智能归档平台：助力企业数电票时代档案管理变革

在当今数字化浪潮中，数电票正以前所未有的速度扩张。政策东风下，电子发票接收合法合规已成定局，全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖，且预计到2025年将完成数电票的全面覆盖。这一变革让企业财务档案管理直面新挑战，信息化建设的短板亟待补齐。

然而，传统的纸质档案管理模式早已弊端丛生。企业高管面临着纸质档案管理成本高、储存占地大的难题，且档案数据难以进行有效分析利用，无法为企业决策提供有力支持。财务人员则需手动逐一匹配、核对确认大量档案数据，工作枯燥且效率低下。业务人员报销纸质票据的流程繁琐，耗费大量时间。同时，纸质档案还存在高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、存储空间需求大；高隐形成本，如手工装册归档重复性工作量大、查询调阅数据不能有效利用；高合规风险，如电子会计凭证文件无有效管理手段、纸质档案易因不可抗力损坏。此外，数电票管理要求特殊，须经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件要求写入财务入账信息，企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。合思的智能归档平台正是为解决这些痛点而生。

合思智能归档平台解决方案

• 为各角色量身定制方案
  合思智能归档平台充分考虑不同角色的需求。对于CEO/高管而言，该平台能够沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，实现降本增效。归档员/财务人员使用该平台，可告别重复低价值工作，实现档案数据同源，便于监控、分析，轻松完成档案管理，大大提高工作效率。对于外部审计，平台实现了档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通补充审计资料。
• 解决方案概览
  合思智能归档平台提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。

合思智能归档平台功能揭秘

• 多源采集灵活高效
  在多源采集方面，基于跨系统数据集成要求，智能归档平台提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器可自动获取业财系统会计资料。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，平台支持多种便捷手动数据补录方式，确保各类会计资料都能被有效采集。
• 智能制档精准高效
  智能制档是该平台的一大亮点。通过规则引擎，实现会计档案关联规则可视化配置，不同核心会计凭证可自动关联匹配及组装，减少90%人工匹配工作量。同时，平台还有辅助人工整理功能和关联任务执行进度可视化，让制档工作更加精准高效。
• 档案管理安全灵活
  档案管理方面，权限管理支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。档案目录支持自定义分类、字段维护等，可灵活扩展，满足企业多样化的档案管理需求。
• 档案应用便捷全面
  档案应用上，多维检索支持按凭证、业务维度自定义查询，按目录、全文检索，批量检索。一站式预览可实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯，让用户能够快速准确地获取所需档案信息。

合思智能归档平台核心亮点

• 合规保障坚实可靠
  合规性是企业档案管理的重要考量。合思智能归档平台采用“四性检测+业务检测”双模式检测方案，按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测还能基于企业不同业务场景提供灵活的档案关系上下游检测，为企业合规经营保驾护航。
• 高效处理海量数据
  在高效性方面，大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询。单套制解决方案便捷调阅不打印，混序归集免组装，大大提高了档案管理效率。
• 扩展功能灵活定制
  平台的扩展性也十分出色。档案扩展解决方案可自定义档案类型，全流程扩展管理，提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，满足企业不断变化的业务需求。
• 创新模式引领变革
  创新性方面，实物备查解决方案智能区分纸电标识，线上、线下高度关联，实现实物档案全流程管理定位，服务实物档案全流程线上化管理，为企业档案管理带来了全新的模式。

合思智能归档平台企业价值凸显

• 降本增效显著提升
  合思智能归档平台可节约纸张成本70%、整理成本75%，检索效率提升90%，同时降低合规风险，提高财税管理效率，让企业在档案管理方面实现显著的降本增效。
• 业财融合无缝衔接
  该平台补足企业信息化建设空白，拉通业财税档全链路，让数据“活起来”，实现数据价值。前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效得到极大提升，助力企业实现业财融合。
• 数据资产有效沉淀
  帮助企业沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，为企业的长远发展提供有力支持。
• 绿色低碳积极响应
  响应“双碳”指标，实现财务档案管理无纸化，档案应用数字化，为企业绿色低碳运营做出贡献，展现企业的社会责任。

合思智能归档平台典型使用场景

• 报销场景便捷无忧
  在报销场景中，员工无需留存再上交报销的纸质票据，系统自动完成发票的获取、验签、解析、入账、归档等操作，流程更加便捷高效，让员工从繁琐的报销流程中解脱出来。
• 审计场景高效协作
  审计场景中，审计人员无需进入档案室，可实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通补充审计资料，提高了审计工作的效率和协作性。
• 档案查阅场景精准快速
  档案查阅场景中，支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据，节省了大量的查阅时间。
• 实物档案管理场景创新便捷
  在“纸电混合”阶段，通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，实现实物档案的创新管理和便捷利用，解决了实物档案管理的难题。

合思智能归档平台成功案例见证实力

• 某企业年单据量庞大难题破解
  某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思智能归档平台通过多系统采集数据、自动匹配组装档案、实现档案管理电子化等解决方案，取得了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的成效。如凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次，数据加载30s，关联匹配15min。
• 某集团型企业档案管理标准化落地
  某集团型企业档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一等。合思智能归档平台的单套制管理方案实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年。
• 某企业档案管理低效问题解决
  某企业档案管理低效，会计档案散落各系统，数据未有效整理利用。合思智能归档平台通过数据集成、业务检测、跨系统调阅等方案，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理，预估节省总体成本30W+/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。
• 某教育集团档案管理效率提升
  某教育集团业务系统多、数据隔离，档案管理低效。合思智能归档平台的数据集成、智能化制档、电子原文件独立管理等方案，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率。

合思智能归档平台市场定位与差异化优势

• 精准市场定位满足需求
  合思智能归档平台是领先的单套制电子会计档案管理平台，为企事业单位提供财务数智化产品和服务，帮助企业解决内外交困的档案管理问题，精准定位市场需求。
• 差异化优势铸就卓越
  合思智能归档平台拥有自主研发工具包，更加强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放。提供多场景解决方案，满足企业不同场景下的档案管理需求。具备广泛连接的能力，可连接各类异构业财系统，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币，秉承以客户为中心的服务理念，在全国22个城市设有直营服务网络，通过500+合作伙伴覆盖国内外数百个城市，具有强大的品牌实力和服务保障。截至目前，已有7000+付费企业、300万+未来财务人选择合思，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，具有良好的市场口碑和用户基础。

合思智能归档平台能够帮助企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效，补足企业信息化建设空白，拉通业财税档全链路，助力企业实现全面数字化转型。随着数电票的全面推广和企业数字化转型的加速，合思智能归档平台将持续迭代升级，不断提升产品性能和服务质量，为企业提供更加优质、高效的财务数智化解决方案。合思拥有专业的研发团队和完善的服务体系，能够为企业提供全方位的技术支持和服务保障，让企业无后顾之忧。现在就行动起来，选择合思智能归档平台，开启企业财务数智化管理的新篇章，与合思携手共创美好未来。拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com了解更多详情，还可免费试用体验智能归档平台的强大功能。