自 2022 年底疫情的阴霾逐渐退去，企业的差旅业务迎来了新的生机。2023 年 1 – 7 月，飞机、酒店、火车、用车、用餐等与业务出差报销紧密相关的企业差旅业务呈现出“井喷式”增长。订单量的激增虽展现出企业活力的复苏，但背后也隐藏着诸多挑战。机票、交通工具租赁、酒店住宿等价格明显上涨，尽管交易总量尚未恢复到 2019 年疫情前的峰值，但企业在业务拓展和成本控制之间的纠结愈发凸显，降本增效的压力前所未有。
在这样的背景下，绝大多数企业并没有选择“躺平”，而是积极探寻更多降本增效的工具和方法。成本控制方式变得更加精细，数字化手段成为企业的必然选择。在业务出差报销这个关键环节，企业究竟面临哪些问题，又该如何解决呢？
高端制造企业差旅痛点大揭秘
我们先来看一家高端制造行业的上市公司。这家企业规模庞大，拥有 3000 + 员工和 10 + 子公司。在业务出差报销方面，员工的体验感极差。报销流程漫长，需要在多个系统中操作，而且不支持移动端，员工只能个人垫资，还得填写纸质借款申请，报销时效长达 2 个月。这样的流程让员工怨声载道，极大地影响了工作积极性。
对于企业的财务部门来说，也面临着诸多难题。大量的时间被低价值的工作占据，如手工做账、手动验真查重、超标核对等，工作效率低下。而企业老板更是无法实时掌握业务数据，只能依靠人工统计分析，这导致费用居高不下，管理决策缺乏数据基础，企业的经营风险也随之增加。
连锁经营企业差旅困境剖析
另一家连锁经营的上市公司同样在业务出差报销上遭遇困境。该企业有 5000 + 员工、近 400 家门店，月均差旅 GMV50 万 + 。由于连锁经营模式，企业的差旅需求十分旺盛。然而，原 TMC 对接供应商有限，经常出现旺季订不到酒店、酒店价格超差标等情况，偏远地区的服务酒店也未覆盖，员工不得不自己垫资，这给员工带来了很大的经济压力。
高端制造企业解决方案：数字化赋能精细管控
针对高端制造上市公司的问题，我们提供了一套全面的解决方案。核心功能包括预算预占用、费用标准校验、行程重叠校验、订单占预算、差标校验、对账结算中心、统一结算、统一开票、自动生成凭证、合思 BI·差旅分析等。我们运用合思费控、合思商城、ERP 互联、银企直连等产品，为企业打造了一个数字化的业务出差报销体系。
员工可以通过移动端进行申请，在合思商城消费无需垫资开票，而且供应商覆盖面广，为员工提供了更多的选择。财务部门月底只需进行 1 次对账，入账实现自动化操作，大大节省了时间和人力成本。同时，多种差旅数据分析看板有助于企业洞察差旅行为，从而优化差旅标准、节省成本。
连锁经营企业解决方案：资源互补智慧差旅
对于连锁经营上市公司，合思商城无需更换 TMC 供应商，无缝接入实现了 1 + 1 > 2 的资源互补智慧差旅模式。合思商城覆盖国内 2000 + 县市区，拥有 170 万 + 酒店资源，与各大酒店集团线上直连，有效解决了旺季酒店资源紧张、偏远地区出行的问题。接入国内 40 + 航司，多个供应商同屏比价，为员工推荐同时时间段内更低价的方案，为企业节省出差成本。
合思商城 + TMC 商旅双平台接入，员工可根据消费标准、体验、价格等各个方面选择更适合自己的供应商下单，营造了开放共赢的企业文化。此外，合思商城“合力省”为企业提供了不需要额外投入成本的福利政策。签约后，合思商城赠送与产品费同额的消费抵扣券，50%用于员工差旅激励。员工选择低价酒店、低价机票，可根据比例折合成奖励金，获得 10 元 – 100 元不等的消费红包。
流程自动化：灵活配置差旅补贴规则
我们还通过流程自动化，为企业提供了更加灵活的差旅补贴计算方式。通过工作流的可视化计算规则配置，企业可以自由定义不同差旅场景下的补贴计算规则；通过工作流的可视化活动编排，自定义差旅补贴计算的时点、条件，并可设置补贴申请单是否直接送审。
高端制造企业成果显著
实施解决方案后，高端制造上市公司取得了显著的成果。员工报销效率提升了 300%，财务人力成本降低了 50%。该企业评价与我们合作真正实现了“有求必应、一拍即合”。面对复杂的需求，我们可以第一时间解决，不会因为事情复杂而放弃，做到“有求必应”。在工作方法及管理理念上，双方团队能产生共鸣，实现“一拍即合”。
连锁经营企业成效斐然
连锁经营上市公司也收获颇丰。财务部投诉率降低了 80%，员工满意度达到 100%。员工表示合思商城上线后，订购有更多选择、更灵活；财务部称现在合思商城 + TMC 资源互补，员工的选择权更多，省去了很多解释、处理投诉的时间，且合思商城对账单是按照成本中心自动拆分的，对账效率也有了一定提升。
合思商城“合力省”效果突出
合思商城“合力省”政策成效显著。酒店单晚房费单价平均降低 37.8 元，月酒店 GMV 环比下降 8.7%，超标订单数降低 32%。员工表示出差动力满满，节省下来的钱可以自己定外卖、下午茶，平时出行打车也可以使用；财务称终于听不到员工跑来抱怨差标过低了，公司成本没有增加，而是用另一种方式让员工主动节约，是非常高明的经营手段。
流程自动化提升满意度
流程自动化实现后，员工报销满意度提升 78%，差旅补贴手工报销减少 92%，会计审核时间节省 71%。员工称现在出差结束后，大多数情况系统都可以自动生成差旅补贴单，并送审财务审批，太省事儿了；财务称系统自动计算、送审的差旅补贴报销单，有效规避了之前员工有意或无意的虚填、错填，并自动推送订单消费详情，财务审批时现在已经非常快。
降本增效是企业经营永恒的命题。在当前复杂多变的内外部环境下，企业需向“数”而生，通过构建适合自身的数字化聚合消费平台、费控系统、电子档案系统，借助数字化技术优化内部流程、提高自动化作业占比，才能提高组织内各职能的活力和免疫力。
随着人工智能、大数据、区块链等新兴技术逐渐成熟，企业聚合消费和费用管控会更倾向于使用此类技术来增强企业对经营环境的敏捷适应性，并持续提高经营质量、业务及管控效率。面对未来持续的降本增效压力，以及低碳发展这一政策强驱动的长期趋势，企业经营高效、可持续发展的出路在于通过数字技术来优化内部流程、提高自动化和智能化作业占比，并通过数据挖掘提供赋能，同时增加员工参与度。
如果您的企业也在业务出差报销方面面临诸多难题，不妨免费试用我们的敏捷财务收支管理平台。关注合思，寻求适合自身的差旅及费控解决方案，联系电话 400 – 999 – 8293 ，网址 www.hosecloud.com 。
