在当今竞争激烈的商业环境中，企业的数字化转型已成为提升竞争力的关键。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的先驱者，在财务数字化转型的道路上积极探索，尤其是在差旅发票管理方面，经历了从困境到破局的精彩历程。
北京动力源科技股份有限公司成立于1995年，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目。2022年3月，动力源更是入选北京市专精特新“小巨人”企业。然而，随着企业的发展，动力源在财务数字化转型和业财融合方面的需求日益迫切。早在2011年，动力源就开启了财务数字化转型和业财融合的征程，踏上了漫长的系统自研之路。
转型前的困境：差旅发票管理难题重重
动力源在财务数字化转型前，为了提升财务管理效率，先后自建了费控系统、采购管理系统、销售管理系统、生产制造管理系统，并基于OA系统开发了报销系统。但理想很丰满，现实很骨感，整体流程依然复杂，系统壁垒高，与预期效果差距较大。
在差旅发票管理方面，多系统操作体验差、手工录入合规难的问题十分突出。员工申请单需要在各系统间频繁切换提交，这不仅浪费了大量时间，还增加了操作的复杂性。而报销数据需要财务手工录入系统，发票验真、查重也只能手工进行，这就导致假票、错票、重票情况难以避免。差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了财务人员大量的时间和精力。
同时，系统割裂、数据分散、信息滞后的问题也严重影响了差旅发票管理的效率。同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动，财务制度难以落地。数据报表依赖手工统计，耗时费力，管理者无法实时掌握数据信息，也就无法对业务运营及时纠偏。
另外，动力源业务覆盖面广、报销模式复杂，主营通讯基站建设，业务人员高频深入全国各乡镇开展项目。差旅报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作繁琐，不同类型费用支付方式也不同，这进一步加大了差旅发票管理的难度。
合思方案：差旅发票管理的破局之钥
面对动力源在差旅发票管理等方面的困境，合思为其提供了一套全面的解决方案，即合思费控 + 合思商城 + 合思BI + 开放平台的组合。
在系统对接方面，合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步；将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步，实现订单支出成本的实时归集和统计。这样一来，数据在不同系统间实现了顺畅流通，为差旅发票管理提供了坚实的数据基础。
在差旅流程方面，合思推出了无需报销的颠覆性模式，重塑了商旅出行流程。业务人员因公消费免垫资、免开票，幸福感大幅提升。消费受申请单和差标管控，确保了消费即合规。财务统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这一系列自动化操作，极大地提高了差旅发票管理的效率和准确性。
此外，合思系统连接能力强，采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持标准化方式对接第三方系统，从而打破了数据流转壁垒。在实际应用中，待审批信息自动同步各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率，为差旅发票管理提供了强大的技术支持。
方案实施：差旅发票管理变革的步步推进
合思团队与动力源密切合作，逐步推进系统集成工作。从人员信息、订单数据等的同步入手，确保系统间的数据准确对接，为差旅发票管理的变革奠定基础。
针对动力源的业务特点和需求，合思对合思费控系统进行了个性化配置。考虑到动力源复杂的报销模式和管理要求，系统进行了精细调整，确保能够满足各种差旅发票管理场景的需求。
为了让动力源的员工能够熟练使用合思系统，合思对员工进行了全面培训。培训内容包括系统的操作流程和功能介绍，帮助员工快速熟悉系统，提高使用效率，从而更好地进行差旅发票管理。
转型成果：差旅发票管理的显著提升
动力源实施合思解决方案后，在差旅发票管理等方面取得了显著的成果与效益。
多系统集成，数据互通，操作体验全面革新。员工报销周期缩短了3周，效率提升了300%，会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。这意味着在差旅发票管理过程中，员工和财务人员都能够更加高效地完成工作，节省了大量的时间和精力。
员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。员工因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，这不仅提高了员工的满意度，也进一步规范了差旅发票管理。
财务审批有了更充分的依据，费控更合规，结算更统一。财务人员无需将时间花费在发票校验真伪、认证、审计等繁琐流程上，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，财务人员能够节省更多精力做更有价值的工作，如财务分析和决策支持等，从而提升了差旅发票管理的质量。
管理实现了事前预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控，管理者能够实时了解企业经营数据，随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息。通过综合分析报表，管理者可以及时发现问题，对业务运行进行高效、及时、准确的决策，彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式，为差旅发票管理提供了有力的决策支持。
客户评价与行动号召
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示：“面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来我们还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。”这充分体现了动力源对合思解决方案的认可和信赖。
如果您的企业也面临着类似的财务数字化难题，尤其是在差旅发票管理方面存在困扰，不妨选择合思。我们将为您提供专业、高效的解决方案，助力企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。现在就可以免费试用我们的系统，开启企业财务数字化转型的新征程。
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