在我国，电子凭证改革正以迅猛之势推进，全流程无纸化的电子凭证时代已然来临。在这样的大背景下，企业财务数智化转型成为了刻不容缓的任务。合思作为国内领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，其精心打造的合思档案——一款智能档案归档软件，为众多企业解决了财务档案管理的难题。接下来，就让我们以好想你健康食品股份有限公司为例，深入探寻智能档案归档软件如何助力企业实现降本增效。
红枣巨头的档案管理困境
好想你健康食品股份有限公司自1992年成立以来，一路砥砺前行。2011年，它成功在深交所中小板上市，成为红枣行业的一颗璀璨明星。该企业品牌价值高达154.21亿元，拥有1000多名员工、400多家全国门店以及18家归档主体。然而，在财务档案管理方面，这头红枣巨头却遭遇了重重困境。
首先是归档难题。财务人员在进行档案归档时，需要花费大量的时间去确认单据等的一致性。每一张单据都需要仔细核对，稍有不慎就可能出现错误。而且，在这个过程中，还容易出现档案遗失的情况。一旦档案遗失，后续的查找和补充工作将会耗费更多的精力和时间。
其次是查找效率低下。纸质档案的查找就像是在茫茫大海中捞针，需要耗费大量的时间和人力。财务人员往往需要在堆积如山的档案中翻找所需的文件，却常常无法实时调阅到想要的信息。这不仅影响了工作效率，还可能导致一些重要决策因为信息获取不及时而受到延误。
再者是管理成本高昂。大量的纸质档案管理对空间和人力都提出了巨大的要求。企业需要专门的档案室来存放这些档案，还要安排专人进行管理和维护。这无疑增加了企业的运营成本，使得有限的资源无法得到更有效的利用。
最后是合规性问题。传统的纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存和数据安全可用。随着电子凭证的普及，电子文件的合规性和安全性变得越来越重要。如果企业不能妥善管理电子档案，就可能面临合规风险，给企业带来不必要的损失。
智能档案归档软件的破局之策
面对好想你所面临的这些问题，合思的智能档案归档软件提供了全面而有效的解决方案。
- 打破数据壁垒 实现便捷联查
智能档案归档软件打破了数据之间的壁垒，实现了数据同源。它为财务人员提供了便捷的利用方式，只需一键联查，就能快速获取所需的信息。通过这种方式，大大提升了财务人员的工作效率，让他们能够更加轻松地完成档案管理工作。
在传统的档案管理模式下，财务人员需要在不同的系统和文件中查找相关信息，不仅效率低下，还容易出现错误。而智能档案归档软件将所有的数据整合在一起，实现了数据的集中管理和共享。财务人员只需在系统中输入关键词，就能快速定位到所需的档案信息，无需再在各个文件中苦苦寻找。
- 自动组装档案 提升审计效率
该软件还具备自动组装档案的功能，使得内外审计更加便捷。在审计过程中，以档案数据为标准，纸质数据为辅，大大提升了审计效率。
传统的审计方式需要审计人员花费大量的时间去核对纸质档案和电子数据，工作繁琐且容易出错。而智能档案归档软件能够自动将相关的档案数据进行组装，形成完整的审计文件。审计人员只需在系统中查看这些文件，就能快速了解企业的财务状况，大大缩短了审计周期，提高了审计的准确性和可靠性。
- 实物高效管理 精准定位档案
借助虚拟档案库房和二维码技术，智能档案归档软件实现了电子与实物的完美匹配。查阅者在查询电子档案时，就能快速定位到实物档案的位置。
在传统的档案管理中，实物档案的管理是一个难题。由于档案数量众多，存放位置不明确，查找实物档案往往需要花费大量的时间和精力。而智能档案归档软件通过为每一份实物档案贴上二维码，将其与电子档案进行关联。当查阅者在系统中查询电子档案时，系统会自动显示该档案的实物存放位置，让查阅者能够快速找到所需的实物档案。
智能档案归档软件带来的显著成效
合思的智能档案归档软件为好想你带来了显著的成果。
在人工耗时方面，减少了90%。原本需要大量人力和时间才能完成的档案归档和查找工作，现在通过智能档案归档软件，只需少量的人力和时间就能轻松完成。这不仅提高了工作效率，还为企业节省了大量的人力资源成本。
总部接收档案的管理耗时减少了80%。智能档案归档软件实现了档案的电子化传输和管理，总部可以实时接收和处理各分支机构的档案信息，无需再像以前那样等待纸质档案的邮寄和整理。这大大缩短了档案传递的时间，提高了总部的工作效率。
借阅管理的管理耗时减少了67%。通过智能档案归档软件，借阅者可以在系统中直接申请借阅档案，管理人员可以快速审批并提供借阅服务。同时，系统会自动记录档案的借阅和归还情况，方便管理人员进行管理和监督。这使得借阅管理更加便捷高效，减少了管理人员的工作量。
预计每年还能减少综合成本20万元。这包括了人力成本、存储空间成本、纸张成本等多个方面。通过使用智能档案归档软件，企业可以实现档案管理的数字化和智能化，减少了对纸质档案的依赖，从而降低了运营成本。
携手智能档案归档软件开启未来新篇
通过合思智能档案归档软件的实施，好想你在财务档案管理上取得了巨大的进步，实现了降本增效、合规经营。在未来，随着电子凭证数字化转型的进一步加快，智能档案归档软件将发挥更加重要的作用。
合思将继续发挥其技术优势，不断优化智能档案归档软件的功能和性能，为更多企业提供更优质的财务数智化服务。无论是大型企业还是中小企业，都能从智能档案归档软件中受益，实现有限资源的更有效利用。
如果您的企业也面临着财务档案管理难题，不妨选择合思的智能档案归档软件。它将帮助您的企业摆脱传统档案管理的困境，提升工作效率，降低成本，实现可持续发展。现在，您可以免费试用智能档案归档软件，亲身体验它的强大功能和便捷服务。立即拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com了解更多信息。
