在2023年疫情退潮之后，企业的商旅业务如同久旱逢甘露，呈现出“井喷式”的增长态势。然而，这繁荣的背后，企业也面临着诸多棘手的痛点，如量价齐涨、成本控制压力大、效率低下以及管控困难等。合思，作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，敏锐地洞察到这些问题，推出了一系列全面的解决方案，其中电子存档系统更是亮点十足，助力企业实现降本增效、合规经营和低碳运营的目标。
行业痛点：商旅繁荣背后的隐忧
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量价齐升挑战成本底线
2023年1 – 7月，差旅消费市场热闹非凡，总体金额同比大幅上升220.11%，环比也有95.49%的显著增长。与此同时，飞机票、交通工具租赁费、宾馆住宿等价格也不甘示弱，分别同比上涨20.2%、5.0%、8.6%。尽管交易总量尚未恢复到2019年的峰值，但量价齐升的局面已让企业的成本控制面临巨大挑战。 -
成本高压凸显管控难题
企业人均商务消费金额一路攀升，且持续稳定在高位。2023年前7个月，环比上涨超过50%，超标订单量明显多于消费订单量。这不仅让企业的成本控制风险急剧增加，也凸显了在成本管控方面的困难重重。 -
效率低下阻碍企业发展
在费用管控的场景中，“发票、单据太多，人工处理太耗时”和“缺少自动控制系统，人工校验效率低”成为企业反馈的高频问题。多数企业尚未上线统一订票平台，员工自行订购的方式使得效率低下，进一步阻碍了企业的发展步伐。 -
管控乏力引发合规风险
企业的费用管控往往侧重于事后报销控制，事前管控严重不足。费用分析存在数据整合难、口径不统一等问题，订单超标管控压力大，发票合规风险突出。这一系列问题让企业在合规经营的道路上如履薄冰。
解决方案概述：合思打造财务数智化生态
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生态连接开启全新模式
合思凭借广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新，构建了一个全方位的财务数智化服务体系。电子存档系统作为其中的重要一环，与聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析等功能紧密结合，为企业提供一站式解决方案。 -
无需报销重塑消费流程
合思的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，无需报销的创新模式，让企业的消费流程更加高效、便捷。电子存档系统实现了消费数据的自动采集、入账和归档，减少了人工操作，提高了数据的准确性和安全性。
核心功能亮点：电子存档系统的卓越优势
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预算管控精准发力
在预算管控方面，电子存档系统发挥着重要作用。有42.75%的企业对商务消费事前申请单进行预算管控，26.63%的企业在合思平台下单时进行预算实占，34.63%的企业在报销环节实施预算控制或实占。通过电子存档系统，企业可以实时监控预算执行情况，确保费用支出在预算范围内。 -
消费标准自动把关
高达98.24%的企业开启了差旅消费标准自动控制功能，电子存档系统严格要求差旅消费标准并实现自动化管控。系统会自动校验消费数据，一旦发现超标情况，会及时提醒并进行拦截，有效避免了费用超标问题的发生。 -
精益消费策略降本增效
企业通过同性同住、提前预定等精益消费策略降低成本，部分企业尝试合思商城“合力省”，在降低商务消费成本的同时为员工争取福利。电子存档系统可以记录和分析这些消费策略的实施效果，为企业提供数据支持，帮助企业不断优化消费策略。 -
数智化工具提升效率
电子存档系统与数字化费控、电子档案系统深度融合，消除了不必要的作业，如单据免打印。企业倾向于费控 + 银企直联的一体化线上支付，系统自动生成记账凭证的企业占比持续上升。这些数智化工具的应用，大大提高了企业的支付环节效率，减少了人力成本。 -
深化分析挖掘数据价值
合思BI提供多维度分析，电子存档系统为其提供了丰富的数据支持。通过对消费数据的深入分析，帮助企业挖掘影响降本增效的深层因素，企业活跃率稳步上升。企业可以根据分析结果，做出更明智的决策，实现精细化管理。
用户收益：电子存档系统带来的全方位提升
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降本增效释放企业活力
通过精益消费策略、数智化工具应用等，电子存档系统降低了企业商务消费成本，提高了支付环节效率，减少了人力成本。企业可以将更多的资源投入到核心业务中，释放出更大的活力。 -
合规经营保障企业安全
加强预算管控、消费标准控制和发票合规检查，电子存档系统降低了企业合规风险。企业可以更加安心地经营，避免因合规问题带来的损失。 -
提升效率增强企业竞争力
自动化流程减少了人工处理时间，电子存档系统提高了费用管控、报销、核算等环节的效率。企业可以更快地响应市场变化，增强自身的竞争力。 -
数据洞察助力企业决策
通过合思BI的深化分析功能，电子存档系统为企业提供了更全面的数据洞察。企业可以更好地了解自身经营状况，做出更明智的决策，实现可持续发展。
典型场景：电子存档系统的实际应用
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企业差旅高效管理
在企业差旅场景中，员工出差订票、住宿、用餐、用车等都可以通过合思平台实现。电子存档系统可以实现预算管控、消费标准控制、自动报销等功能，提高差旅管理效率和员工体验。员工无需再为繁琐的报销流程烦恼，企业也可以更好地控制差旅成本。 -
费用报销轻松搞定
员工提交报销申请后，电子存档系统会自动校验费用标准、预算占用等信息。减少了人工审核工作量，提高了报销效率。员工可以更快地获得报销款项，企业的财务管理也更加规范。 -
财务核算精准高效
财务人员通过合思平台实现对账单自动拆分、发票绑定、凭证生成等操作。电子存档系统提高了财务核算的准确性和效率，减少了人为错误的发生。财务人员可以将更多的时间和精力投入到财务分析和决策支持中。
客户成功案例：电子存档系统的卓越成效
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L4级无需报销上市公司的变革
某L4级无需报销上市公司使用合思费控、合思商城等产品，电子存档系统实现了预算预占用、费用标准校验等核心功能。员工报销效率提升300%，财务人力成本降低50%。企业的财务管理水平得到了显著提升，为企业的发展提供了有力支持。 -
连锁经营上市公司的智慧之旅
某连锁经营上市公司通过合思商城与某TMC实现1 + 1 > 2的智慧商旅模式，电子存档系统为其提供了强大的数据支持。员工满意度达100%，财务部投诉率降低80%。企业的商旅管理更加智能化、人性化，提升了企业的整体形象。 -
企业数字化差旅的突破
某企业通过合思商城“合力省”政策，在员工满意度提高的情况下，电子存档系统记录了酒店单晚房费单价平均降低37.8元，月酒店GMV环比下降8.7%，超标订单数降低32%。企业实现了差旅成本的有效控制，同时提升了员工的满意度。 -
流程自动化的高效实践
某企业通过流程引擎实现差旅补贴自动化计算和送审，电子存档系统确保了数据的准确性和安全性。员工报销满意度提升78%，差旅补贴手工报销减少92%，会计审核时间节省71%。企业的流程自动化水平得到了显著提高，提高了工作效率和员工满意度。
合思凭借其先进的解决方案和丰富的成功案例，电子存档系统能够有效帮助企业解决费控及差旅管理中的诸多痛点，实现降本增效、合规经营和低碳运营。如果您的企业也面临着类似的问题，不妨免费试用合思的产品和服务，开启企业财务数智化转型之旅。
