在当今数字化浪潮的推动下，随着数电票试点的逐步推进以及电子凭证会计数据标准的正式发布，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。这一变革标志着企业财务管理正迈向一个全新的阶段，然而，电子凭证全面数字化应用的道路并非一帆风顺。企业在推进会计数字化转型过程中，面临着多重数字鸿沟，这些障碍严重阻碍了转型的进程。
在此背景下，中国财政科学研究院数字财务研究所等与北京合思信息技术有限公司联合发起了深入研究，并发布了《电子凭证数智化无需报销绿皮书》，旨在推动企业数字化、绿色化、低碳化的协同发展。北京合思信息技术有限公司作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其敏捷的财务收支管理平台，帮助众多企业挖掘出更多的净利润。截至目前，已有 7000 + 付费企业、300 万 + 未来财务人选择合思，成功实现了降本增效、合规经营和低碳运营。合思所提供的解决方案，对于企业应对电子凭证数字化转型的挑战具有重要意义，特别是在自动化档案管理方面，为企业带来了全新的思路和方法。
数字阅读巨头的管理困境
在数字化阅读领域，有一家知名头部品牌企业，在行业内占据着重要地位。然而，随着企业的不断发展壮大，其内部管理尤其是财务管理方面逐渐暴露出诸多问题，这些问题成为了企业进一步发展的阻碍，在自动化档案管理方面的困境尤为突出。
该企业的数据分散在内部多个不同的系统中，各个系统之间缺乏有效的连接和整合，导致业务流程出现断裂。这种数据分散的情况使得数据整合的难度极大，费用管控难以有效落地。预算超标情况时有发生，企业难以对费用进行精准的控制和管理。例如，在一些项目的费用支出上，由于缺乏统一的数据管理和监控，经常出现超出预算的情况，给企业的财务状况带来了一定的压力。
每个财务月，该企业均需处理单据量 500 + 张。全量的原始凭证与财务凭证都需要进行打印、粘贴等操作，财务人员长期陷入大量低价值、机械性的工作中，工作效率极低。大量的时间和精力被耗费在这些繁琐的事务上，使得财务人员无法将更多的精力投入到更有价值的财务分析和决策支持工作中。
同时，全业务数据均需打印成纸质副本，用于报销、入账、装盒、上架、归档等一系列流程，这造成了每月大量的纸张浪费。不仅增加了企业的运营成本，还与当前倡导的绿色环保理念背道而驰。而且，由于纸质档案管理的局限性，票据原文丢失、档案信息不完整的情况时有发生。当业务部门需要借阅历史资料时，需要在海量的纸质文件中进行翻找，效率低下，无法适应企业快速扩张的需求。在企业业务不断拓展的情况下，这种低效的档案管理方式严重影响了工作的开展和企业的发展速度。
合思量身定制解决方案
面对该数字阅读品牌企业的诸多挑战，合思凭借其专业的技术和丰富的经验，为其量身定制了一套“消费 – 入账 – 归档”的无需报销解决方案，有效解决了企业在自动化档案管理方面的难题。
合思的解决方案助力企业完成了业财平台建设，保障了财务数据的准确性。通过对业务和财务数据的整合和管理，使得财务数据更加真实、可靠，能够为企业的决策提供有力支持。同时，该解决方案符合审计要求，满足企业上市的相关标准，为企业的长远发展奠定了坚实的基础。
在提高财务及时性方面，合思解决方案取得了显著的成效。企业的结账时间从原来的 T + 15 提升到了 T + 7，并且年底预计能够达到 T + 5。这意味着企业能够更快地完成财务结算工作，及时掌握财务状况，为企业的决策提供更及时的数据支持。
合思平台实现了实时掌握付款进度的功能，财务人员无需耗费大量时间进行单点沟通。通过平台的自动化管理，付款信息能够实时更新和展示，财务人员可以随时了解付款的情况，提高了工作效率，减少了沟通成本。
此外，合思还帮助企业形成了财务数字档案室，丰富了档案调阅场景，极大地提升了借阅效率。通过数字化的档案管理方式，企业可以实现对档案的快速检索和查阅，避免了在海量纸质文件中翻找的麻烦。同时，数字档案室还能够保证档案信息的完整性和安全性，有效解决了纸质档案管理中存在的问题。
应用成果彰显实力
该数字阅读品牌企业应用合思解决方案后，在多个方面取得了显著的成果，充分体现了合思解决方案在自动化档案管理方面的优势。
在增效方面，实时掌握付款进度使得企业能够更加合理地安排资金，提高了资金的使用效率。同时，通过形成财务数字档案室，档案整理效率得到了极大提升，借阅效率和实物档案查找效率也有了显著提高。财务人员可以更加快速地获取所需的档案信息，为企业的决策提供了有力支持。
在降本方面，合思解决方案发挥了重要作用。减少了差旅超标情况，企业可以对差旅费用进行更加精准的控制，避免了不必要的费用支出。减少了手工记账、人工整理档案的人力成本，提高了工作效率，降低了企业的运营成本。同时，减少了纸张及过程中的成本浪费，节约了空间成本，符合企业绿色发展的理念。
在合规方面，合思解决方案通过发票 OCR 识别验真，确保了发票的真实性和合法性。审批流转路径清晰可视，保证了财务流程的合规性。同时，保证了财务档案的原生性存储，高度贴合最新档案法要求以及最新财务档案管理办法要求，为企业的合规经营提供了保障。
在先进性方面，合思解决方案灵活覆盖了因公消费全场景，员工无需垫资、无需报销，费用业务数字化渗入日常办公。这种先进的管理模式紧贴双碳目标号召，实现了“消费 – 报销 – 入账 – 归档”的全面推进数字化转型，为企业的可持续发展提供了有力支持。
合思优势引领未来
合思财务收支管理平台构建了开放的业财连接生态和全场景聚合消费生态，推动企业优化经济业务流程，助力电子凭证数字化转型的全流程闭环。通过该平台，企业可以实现业务和财务数据的实时共享和交互，提高了企业的管理效率和决策水平。
电子凭证数字化转型以数字技术与业财深度融合为抓手，推动财务管理从信息化向数字化、智能化转型，实现全社会会计无纸化、生态化建设。合思在这一转型过程中发挥着重要的作用，其提供的解决方案能够帮助企业更好地适应数字化时代的发展需求，提升企业的竞争力。
合思不仅具备强大的技术实力，还提供免费试用服务，让企业可以亲身体验其解决方案的优势。同时，合思拥有专业的客户成功团队，能够为企业提供全方位的服务保障。此外，合思具备强大的集成能力，能与其他系统无缝对接，满足企业多样化的需求。
众多企业选择合思后实现了降本增效、合规经营和低碳运营。在电子凭证数字化转型的浪潮中，合思正引领着企业走向更加高效、绿色、合规的未来。我们呼吁更多的企业加入到合思的行列中来，共同拥抱电子凭证数字化转型的新时代，体验自动化档案管理带来的便捷与高效。现在就可以免费试用合思的解决方案，开启企业数字化转型的新篇章。
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