在数字化浪潮的推动下，我国电子凭证改革正以前所未有的速度驶入快车道。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也开始启用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措标志着电子凭证开具端已基本实现数字化适配，电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的“最后一公里”即将全面打通，电子凭证数字化转型进一步加快，全流程无纸化时代已然来临。
合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，敏锐地捕捉到这一时代机遇，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。基于其在行业中的深度应用与丰富案例经验，合思精选各行各业优质“无纸化”实践企业案例，发布的《电子会计档案实践案例集》具有极高的参考价值和借鉴意义，为企业的报销合规管理提供了有力的支持。
传统纸质档案管理痛点剖析
在传统的纸质档案管理模式下，企业面临着诸多痛点问题，严重影响了报销合规管理的效率和质量。
好想你健康食品股份有限公司在财务归档时，需耗费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性。即便如此，档案遗失的情况仍难以避免。而且，纸质档案受时间和空间的限制，查找起来极为耗时，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。大量纸质档案的管理，对空间和人力的要求巨大，成本居高不下。同时，纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也难以确保数据的安全可用，难以满足现代企业报销合规管理的要求。
COMMUNE幻师同样面临着档案管理的难题。其档案耗材、打印、存储成本高昂，门店报销周期长达2个月。更为关键的是，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，严重影响了报销合规管理的效率。
云南菜品牌连锁经营企业也深受纸质档案管理之苦。纸质档案打印成本高，多地直营门店产生的大量收款回单和财务凭证需要打印后归档。档案存储成本也不容小觑，耗费了大量的档案盒、档案柜等资源。电子源文件无法得到有效保存，存在丢失、损毁等风险。此外，纸质档案资料查找困难，海量资料需要人工查找，耗时耗力，无法有效利用档案资源，给报销合规管理带来了极大的挑战。
金牌橱柜家居科技股份有限公司的会计档案散落于各系统，档案数据难以利用。财务人员需要逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架档案，流程繁琐。财务临时保管1年后，还需移交综合档案管理，由独立档案室存放纸质档案。每年进行实物稽查时，需要人工逐一翻查，效率低下，不利于报销合规管理的顺利开展。
合思档案整体解决方案策略
针对企业在传统纸质档案管理模式下面临的痛点问题，合思档案提出了一套全面的解决方案，为企业的报销合规管理提供了有力保障。
合思档案实现了全流程的合规化、自动化和数字化。它具备开放式接口互联和自主采集功能，能够大文件自动切割和数电票自动化解析。通过智能关联和自动组装，确保档案的准确性和完整性。同时，进行四性检测、业务检测和自定义版式文件，保证档案符合相关标准。在权限管控方面，精准权限管控和档案目录灵活扩展，结合水印管理和符合国标要求的档号，确保档案的安全性。此外，多维检索和一站式预览功能，方便用户快速查找档案；在线借阅和异构系统联查，提高了档案的利用效率；实物混序归档和可视化盘点档案数据，实现了档案的高效管理。
基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，合思为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务，全面提升企业的报销合规管理水平。
合思档案核心模块揭秘
合思档案的功能蓝图丰富而强大，为企业的报销合规管理提供了坚实的技术支持。
它实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装，大大提高了档案管理的效率。电子会计档案全生命周期管理涵盖了采集、制、管、用四个环节。在智能采集方面，借助外部生态（如OCR识别、RPA技术等）和内部系统（如EAI插件、API接口等），确保档案信息的准确采集。预归档服务包括集成服务、规则引擎、元数据服务等，为档案的规范管理奠定基础。基础管理涵盖档案存储、检索、借阅、销毁等环节，保障档案的安全和有效利用。档案服务则包括辅助审计、项目管理、统计分析等，为企业的决策提供有力支持。
业务层涵盖了内部产生的记账凭证、报销单据、审批单据、会计账簿、会计报表等，以及外部接收的银行回单、OA系统、CRM、SRM等。核算系统包括财务系统、资金系统、销售订单、进项发票、销项发票、财政票据等。应用层包括辅助审计、证据方案库、审计抽凭、穿行测试、单证备案、项目管理等，全方位满足企业报销合规管理的需求。
合思档案竞争优势凸显
与其他同类产品相比，合思档案具有显著的竞争优势，为企业的报销合规管理提供了更可靠的选择。
合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币。秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。强大的研发实力和广泛的服务网络，确保了合思能够为客户提供优质的产品和服务。
合思档案的成长历程丰富而辉煌。2017年，电子会计档案平台“易会档”产品诞生；2020年，全面面向市场，响应国家政策，开始帮助企业完成电子发票报销、入账、归档试点工作（第一批）；2021年，以政策为导向，聚焦财务档案助力9个省份试点企业电子发票报销、入账、归档试点验收通过；2022年，推出全新“单套制”解决方案；2023年，升级为「合思档案」，深耕企业“单套制”落地最佳实践；2024年，电子凭证中心上线全面支持9类电子凭证在企业中闭环管理。丰富的经验和不断创新的产品，使合思档案在报销合规管理领域具有独特的优势。
合思档案成功案例展示
众多企业使用合思档案后，取得了显著的实际应用效果，充分证明了其在报销合规管理方面的强大能力。
好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计每年可减少综合成本20万元。这不仅提高了工作效率，还降低了成本，为企业的报销合规管理带来了实质性的改善。
COMMUNE幻师通过上线电子会计档案管理系统，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。这一显著成效表明，合思档案能够有效解决企业在档案管理和报销流程中的难题，提升报销合规管理水平。
云南菜品牌连锁经营企业使用合思档案后，记账凭证、收支两端回单、电子发票全量不打印，线下只保留纸质发票及其粘贴单。财务档案利用更加便捷，多维检索能力满足了多场景查询需求，系统内可视化管理档案数据一目了然。业财融合提升了80%，节省打印、存储等总体成本30万/年，财务提效90%。合思档案为企业的报销合规管理带来了全方位的提升。
金牌橱柜家居科技股份有限公司使用合思档案后，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万 + /年，档案合规性达到100%。这充分体现了合思档案在提高档案管理效率和确保报销合规性方面的卓越表现。
合思服务体系保驾护航
合思秉承以客户为中心的服务理念，为企业的报销合规管理提供了全方位的服务支持。
分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，强大的研发团队不断推动产品的创新和升级。在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，确保能够及时响应客户的需求。
为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务，帮助企业实现报销合规管理的数字化转型。
合思档案意义总结与CTA
合思档案在推动企业财务数智化转型、解决电子凭证管理难题方面发挥着重要作用。它有助于推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面，帮助企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥更有效的作用。
截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。如果您也想提升企业的报销合规管理水平，不妨免费试用合思档案，开启财务数智化转型之旅。
