在企业的发展进程中，财务档案管理犹如一座坚实的基石，支撑着企业的稳健运营。然而，传统的财务档案管理方式常常面临诸多挑战，如何实现高效、精准、便捷的管理成为众多企业亟待解决的问题。今天，我们以好想你健康食品股份有限公司为例，一同探寻合思的财务电子档案管理系统如何为企业排忧解难。
好想你健康食品股份有限公司，自1992年成立以来，历经多年的深耕细作，于2011年成功在深交所中小板上市，成为红枣行业的一颗璀璨明星。其品牌价值高达154.21亿元，拥有1000 + 员工、400 + 全国门店、18家归档主体、2W + 零售网点，年凭证数更是达到3.6W + 。如此庞大的业务规模，使得好想你在财务档案管理方面承受着巨大的压力。而合思，作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其推出的全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的财务电子档案管理系统——合思档案，为好想你带来了新的转机。
好想你财务档案管理困局
- 业务繁杂管理难
好想你业务的广泛性和复杂性，导致财务档案数量庞大且种类繁多。在财务归档过程中，工作人员需要花费大量时间仔细确认单据、发票、回单和凭证的一致性。即便如此，档案遗失的情况仍难以避免，这不仅影响了财务工作的准确性，还增加了后续审计和查询的难度。 - 时空限制效率低
纸质档案的管理受限于时间和空间。查找一份档案往往需要耗费大量时间，工作人员在堆积如山的档案中苦苦寻觅，却难以实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。这不仅降低了工作效率，还在一定程度上影响了企业的决策速度。 - 成本高昂负担重
大量纸质档案的管理，对空间和人力的要求极高。企业需要租赁专门的仓库来存放档案，同时还需要安排专人进行管理和维护，这无疑增加了企业的运营成本。
合思解决方案亮剑
- 数据同源便捷联查
合思的财务电子档案管理系统打破了数据壁垒，实现了数据同源。财务人员可以通过系统一键联查相关的单据、发票、回单和凭证，无需再在众多纸质档案中逐一查找，大大提升了工作效率。这就好比为财务人员配备了一个智能助手，能够快速准确地提供所需信息。 - 自动组装审计提速
在审计方面，合思的系统实现了自动组装功能。内外审计以档案数据为标准，纸质数据为辅，减少了审计人员的工作量，提升了审计效率。系统能够自动对财务数据进行分类和整理，生成清晰的审计报告，让审计工作更加便捷高效。 - 实物管理精准匹配
借助虚拟档案库房和二维码技术，合思实现了电子档案与实物档案的精准匹配。查阅者只需在系统中查询电子档案，即可快速定位实物档案的位置，大大提高了档案查阅的效率。同时，虚拟档案库房的建立也节省了大量的存储空间，降低了企业的成本。
方案落地步步为营
- 数据整合破孤岛
合思利用自身强大的财务电子档案管理系统，首先对好想你现有的财务档案数据进行整合。通过先进的技术手段，打破了数据之间的孤岛，将分散在各个部门和系统中的财务数据集中起来，为后续的处理和分析提供了坚实的基础。 - 分类处理保有序
在数据整合的基础上，合思按照预设规则对收集到的数据进行分类和处理。系统会根据数据的类型、时间、来源等因素进行自动分类，确保信息的有序性和可追溯性。这不仅方便了财务人员的日常管理，也为企业的决策提供了有力的支持。 - 虚拟库房配实物
合思为好想你建立了虚拟档案库房，并为每一份实物档案赋予了唯一的二维码。通过扫描二维码，系统能够实时更新实物档案的状态和位置信息，实现电子与实物的精准匹配。这样一来，企业在管理实物档案时更加便捷高效，同时也降低了档案遗失和损坏的风险。
成果效益显著彰显
- 人工耗时大缩减
实施合思的财务电子档案管理系统后，好想你减少了90%的人工耗时。财务人员无需再花费大量时间进行档案的整理和查找，工作效率得到了极大的提升。他们可以将更多的时间和精力投入到财务分析和决策支持等核心工作中，为企业的发展提供更有价值的建议。 - 管理流程再优化
总部在接收和管理档案方面减少了80%的管理耗时。通过系统的自动化处理和实时监控，总部能够及时掌握各分支机构的财务档案情况，优化了管理流程，提高了管理的透明度和效率。 - 借阅管理更便捷
在档案借阅方面，减少了67%的管理耗时。员工可以通过系统在线申请借阅档案，审批流程更加便捷，借阅记录也更加清晰。这使得档案借阅更加高效，为企业的日常运营提供了有力的支持。 - 降本增效见真章
预计好想你每年可减少综合成本20万元。通过节省存储空间、降低人力成本和提高工作效率，合思的解决方案为企业实现了降本增效的目标，让企业在激烈的市场竞争中更具优势。
好想你盛赞合思方案
好想你公司对合思的解决方案给予了高度评价：“合思的财务电子档案管理系统极大地改善了我们的财务档案管理状况，不仅提高了工作效率，还降低了成本，让我们能够更加专注于业务发展。”这充分体现了合思方案的有效性和实用性，也为其他企业提供了宝贵的借鉴经验。
行动号召开启转型
合思成立以来已累计融资超15亿元人民币，在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，具有强大的实力和广泛的服务网络。截至目前，7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的效益。
如果您的企业也面临财务档案管理难题，不妨选择合思的财务电子档案管理系统，开启财务数智化转型之旅。现在，您可以免费试用合思的系统，亲身感受其带来的便捷和高效。让合思与您携手共进，共创企业发展的美好未来！
