在当今数字化时代，我国电子凭证改革正以迅猛之势推进，电子凭证全流程无纸化的新时代已然来临。在这一浪潮下，财务数智化成为企业实现可持续发展、提升竞争力的必然选择。合思，作为我国财务数智化服务与电子会计档案解决方案的领军供应商，凭借其创新的技术和卓越的解决方案，为众多企业解决了财务领域的诸多难题。其中，合思档案更是成为企业降本增效、提升财务管理水平的得力助手。本文将以好想你健康食品股份有限公司为例，深入剖析合思档案如何助力企业实现费用报销流程优化以及财务档案管理的数字化转型。
好想你：传统财务档案管理的困境
好想你健康食品股份有限公司，自1992年成立以来，凭借着对品质的执着追求和卓越的市场运营，于2011年成功在深交所中小板上市，成为红枣行业的一颗璀璨明星。如今，企业规模不断扩大，拥有1000 + 员工、400 + 全国门店数、18家归档主体，年凭证数高达3.6万 + 。然而，随着企业的快速发展，传统的财务档案管理模式逐渐暴露出诸多问题，成为企业进一步发展的绊脚石。
在费用报销流程方面，传统模式下的归档工作繁琐复杂。大量的纸质凭证需要人工整理、装订和存储，不仅耗费了大量的人力和时间，而且容易出现归档错误和遗漏的情况。同时，在查找凭证时，工作人员需要在堆积如山的档案中逐一查找，效率极低。这不仅影响了费用报销的及时性，也给企业的财务管理带来了极大的困扰。
此外，传统财务档案管理的成本居高不下。纸张、装订材料、存储空间等方面的费用不断增加，给企业带来了沉重的经济负担。而且，由于缺乏有效的管理手段，部分财务档案可能存在不合规的情况，这也给企业带来了潜在的风险。这些问题严重影响了企业的财务管理效率和合规性，使得好想你迫切需要一种更加高效、智能的财务档案管理解决方案来实现费用报销流程优化。
合思档案：精准破局的智慧方案
面对好想你健康食品股份有限公司在财务档案管理方面的诸多痛点，合思档案凭借其先进的技术和丰富的行业经验，为企业量身定制了一系列解决方案，助力企业实现费用报销流程优化。
– 打破数据壁垒 实现便捷联查
合思档案打破了传统财务数据之间的壁垒，实现了数据的同源共享。通过先进的技术手段，将企业的各类财务数据进行整合和关联，使得财务人员在进行费用报销和档案管理时能够实现一键联查。无论是凭证信息、报销记录还是相关的审批流程，都可以在一个平台上快速查询到，大大提高了工作效率。
例如，在费用报销过程中，财务人员可以通过合思档案系统快速查询到相关费用的凭证信息和审批记录，无需再在不同的系统和文件中来回查找。这不仅节省了时间，还减少了人为错误的发生，使得费用报销流程更加顺畅和高效。同时，这种便捷的联查功能也为企业的财务管理提供了更加准确和全面的数据支持，有助于企业做出更加科学的决策。
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自动组装档案 提升审计效率
合思档案的自动组装功能为企业的审计工作带来了极大的便利。在传统的审计过程中，审计人员需要花费大量的时间和精力对纸质档案进行整理和核对，效率低下。而合思档案系统可以自动对财务数据进行分类、整理和组装，生成符合审计要求的档案数据。
在内外审计过程中，审计人员可以以档案数据为标准，纸质数据为辅，大大提高了审计效率。同时，合思档案系统还提供了详细的审计轨迹和数据追溯功能，使得审计工作更加透明和可追溯。这不仅有助于企业及时发现和解决财务管理中存在的问题，也提高了企业的合规性和风险防范能力。 -
实物高效管理 精准定位档案
为了解决传统财务档案实物管理困难的问题，合思档案引入了虚拟档案库房和二维码技术。通过为每一份实物档案生成唯一的二维码，实现了电子档案与实物档案的精准匹配。
当查阅者需要查阅实物档案时，只需在合思档案系统中查询电子档案信息，系统即可自动定位实物档案的存放位置。这不仅提高了档案查阅的效率，还减少了实物档案的损坏和丢失风险。同时，虚拟档案库房的建立也为企业节省了大量的存储空间，降低了档案管理的成本。
显著成效：费用报销流程优化与企业价值提升
合思档案的解决方案为好想你健康食品股份有限公司带来了显著的成效，实现了费用报销流程优化和企业价值的提升。
在人工耗时方面，合思档案系统的应用使得费用报销和档案管理工作的人工耗时减少了90%。财务人员无需再花费大量的时间进行纸质凭证的整理和归档，而是可以将更多的精力放在数据分析和财务管理上。同时，总部在接收和管理档案方面的耗时也减少了80%，提高了总部对财务信息的处理效率。
在借阅管理方面，合思档案系统的便捷查询功能使得借阅管理的耗时减少了67%。员工可以快速查询到所需的档案信息，无需再等待管理人员的查找和借阅审批。这不仅提高了员工的工作效率，也提升了员工的满意度。
从成本角度来看，合思档案系统的应用预计每年可为企业减少综合成本20万元。通过节省纸张、装订材料和存储空间等方面的费用，以及提高工作效率带来的间接成本降低，企业的财务管理成本得到了有效控制。
通过合思档案系统的应用，好想你健康食品股份有限公司实现了财务档案管理的数字化转型，提升了财务管理的效率和合规性。费用报销流程得到了优化，财务数据的准确性和及时性得到了提高，为企业的发展提供了有力的支持。
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在财务数智化的浪潮下，越来越多的企业意识到了财务档案管理数字化转型的重要性。合思档案凭借其全面的解决方案和显著的成效，已经帮助众多企业解决了财务档案管理的难题，实现了费用报销流程优化和降本增效。
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