合思档案：引领电子会计档案数字化转型新风尚

在数字化浪潮席卷全球的当下，我国电子凭证改革正以前所未有的速度驶入快车道。2024年11月1日，铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票；12月1日，民航旅客运输服务领域推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措标志着电子凭证全流程无纸化时代已然来临。

电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必由之路。它不仅能够优化管理流程，突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，还能有效降低单位运行成本及资源消耗，实现数字化和绿色化协同转型。

合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，敏锐地捕捉到这一趋势，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。同时，基于合思档案在行业应用中的深度实践与丰富案例经验，精心挑选各行各业优质“无纸化”实践企业案例，发布了《电子会计档案实践案例集》，为企业的电子会计档案管理提供了极具价值的参考和借鉴。

市场形势：电子凭证数字化转型风起云涌

我国电子凭证改革的加速推进，使得电子凭证开具端已基本实现数字化适配。电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的“最后一公里”问题即将得到全面解决，电子凭证数字化转型的步伐将进一步加快。

电子凭证全流程无纸化是财务数智化的核心要求。会计凭证作为衔接企业经济活动与财务报告的重要数据载体，只有实现电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，才能真正实现企业财务的数字化。

在传统财务档案管理模式下，企业面临着诸多难题。成本高、效率低、合规难等问题成为制约企业发展的瓶颈。随着企业数字化转型的加速，对财务数智化产品和服务的需求日益增长，电子会计档案管理成为企业关注的焦点。数据归档规范成为企业实现高效财务档案管理的关键。

痛点分析：传统财务档案管理的困境

好想你健康食品股份有限公司在财务档案管理方面遭遇了诸多困扰。归档工作繁琐，财务人员在归档时需要花费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性，档案遗失的情况也难以避免。纸质档案的查找效率低下，受时间和空间的限制，查找一份档案往往需要耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。此外，大量纸质档案的管理对空间和人力的要求巨大，成本高昂。而且，纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用，不符合管理要求。数据归档规范在这样的管理模式下难以得到有效落实。

COMMUNE幻师同样面临着成本高、效率低、合规难等问题。档案耗材、打印、存储成本每年高达53323元，门店报销周期长达2个月，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段。这些问题严重影响了企业的运营效率和财务管理水平，数据归档规范的缺失使得企业在数据管理上存在较大风险。

云南菜品牌连锁经营在纸质档案管理方面也存在诸多弊端。纸质档案打印成本高，多地直营门店大量收款回单和财务凭证需要打印后归档。档案存储成本高，耗费大量档案盒、档案柜等资源，电子源文件无法得到有效保存，存在丢失、损毁等风险。纸质档案资料的查找困难，海量资料需要人工查找，耗时耗力，无法有效利用档案资源。数据归档规范的执行面临重重困难。

金牌橱柜家居科技股份有限公司在会计档案管理的各个环节都存在问题。在整理环节，会计档案散落于各系统，档案数据难以利用，需要逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架。在保管环节，财务临时保管1年后移交综合档案管理。在存储环节，独立档案室管理存放纸质档案。在管理利用方面，以纸质档案管理为主，每年提供实物稽查，人工逐一翻查。数据归档规范难以在这样复杂的管理流程中得到有效实施。

解决方案整体策略概述：合思档案破局之道

合思档案基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。

合思档案实现了电子凭证会计处理全流程各环节的打通，提供电子会计档案全生命周期管理，涵盖采集、制、管、用四个关键环节。通过开放式接口互联自主采集档案数据，实现大文件自动切割、数电票自动化解析。智能关联、自动组装档案，进行四性检测、业务检测、自定义版式文件。精准权限管控，档案目录灵活扩展，水印管理，档号符合国标要求。提供多维检索、一站式预览，支持在线借阅、异构系统联查，实物混序归档、可视化盘点档案数据等功能。合思档案严格遵循数据归档规范，为企业提供了高效、安全、合规的电子会计档案管理解决方案。

核心模块：合思档案的强大功能支撑

智能采集模块通过外部生态（如OCR识别、RPA技术等）和内部系统（如EAI插件、API接口等）实现档案数据的自动采集，确保数据的及时、准确。在这个过程中，严格遵循数据归档规范，对采集到的数据进行初步的整理和分类。

预归档服务模块集成了服务、规则引擎、元数据服务等功能，对采集到的数据进行预处理。通过对数据的清洗、校验和转换，确保数据符合数据归档规范的要求，为后续的归档工作奠定基础。

基础管理模块包括档案存储、检索、借阅、销毁等功能，确保档案的安全和有效利用。在档案存储方面，采用先进的技术和设备，保证数据的完整性和安全性。在检索和借阅方面，提供便捷的操作界面，提高工作效率。同时，严格按照数据归档规范进行档案的销毁处理，确保数据的合规性。

档案服务模块辅助审计、项目管理、统计分析等工作，为企业的财务管理提供支持。通过对档案数据的分析和挖掘，为企业提供决策依据。在这个过程中，严格遵循数据归档规范，确保数据的准确性和可靠性。

竞争优势：合思档案脱颖而出

合思作为专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币，具备强大的技术研发和资金实力。这使得合思能够不断投入资源进行产品的研发和创新，确保合思档案始终保持领先的技术水平。在数据归档规范的制定和执行方面，合思也有足够的能力和资源进行深入研究和实践。

合思分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。这种广泛的服务网络能够为客户提供及时、高效的服务。无论是在系统部署、实施还是培训、维护等方面，合思都能确保客户得到专业的支持，从而更好地执行数据归档规范。

合思拥有广泛连接的生态，能够与各类异构系统进行对接，实现数据的互联互通，打破数据孤岛。这使得企业在使用合思档案时，能够更加方便地整合和管理各种数据，提高数据的利用效率。同时，合思也能根据不同企业的需求，提供个性化的数据归档规范解决方案。

合思具有丰富的行业应用案例和经验，能够根据不同行业的特点和需求，提供个性化的解决方案。在不同行业的实践中，合思积累了大量关于数据归档规范的经验，能够为企业提供更加专业、实用的建议和指导。

成功案例：合思档案的卓越成效

好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，取得了显著的成效。减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。通过合思档案的应用，企业严格执行数据归档规范，提高了档案管理的效率和质量。

COMMUNE幻师通过上线电子会计档案管理系统，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。合思档案帮助企业建立了完善的数据归档规范，实现了档案管理的数字化和智能化。

云南菜品牌连锁经营使用合思档案实现了全面无纸化管理，节省了打印、存储等总体成本30万/年，业财融合提升了80%，财务提效90%，100%的合规降本。在合思档案的支持下，企业严格遵循数据归档规范，提高了财务管理的水平和效益。

金牌橱柜家居科技股份有限公司档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万 +/年，档案合规性达100%。合思档案为企业提供了科学的数据归档规范，优化了档案管理流程，提高了企业的运营效率。

服务体系：合思档案的贴心保障

合思秉承以客户为中心的服务理念，在全国22个城市设有直营服务网络，能够为客户提供本地化的服务支持。无论是在系统部署、实施还是培训、维护等方面，合思的专业团队都能及时响应客户的需求，确保客户顺利使用合思档案系统，严格执行数据归档规范。

通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，合思扩大了服务范围，确保客户能够及时获得服务。合思与合作伙伴紧密合作，共同为客户提供优质的服务，保障数据归档规范的有效执行。

合思提供从系统部署、实施到培训、维护的全流程服务，保障客户顺利使用合思档案系统。在系统部署和实施过程中，合思的专业团队会根据企业的需求和实际情况，制定个性化的数据归档规范。在培训和维护过程中，合思会不断向客户传授数据归档规范的知识和技能，确保客户能够熟练掌握和应用。

合思不断收集客户反馈，持续优化产品和服务，满足客户不断变化的需求。在数据归档规范方面，合思会根据客户的反馈和实际应用情况，不断进行调整和完善，确保数据归档规范始终符合企业的实际需求。

合思档案为企业提供了全面、高效、安全的电子会计档案管理解决方案，严格遵循数据归档规范，帮助企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。《电子会计档案实践案例集》则为企业提供了宝贵的参考和借鉴，进一步推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。

随着电子凭证数字化转型的加速，电子会计档案管理将在企业财务管理中发挥越来越重要的作用。合思将继续发挥自身优势，为企业提供更优质的产品和服务。如果您想体验合思档案带来的高效财务管理，不妨免费试用，开启企业财务数智化转型的新篇章。