智能归档平台：开启企业档案管理数字化新时代

在当今数字化浪潮席卷的时代，数电票正以前所未有的速度在企业间快速扩张。相关政策表明，2025年将完成数电票全覆盖，目前全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖，电子发票接收的合法合规性也得到了政策的肯定。这意味着企业财务档案管理正直面新的挑战，信息化建设亟待加强。

然而，传统的纸质档案管理模式却让企业苦不堪言。企业高管常常面临纸质档案管理成本高、占地大且数据难以分析利用的困境；财务人员需要手动逐一匹配、核对确认大量档案数据，工作枯燥繁复且耗费大量时间；业务人员报销纸质票据的流程也极为繁琐。同时，纸质档案管理还存在着高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高，需要大量的档案室、档案柜等存储空间；高隐形成本，如手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件粗糙，数据不能有效利用；以及高合规风险，如电子会计凭证文件无有效管理手段，不可抗力可能导致纸质档案损坏。

好在国家政策大力支持电子会计档案管理，电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已经到来，且需关注档案全生命周期管理闭环。在这样的背景下，智能归档平台——合思档案应运而生，为企业解决档案管理难题提供了有效的方案。

多样方案铸就档案管理新选择

合思档案作为领先的智能归档平台，提供了领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。

其领先的单套制电子会计档案管理平台具有便捷调阅不打印、混序归集免组装的特点，涵盖电子档案（发票、单据、凭证、账簿、报表）和纸质档案（自定义档案、实物备查解决方案）。大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询；档案扩展解决方案可灵活扩展业务模型，多途径自动化归集各类介质档案。数电票解决方案提供9类电子凭证的采集、验签、解析、封装、归档的端到端解决方案，实现数电票全流程闭环管理。

强大功能打造高效档案管理体系

• 多源采集灵活高效
  智能归档平台合思档案支持接口互联和手动采集两种方式。接口互联通过自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器可自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。手动采集则支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。

• 智能制档精准便捷
  合思档案通过规则引擎自动组装会计档案，实现不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证的自动关联匹配及组装，减少90%人工匹配工作量。同时，通过字段映射让查阅更便捷，打破业务属性标签，让凭证数据业务化、业务数据财务化。

• 档案管理严谨规范
  该平台具备权限管理、档案目录灵活扩展和系统规范预置档号等功能。权限管理支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限和水印权限。档案目录支持自定义分类、字段维护和框架扩展。系统规范预置档号满足国标档号规则格式，支持根据企业制度自主排列、扩展。

• 档案应用深度融合
  合思档案实现电子与实物档案高度融合，包括多维检索满足多场景查询需求，一站式预览实现穿透联查，多场景档案应用如外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务等，以及档案移交、鉴定、销毁与线下实物管理的全流程线上化管控。

核心亮点凸显平台独特优势

• 合规性保障数据安全
  在合规性方面，合思档案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，提供“四性检测+业务检测”双模式检测方案，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置。

• 自动化提升工作效率
  智能归档平台具备100%自动归档能力，强大的规则匹配能力最大程度减少人工介入，实现自动组装、归档。例如，智能采集功能可通过规则引擎、业务映射等实现外部生态和内部数据的自动采集；预归档服务支持自动归档、业务检测等。

• 数据利用挖掘潜在价值
  合思档案能让数据“活起来”，实现从数据到决策的转变。通过多维度、多视角、多渠道的档案调阅功能，满足企业精细化的档案查阅需求，便于使用人员快速查找完整业务链数据，真正利用档案数据，实现数据价值。

• 降本增效助力企业发展
  该平台降本增效显著，可节约纸张成本70%、整理成本75%，检索效率提升90%，实现档案管理合规不打印，助力企业“收紧钱袋子”，实现绿色低碳运营。

多元价值惠及不同角色用户

• 为CEO/高管助力决策
  对于CEO/高管而言，合思档案可沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，提升财务服务效率，打响数字化转型决胜之战，同时降本增效，实现绿色低碳运营。

• 为归档员/财务减负提效
  归档员/财务人员使用合思档案可提高工作效率，告别重复低价值工作，实现档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率。

• 为外部审计提供便利
  外部审计人员借助合思档案可实现审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通，补充审计资料。

典型场景展现平台广泛应用

• 企业日常档案管理全流程闭环
  在企业日常档案管理中，合思档案可实现业务流转、财务入账、档案采集、档案制档、档案管理和档案利用的全流程闭环管理。例如，在档案采集环节，可通过到单确认、扫码装盒、移动上架等操作完成档案收集；在档案管理环节，可进行全量电子会计档案的智能检索、辅助审计、多层筛选等操作。

• 数电票处理全流程自动化
  数电票处理场景下，合思档案提供数电票多渠道获取、验签、解析、自动填报、入账、封装、归档端到端全流程自动化解决方案。支持企业/员工通过税务数字账户、电子邮箱、二维码等多渠道获取数电票，自动匹配、验证解析、验真查重，实现数电票的合规高效处理。

• 实物档案管理精准定位
  实物档案管理场景中，合思档案可实现智能区分纸电标识，线上、线下高度关联，实物档案全流程管理定位。如在“打标 – 到单 – 装盒 – 上架”流程中，可根据实际档案管理场景搭配，支持多人并发装盒，实时监控实物档案归档进度。

• 档案查询调阅精准高效
  档案查询调阅场景，支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，以及一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据，满足企业档案数据精细化管控需求。

成功案例见证平台卓越成效

• 某企业实现业财一体与降本增效
  某企业年单据量2.6亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化、借阅管理信息化，取得了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的成效。如业务+财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，管理自动化水平提高，企业成本降低，以某月入库数据为例，数据加载仅需30s，关联匹配15min。

• 重型装备制造商提升管理效率
  世界上最大的重型装备制造商之一，存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理难等问题。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，包括安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地。管理成效显著，如整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。

• 某企业统一档案管理与节省成本
  某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理问题多、电子发票和回单存档不合规范等。合思档案的数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案带来了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理的成效，预估节省总体成本30W +/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

• 教育集团简化会计管理流程
  中国最大的K12民办教育集团之一，在采集、存储、整理和利用环节存在低效问题。合思档案的数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

市场定位彰显平台领先地位

合思档案作为智能归档平台，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，是领先的单套制电子会计档案管理平台。它具有广泛连接的能力，可连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。例如，预制系统连接器可自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，支持与多个合作伙伴的系统集成。

同时，合思档案拥有强大的研发和技术实力，成立以来已累计融资超15亿元人民币，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。此外，该平台持续迭代、接口开放，具备灵活承接、持续迭代的能力，满足接收管理数电票的能力，且拥有稳定的迭代能力，及时应对变化。自主研发工具包，更加强大的数据获取、验签、解析能力。

随着国家政策的推动和合规要求的提高，电子会计档案已是企业数字化建设的必然趋势，未来将在企业全面数字化中发挥重要作用。合思档案能为企业解决内外交困的档案管理问题，实现显著的降本增效，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路，让数据“活起来”，实现企业效益最大化，是企业数字化建设的必然选择。

合思档案秉承以客户为中心的服务理念，坚持“客户至上”的原则，聆听用户需求以进行产品迭代，帮助企业更好享受数字化转型带来的降本增效。如果您想了解更多合思档案信息，抓住机遇，选择合思档案开启数字化转型之旅，还可拨打400 – 105 – 6505电话、访问www.hosecloud.com网站或扫描微信公众号、小程序二维码，现在更有免费试用的机会等您来体验。