在我国，电子凭证改革正以迅猛之势向前推进，全流程无纸化的电子凭证时代已然拉开帷幕。在这一时代浪潮中，合思凭借其在财务数智化服务领域的深厚积淀，成为电子会计档案解决方案的佼佼者。合思档案管理平台更是如同一把金钥匙，为众多企业开启了解决财务档案管理难题的大门。接下来，让我们走进好想你健康食品股份有限公司，一同探寻合思档案带来的显著文档管理优势。
红枣巨头的档案管理困局
好想你健康食品股份有限公司，自1992年成立以来，历经多年的发展与沉淀，于2011年成功在深交所中小板上市，成为红枣行业的领军企业。其品牌价值高达154.21亿元，拥有超过1000名员工、400多家全国门店以及18家归档主体。然而，在企业蓬勃发展的背后，财务档案管理却成了一道棘手的难题。
在档案归档环节，工作人员需要耗费大量的时间和精力，仔细确认单据、发票、回单和凭证的一致性。每一张票据都需要反复核对，确保信息的准确无误。即便如此，档案遗失的情况仍然难以避免，一旦档案遗失，后续的查找和补救工作更是繁琐至极。
纸质档案的查找工作同样令人头疼。在堆积如山的档案中寻找一份特定的文件，就如同大海捞针一般困难。不仅无法实现实时调阅，更难以满足多人同时借阅的需求。而且，精准查找更是成为了一种奢望，往往需要花费大量的时间在众多档案中逐一筛选。
大量的纸质档案管理对空间和人力的要求极高。企业需要专门的档案室来存放这些档案，同时还需要安排专人进行管理和维护。这无疑增加了企业的运营成本，使得本就紧张的资源更加捉襟见肘。此外，传统的纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也难以确保数据的安全可用，无法满足企业日益严格的管理要求。
合思档案的破局之道
面对好想你所面临的这些业务痛点，合思档案凭借其先进的技术和创新的理念，提供了一系列行之有效的解决方案，充分展现了其卓越的文档管理优势。
- 打破数据壁垒 实现便捷联查
合思档案管理平台打破了不同数据之间的壁垒，实现了数据的同源共享。财务人员只需轻轻一键，即可联查相关的单据、发票、回单和凭证等信息。这一功能的实现，大大提升了财务人员的工作效率，让他们从繁琐的核对工作中解脱出来，有更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。
在传统的档案管理模式下，财务人员需要在不同的系统和文件中来回切换，查找和核对相关信息。而合思档案管理平台则将这些信息整合在一起，形成了一个统一的数据库。财务人员可以根据自己的需求，快速准确地找到所需的信息，无需再进行繁琐的手工查找和核对。
- 自动组装档案 提升审计效率
合思档案管理平台具备自动组装档案的功能，能够根据预设的规则和模板，将相关的单据、发票、回单和凭证等信息自动组装成完整的档案。这一功能的实现，不仅大大减轻了财务人员的工作负担，还提高了档案的准确性和规范性。
在内外审计过程中，合思档案管理平台以档案数据为标准，纸质数据为辅。审计人员可以直接在系统中查阅和分析档案数据，无需再翻阅大量的纸质档案。这不仅提高了审计效率，还减少了审计过程中的人为错误和风险。
- 实物高效管理 精准定位档案
合思档案管理平台借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子档案与实物档案的精准匹配。查阅者只需在系统中查询电子档案，即可快速定位实物档案的位置。这一功能的实现，大大提高了档案的查阅效率，减少了查找档案的时间和成本。
在传统的档案管理模式下，实物档案的存放和管理往往缺乏有效的组织和规划。档案管理人员需要花费大量的时间和精力来寻找和整理档案，而且容易出现档案丢失和损坏的情况。而合思档案管理平台则通过虚拟档案库房和二维码技术，将实物档案进行了数字化管理。每一份实物档案都有一个唯一的二维码，通过扫描二维码，即可获取该档案的详细信息和存放位置。
显著成效 降本增效
通过引入合思档案管理平台，好想你健康食品股份有限公司在财务档案管理方面取得了显著的成效，充分体现了合思档案的文档管理优势。
在人工耗时方面，合思档案管理平台的应用使得好想你减少了90%的人工耗时。财务人员无需再花费大量的时间进行档案的归档、查找和核对工作，工作效率得到了极大的提升。
在总部接收管理耗时方面，减少了80%。总部可以通过合思档案管理平台实时获取各分支机构的档案信息，无需再等待纸质档案的邮寄和传递，大大提高了信息的传递效率。
在借阅管理耗时方面，减少了67%。借阅者可以通过合思档案管理平台在线申请借阅档案，无需再到档案室进行现场申请和办理手续，借阅流程更加便捷高效。
预计好想你每年可减少综合成本20万元。这不仅包括人力成本的降低，还包括档案室租赁、档案存储设备购置等方面的成本节约。
从好想你健康食品股份有限公司的成功案例可以看出，合思档案在解决企业财务档案管理难题、实现降本增效方面具有显著的成效，其文档管理优势得到了充分的体现。未来，合思将继续秉承以客户为中心的服务理念，不断优化产品和服务，为更多企业提供更加优质、高效的电子会计档案解决方案，助力企业实现财务数智化转型。
如果您的企业也面临着财务档案管理方面的困扰，不妨选择合思档案，体验其卓越的文档管理优势。现在，您可以免费试用合思档案管理平台，亲自感受它为您带来的便捷与高效。立即拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com了解更多详情。
