数电票时代，合思档案助力企业高效业务出差报销与财务档案管理

在数电票的浪潮席卷而来之际，企业的财务档案管理正面临着前所未有的挑战与变革。相关政策明确规划，到2025年要完成数电票的全覆盖，这意味着企业必须直面财务档案管理的新挑战。数电票有着严格的存档要求，需要经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。这一切都表明，企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理需求。

在纸电混合的时代，企业不同角色在财务档案管理方面都有着各自的痛点。对于企业高管来说，纸质档案管理成本巨大，不仅储存占地，而且档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析和利用。财务人员则被大量的档案数据所困扰，整理工作耗费大量时间，需要手动逐一匹配、核对确认，工作枯燥繁复。而业务人员在业务出差报销时，流程更是繁琐，出差、招待后，报销的纸质票据留存再上交，耗费了大量的时间和精力。此外，纸质凭证输出的耗材成本高，档案室、档案柜等存储空间需求大；手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用；电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，还可能因不可抗力导致纸质档案损坏。

面对这些痛点，合思档案解决方案应运而生，为企业提供了全方位的财务档案管理支持，尤其是在业务出差报销方面，能极大地简化流程，提高效率。

精准施策：合思档案为不同角色定制解决方案

• 高管决策智囊：助力企业数智化转型
  对于CEO/高管而言，合思档案就像是一位得力的决策智囊。它能够沉淀数据资产，保障企业的合规管理。在业务出差报销等日常运营中产生的大量财务数据，都能被合思档案有效整合，提升企业财务档案的利用效率，挖掘财务档案数据的价值。这有助于企业决策的数智化，提升财务服务效率，在数字化转型的浪潮中打响决胜之战。同时，借助数字化手段，合思档案能够节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现企业的绿色低碳运营。在业务出差报销方面，相关数据能及时准确地被记录和分析，为企业的费用管控提供有力支持。

• 财务效率利器：告别繁琐重复工作
  对于归档员/财务人员，合思档案是提高工作效率的利器。在业务出差报销过程中，涉及大量的票据和数据，合思档案能让这些档案数据同源，实现数据全流程的透明流转，便于监控和分析。财务人员可以轻松完成档案管理，告别重复低价值的工作，提高档案利用效率。再也不用为了业务出差报销的纸质票据整理和核对而烦恼，一切都变得更加高效和便捷。

• 审计便捷助手：实现审计在线化
  对于外部审计人员，合思档案提供了极大的便利。在企业进行业务出差报销等财务活动的审计时，审计人员无需进入档案室，合思档案可实现审计的在线化、可溯源。审计人员可以一键查询借阅档案，权限也能一键下放/回收，财务人员无需与审计人员重复沟通、补充审计资料，大大提高了审计效率。

功能大观：合思档案的强大功能体系

• 全生命周期管理：无缝衔接财务档案流程
  合思档案具备电子会计档案全生命周期管理功能。在业务出差报销场景中，它能通过智能采集，外部生态通过规则引擎、业务映射等，内部通过EAI插件、API接口等，将相关的发票、单据等数据及时准确地采集进来。然后进行预归档服务，包括自动归档、业务检测等，确保数据的准确性和完整性。基础管理方面，档号管理、账套管理等功能让档案管理更加规范有序。档案服务则提供身份调查、全文检索等，方便用户快速查找业务出差报销相关的档案信息。

• 统计分析洞察：挖掘数据背后价值
  合思档案的统计分析功能也十分强大。它可以进行进销项统计、资金统计、成本分析、电实趋势分析等。在业务出差报销方面，通过这些统计分析，企业可以清晰地了解出差费用的支出情况，分析成本结构，为企业的费用控制和预算管理提供有力的数据支持。

• 应用层服务支持：满足多样化审计需求
  应用层功能方面，合思档案提供辅助审计、证据方案库、审计抽凭、穿行测试、单证备案、项目管理等服务。在业务出差报销的审计过程中，这些服务能够帮助审计人员更全面、深入地审查相关业务，确保报销的合规性和准确性。

核心亮点：合思档案的独特优势

• 便捷调阅新体验：打破空间限制
  合思档案具有便捷调阅不打印、混序归集免组装的特点。在业务出差报销后，相关人员可以打破物理空间限制，在线自由调阅档案。它预置规则引擎，能自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案的完整性，同时可以自由穿透档案链。通过关键词检索，能够快速定位业务出差报销相关的档案，提升检索效率、降低查询难度。此外，它融合了“混序归档”“分类归档”等功能，为企业提供不同阶段的电子会计档案管理方案，实现档案合规不打印，助力双碳目标落地。

• 大数据解决方案：高效处理海量数据
  合思档案的大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据能实现秒级查询。在业务出差报销涉及大量数据的情况下，它能深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值。

• 档案扩展解决方案：灵活应对多样需求
  合思档案的档案扩展解决方案具有可灵活扩展的业务模型，能多途径自动化归集各类介质档案。生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。无论是业务出差报销的纸质票据还是电子发票，都能被有效管理。

价值体现：合思档案为企业带来的显著效益

• 降本增效显成效：节约成本提升效率
  合思档案能为企业带来显著的降本增效效果。在业务出差报销方面，它能彻底告别传统手工归档，档案不打印，节约纸张成本70%，节约整理成本75%，检索效率提升90%，管理合规性达100%。企业可以更有效地“收紧钱袋子”，将资源投入到更有价值的业务中。

• 业财链路拉通：补足信息化建设空白
  电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，合思档案补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路。在业务出差报销流程中，各个环节的数据能够实现无缝对接和共享，提高了企业的整体运营效率。

• 数据价值挖掘：让数据“活起来”
  合思档案能让数据“活起来”，从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值。在业务出差报销数据分析的基础上，企业可以做出更合理的决策，优化出差费用的管理和预算安排。

• 资源重组优化：实现企业效益最大化
  合思档案实现了前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升。在业务出差报销过程中，各个部门之间的协作更加顺畅，资源得到更合理的配置，实现了企业效益的最大化。

典型场景：合思档案的广泛应用

• 日常运营管理：应收尽收精准归档
  在企业的日常运营中，涉及到发票、单据、凭证、账簿、报表等财务档案的管理。合思档案可实现应收尽收，自动匹配、归档。业务出差报销产生的各类票据和数据都能被准确地纳入档案管理体系，确保档案的完整性和准确性。

• 外部审计支持：在线调阅高效便捷
  企业进行外部审计时，审计人员可通过合思档案实现审计不进档案室，在线调阅档案，一键查询借阅，权限一键下放/回收。在业务出差报销的审计过程中，这种便捷的方式大大提高了审计效率。

• 费用报销简化：线上提交便捷高效
  企业员工业务出差报销时，可通过合思档案实现线上提交报销单据，无需纸质票据留存再上交，流程更便捷。员工只需在系统中上传相关票据和信息，后续的审核和归档工作都由合思档案自动完成。

• 档案移交管控：全流程线上化追溯
  企业进行档案移交、鉴定、销毁时，合思档案可实现全流程线上化管控，过程监控，结果可追溯。业务出差报销相关的档案在各个环节都能得到有效的管理和监督。

成功案例：合思档案的实践验证

• 海量单据企业的管理变革
  某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化、借阅管理信息化。在业务出差报销方面，也取得了显著成效，如凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次，以某月入库数据为例，数据加载30s，关联匹配15min。

• 集团型企业的流程优化
  某集团型企业档案管理流程复杂，人工环节多，凭证附件标准/会计档案管理制度不统一。合思档案提供单套制管理方案，实现安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地。在业务出差报销管理上，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。

• 低效档案企业的转型提升
  某企业档案管理现状低效，会计档案散落各系统，数据未有效整理利用。合思档案提供数据集成、业务检测、跨系统调阅方案，实现统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理。在业务出差报销方面，预估节省总体成本30W+/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

市场定位与差异化优势：合思档案的独特竞争力

合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000 +企业客户，获得福布斯中国科技50强等荣誉，通过SOC1、SOC2安全认证、信息安全等级保护三级认证。合思自主研发工具包，拥有更加强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能更好地适应数电票管理要求的特殊性。合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，满足企业不同场景下的档案管理需求，广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收，尤其在业务出差报销管理方面表现出色。

合思档案能助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案将持续为企业提供优质的解决方案。

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