在当今数字化浪潮席卷的时代，财务数智化已成为企业提升竞争力的关键因素。北京合思信息技术有限公司（简称“合思”，原易快报），自2014年创立以来，一直致力于为企事业单位提供财务数智化产品和服务。作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，合思凭借其敏捷的财务收支管理平台，助力企业挖掘更多净利润。同时，合思推出的全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案，更是为企业的财务档案管理带来了全新的解决方案。
今天，我们将围绕合思与好想你健康食品股份有限公司的合作案例，深入探讨合思智能归档平台如何帮助企业解决财务档案管理难题，实现降本增效。好想你健康食品股份有限公司成立于1992年，于2011年在深交所中小板上市，成为红枣行业的上市公司，拥有154.21亿元的品牌价值，1000 + 员工，400 + 全国门店数，18家归档主体，2W + 零售网点，3.6W + 年凭证数，500 + 企业人数。这样一家规模庞大的企业，在财务档案管理方面面临着诸多挑战，而合思智能归档平台的出现，为其带来了转机。
好想你档案管理困境待解
在企业的日常运营中，财务档案管理是一项至关重要的工作。然而，对于好想你来说，传统的纸质档案管理方式却成为了制约其发展的瓶颈。
首先是归档难题。在财务归档时，工作人员需要花费大量的时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性。每一张单据都需要仔细核对，确保其与相应的凭证准确匹配。这一过程不仅繁琐，而且容易出错，档案遗失的情况也难以避免。大量的纸质档案需要人工逐一整理和归档，使得财务人员的工作效率低下，耗费了大量的人力和时间成本。
其次是查找不便。纸质档案受限于时间和空间的限制，查找起来十分困难。当需要查阅某一份档案时，工作人员往往需要在堆积如山的档案中逐一寻找，耗费大量的时间和精力。而且，纸质档案无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找，这在一定程度上影响了企业的决策效率和工作进度。
最后是成本高昂。大量的纸质档案管理需要占用大量的空间，企业需要为档案存储租赁专门的仓库，增加了空间成本。同时，纸质档案的管理需要投入大量的人力，包括档案的整理、归档、保管和查阅等工作，人力成本也不容小觑。此外，纸质档案的保存还需要考虑防潮、防火、防虫等因素，进一步增加了管理成本。
合思智能归档破局之道
面对好想你在财务档案管理方面的困境，合思凭借其先进的智能归档平台，为其提供了全面的解决方案。
打破壁垒数据同源。合思智能归档平台实现了数据的同源性，为财务人员提供了便捷的利用方式。通过一键联查功能，财务人员可以快速查询到相关的单据、发票、回单和凭证，有效提升了工作效率。在传统的档案管理方式下，财务人员需要在不同的系统和文件中查找相关信息，不仅浪费时间，而且容易出错。而合思智能归档平台将所有的财务数据整合在一起，实现了数据的互联互通，让财务人员可以更加高效地完成工作。
自动组装审计便捷。在内外审计过程中，合思智能归档平台以档案数据为标准，纸质数据为辅，大大提升了审计效率。平台可以自动组装相关的档案数据，生成审计所需的报表和文件，减少了人工操作的工作量。同时，平台还可以对档案数据进行实时监控和分析，及时发现潜在的风险和问题，为企业的合规经营提供有力保障。
实物高效管理。合思智能归档平台借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子与实物的完美匹配。每一份纸质档案都对应着一个唯一的二维码，查阅者可以通过扫描二维码快速定位实物档案的位置。在传统的档案管理方式下，查找实物档案需要耗费大量的时间和精力，而合思智能归档平台的这一功能，使得实物档案的管理更加高效、便捷。
方案落地步步为营
为了确保合思智能归档平台能够在好想你顺利实施，合思团队采取了一系列严谨的步骤。
首先，合思团队对好想你公司的财务档案管理流程进行了全面的调研和分析。通过与好想你公司的财务人员进行深入沟通，了解他们在实际工作中遇到的痛点和需求。同时，对好想你公司现有的档案管理系统和流程进行了详细的评估，为后续的解决方案制定提供了有力的依据。
根据调研结果，合思团队为好想你定制开发了电子会计档案管理系统。在开发过程中，充分考虑了好想你公司的业务特点和需求，确保系统的功能和操作符合企业的实际情况。同时，对系统进行了严格的测试，确保其稳定性和可靠性。
在系统开发完成后，合思团队对好想你公司的相关财务人员进行了系统操作培训。通过现场培训和线上教程相结合的方式，让财务人员熟悉系统的功能和操作流程。同时，为财务人员提供了技术支持和咨询服务，确保他们在使用过程中遇到问题能够及时得到解决。
在系统上线后，合思团队提供了持续的技术支持和维护。定期对系统进行检查和优化，确保其稳定运行。同时，及时处理系统中出现的问题和故障，保障企业的正常运营。
成效显著降本增效
通过合思智能归档平台的实施，好想你在财务档案管理方面取得了显著的成果。
在人工耗时方面，减少了90%。以前，财务人员需要花费大量的时间来进行档案的整理、归档和查找工作，而现在，通过合思智能归档平台的自动化功能，这些工作可以在短时间内完成，大大提高了工作效率。
总部接收管理耗时减少了80%。在传统的档案管理方式下，总部需要花费大量的时间来接收和审核各部门的档案资料，而现在，通过合思智能归档平台的在线传输和审核功能，总部可以实时接收和审核档案资料，减少了管理耗时。
借阅管理耗时减少了67%。在传统的档案管理方式下，借阅档案需要填写大量的表格和手续，而且查找档案也需要耗费大量的时间，而现在，通过合思智能归档平台的在线借阅和查询功能，借阅者可以快速找到所需的档案，减少了借阅管理耗时。
预计每年可减少综合成本20万元。通过减少人工耗时、降低管理成本和提高工作效率，好想你在财务档案管理方面的综合成本得到了显著降低。
客户认可高度赞誉
好想你公司通过合思的解决方案，成功解决了财务档案管理的难题，实现了降本增效。可以推测，好想你公司对合思的服务和产品表示高度认可和满意。合思智能归档平台的高效性、便捷性和可靠性，为好想你公司的财务档案管理带来了质的飞跃。同时，合思团队的专业服务和技术支持，也让好想你公司在使用过程中感受到了贴心和放心。
截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的效益。未来财务用合思，让有限更有效。若您的企业也面临财务档案管理难题，不妨选择合思智能归档平台，开启财务数智化转型之旅。现在，您可以免费试用合思智能归档平台，亲身感受其带来的便捷和高效。
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