、自动制档，其他TMC环节实现了L3级无需报销录入发票等档案。这种数字化的档案管理方式，大大提高了档案管理的效率和准确性。在档案管理政策与法规的框架下，合思的系统能够确保会计档案的全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。
显著的成果与效益
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成本节约与效率提升
通过合思的解决方案，该企业年度节约了200万+的差旅费用，财务入账效率提升了60%。这不仅为企业节省了大量的成本，还提高了财务管理的效率。在档案管理政策与法规的要求下，合思的解决方案确保了每一笔费用都有清晰的记录和合规的档案管理，为企业的合规运营提供了保障。 -
业财连接与档案合规
合思的解决方案实现了业财有机连接，电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。打通了12个系统完成数据采集、自动校验档案完整性，并通过千亿次计算建立档案证据链。在档案管理政策与法规的框架下，这种业财融合的管理方式确保了企业的财务数据和档案管理符合合规要求，为企业的可持续发展奠定了坚实的基础。 -
线上线下一体化管理
实现了线上线下一体化管理，标准化线上借阅流程，规范了档案室管理，简化了装订流程，大幅降低了成本。在档案管理政策与法规的指引下，合思的系统能够确保企业的档案管理既符合合规要求，又提高了管理效率。同时，实现凭证上下游单据树状结构呈现，清晰明了，以数字化方式管理会计档案，保障了数据安全的同时，管理效率大幅提升。
客户的高度评价
该企业的财务痛点具有一定的共性，应用合思的解决方案后，打通了多系统实现会计凭证全链路电子化管理。130多家门店可同时在线查阅全公司会计档案，这一方案值得其他门店企业参考。在档案管理政策与法规的要求下，合思的解决方案为企业提供了一个合规、高效的财务管理范例，得到了客户的高度认可。
在当前经济环境下，如果您的企业也面临类似的财务难题，尤其是在档案管理政策与法规的约束下，面临着档案管理的挑战，不妨选择合思。合思将为您量身定制专业的财务数智化解决方案，助力企业实现降本增效和数字化转型。欢迎拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com了解更多详情，还可免费试用我们的解决方案，开启企业财务数字化管理的新篇章。
