云端财务档案：开启企业财务数智化管理新时代

在企业的财务管理中，财务档案管理一直是一项关键且繁琐的工作。传统的纸质档案管理办法在当今数字化时代逐渐暴露出诸多弊端。纸质档案难以保证电子原文件的长期保存，数据安全也无法得到有效保障，难以满足现代企业的管理要求。就像好想你健康食品股份有限公司，在财务归档时，财务人员需要花费大量时间去确认单据、发票、回单和凭证的一致性，即便如此，档案遗失的情况仍难以避免。

同时，档案装订的工作量巨大，打印成本和存储成本也居高不下。以数字阅读和知识服务行业为例，财务每月平均要处理500 + 单据，原始凭证和财务凭证都需要手动整理并组卷。企业的业务数据均需打印纸质副本用于报销、入账、装盒、上架和归档，这不仅造成了高昂的仓储成本，还造成了资源的浪费。

此外，档案管理还存在着诸多隐患。很多企业的电子源文件未进行合规保存，不符合会计电子档案管理法规。例如高新兴科技集团，报销、采购付款等业务流程都需要进行打印、整理、装订及归档，这不仅占用了库房人员的管理成本，而且借阅流程及实物借出也十分繁琐。而且，档案利用效率极低，无法实现跨系统调阅。高新兴科技集团目前在查询相关发票、收付款凭据及其他附件时难度较大，耗费大量人力，却不能实现跨系统调阅。

面对这些企业在财务档案管理方面的普遍痛点，合思推出了云端财务档案解决方案——合思档案，为企业提供了全面、高效、合规的电子会计档案管理新途径。

合思云端财务档案：全流程数智化管理理念

合思档案是全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台。它基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供全方位财务数智化服务。

合思档案实现了全流程的合规化、自动化和数字化，涵盖了档案采集、制档、管理、利用四个关键环节。在采集环节，它具有开放式接口互联·自主采集的功能，能够实现大文件自动切割和数电票自动化解析。在制档环节，它可以智能关联·自动组装，还能进行四性检测、业务检测以及自定义版式文件。

其功能蓝图包括便捷调阅不打印，混序归集免组装，以及电子会计档案全生命周期管理，涉及智能采集、预归档服务、基础管理、档案服务等。业务层涵盖内部产生的记账凭证、报销单据等，外部接收的银行回单、OA系统等，核算系统的财务系统、资金系统等，应用层包括辅助审计、证据方案库等。

合思云端财务档案核心功能亮点

• 智能采集：多元数据高效汇聚
  合思档案的智能采集功能十分强大。它通过外部生态（如OCR识别、RPA技术等）、内部系统（如EAI插件、API接口等）进行数据采集，还能实现大文件自动切割和数电票自动化解析。这种多元的数据采集方式，能够快速、准确地将各种财务数据汇聚到系统中，为后续的制档和管理工作打下坚实基础。

• 自动制档：释放财务人力精力
  自动制档功能可极大地释放财务人员的精力。凭证数据能够自动匹配组装，业务检测保障证据链完整，档案关联规则可视化配置。不同系统、不同类别会计凭证能够自动关联匹配及组装，形成完整业务链组合数据。这样一来，财务人员无需再花费大量时间进行手动整理和组装，工作效率得到了显著提升。

• 档案利用：多维检索一站式服务
  合思档案的档案利用具有多维检索·一站式预览的特点。它支持在线借阅、异构系统联查，实物混序归档、可视化盘点档案数据，打破了需要同个系统上下联查、切换模块、切换多个系统的壁垒。用户可以通过多种方式快速检索到所需的档案信息，并且能够在一个平台上进行一站式预览，大大提高了档案的利用效率。

• 精准权限管控：保障安全规范管理
  精准权限管控是合思档案的重要特点之一。档案目录灵活扩展，水印管理，档号符合国标要求，保障了档案管理的安全性和规范性。企业可以根据不同的岗位和职责，为员工设置不同的档案访问权限，确保敏感信息的安全。

合思云端财务档案用户收益分析

• 成本节约：显著降低企业开支
  使用合思档案能够为企业带来显著的成本节约。以一家年20万凭证、40万回单、30平方米档案室的北京大型制造业为例，年节约打印成本300,000元，年节约存储成本675元，年节约档案室成本14,235元，年节约人力成本24,000元，年总节约成本338,910元。这些成本的节约，能够为企业在当前经济环境下减轻负担，提高经济效益。

• 效率提升：工作效能大幅跃升
  合思档案能够大幅提升企业的工作效率。如高新兴科技集团通过合思档案实现会计档案无纸化管理，归档效率提升90%；杭州西湖城市建设投资集团档案整理匹配效率提升72%，报销效率提升300%。员工能够更加高效地完成财务档案管理工作，将更多的时间和精力投入到核心业务中。

• 合规保障：确保企业合法运营
  合思档案能够确保企业的财务档案管理符合法规要求。通过对接标准工具包，实现OFD文件与XBRL工具包原生存储，通过四性检验与业务校验保证档案原生存储安全合规。如中文传媒通过合思档案满足了财会6号文涵盖的电子原文件合规性管理，避免了因档案管理不合规而带来的法律风险。

• 低碳发展：践行可持续发展理念
  合思档案以无纸化改革为指引，减少了打印、存储、使用的实物成本，实现了低碳可持续发展。如杭州西湖城市建设投资集团无纸化改造，仅在单据打印方面每年就可节约10万张A4纸。这不仅有利于企业节约资源，还符合社会对企业环保责任的要求。

合思云端财务档案多行业典型应用

• 餐饮行业：高效管理提升效益
  在餐饮行业，如COMMUNE幻师，面临档案耗材、打印、存储成本高，门店报销周期长，电子会计凭证文件无法有效管理等问题。合思档案实现了自动化归档和财务数据分析，减少人力成本50%，提高效率，年节约成本5000万元，报销效率提升300%。帮助餐饮企业解决了财务档案管理的难题，提升了企业的整体效益。

• 家居行业：数据整合精准查阅
  金牌橱柜家居科技股份有限公司会计档案散落各系统，档案数据难利用。合思档案统一存储凭证、单据、合同、回单等四证，实现业务证据链完整，数据共享、一站式查阅，银行回单无纸化，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，预估节省总体成本30万 + /年，档案合规性达100%。为家居行业的企业提供了高效的数据整合和查阅解决方案。

• 教育培训行业：空间节约成本降低
  海亮教育科技服务集团存在企业业务、财务系统多且互相独立，数据不互通，实物档案资料存储占用大量物理空间等问题。合思档案通过档案数据来源的多样化采集，自动归档、自助OA、集成金蝶EAS等，档案整理匹配效率提升90%，存储空间减少72%，每年纸张打印成本节约3万元，财务人力减少3人。帮助教育培训行业的企业节约了空间和成本。

• 科技行业：全场景数字化利用
  高新兴科技集团档案管理成本高、存在隐患且利用效率低。合思档案对接各类异构系统，自动制档，实现档案全场景数字化利用，归档效率提升90%，为企业年节约成本30万 +。为科技行业的企业提供了全面的财务档案数字化管理方案。

合思云端财务档案客户成功案例

• 好想你：成本降低效率提升
  好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，减少90%人工耗时，总部接收减少80%管理耗时，借阅管理减少67%管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。通过合思档案，好想你在财务档案管理方面取得了显著的成效。

• 云南菜连锁：业财融合成本节约
  云南菜品牌连锁经营通过合思落地财务数字化，提高总部和门店业财融合效率80%，记账凭证、收支两端回单、电子发票全量不打印，节省打印、存储等总体成本30万/年，财务提效90%，业财融合达成80%，100%的合规降本。实现了财务与业务的深度融合，降低了企业成本。

• 帆书：仓储需求大幅减少
  帆书全量财务档案数字化存储，电子和实物档案高度关联，仓储需求减少70%，纸张、档案盒、箱子节约近90%，总节约成本500万/年，结账时间从T + 15缩短至T + 5，装订人力成本缩减到1名实习生，财务结账效率提高50%。极大地减少了仓储需求，提高了财务结账效率。

• 中文传媒：数字化转型全面推进
  中文传媒通过合思档案，财务档案归档效率提升72%，员工报销效率提升90%，年节约打印、耗材等成本20万/年，实现了数据联合穿透、数字化审计、数字化转型和低碳可持续发展。为企业的数字化转型提供了有力支持。

合思档案为企业提供了全面、高效、合规的云端财务档案管理解决方案，能帮助企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。未来财务用合思，让有限更有效，众多企业已经通过合思档案获得了显著的收益，你也可以加入其中。如果你想解决企业财务档案管理的难题，不妨立即联系合思，开启财务数智化之旅。联系电话：400 – 105 – 6505，网址：www.hosecloud.com，可通过扫描二维码了解合思档案，了解更多案例。现在就可以免费试用合思档案，亲身体验其带来的便捷与高效！