在当今竞争激烈的商业环境中，世界 500 强旗下的教育服务品牌始终处于行业前沿，以卓越的教育质量和广泛的业务布局著称。然而，随着企业的不断发展，财务数字化转型成为了亟待解决的问题。该企业面临着诸多挑战，其中发票成本控制问题尤为突出。
企业的业务和财务系统众多，且相互独立，导致数据无法互通。这使得结构化数据的提取变得异常困难，电子发票的打印、查重和验伪不仅耗时费力，还造成了纸张的浪费，极大地增加了发票成本。同时，实物存档占用了大量的物理空间，需要专人进行管理，成本居高不下。而且，档案损坏时有发生，企业面临着合规风险。此外，不断重复的纸质档案录入操作不仅耗时长，还容易出错，发票、外部附件、凭证、账簿和报表的装订要求高，费时费力。
业务迷雾：财务管理痛点剖析
该企业的业务和财务系统如同一个个孤岛，彼此孤立，数据难以共享。电子发票的管理更是混乱不堪，打印、查重和验伪的繁琐流程不仅增加了人力成本，还造成了资源的浪费。实物存档方面，大量的档案占据了宝贵的物理空间，需要专门的人员进行管理，这无疑增加了企业的运营成本。而且，档案损坏的风险始终存在，一旦出现问题，企业将面临合规风险。
纸质档案的录入工作是一项重复性高、耗时费力的任务，容易出现错误。发票、外部附件、凭证、账簿和报表的装订要求严格，需要耗费大量的时间和精力。此外，实物凭证与业务分散，无法进行智能搜索和准确查找，档案查阅缺少留痕，无法多人借阅，导致档案资产的利用率极低。这些问题严重影响了企业的财务管理效率，增加了发票成本控制的难度。
合思妙方：全生命周期电子化档案管理方案
面对这些问题，合思为该企业提供了全生命周期的电子化会计档案管理方案。该方案的档案数据来源广泛，涵盖了电子档案、自研 OA、金蝶 EAS、实物档案等。自动封装接口数量超过 40 种，能够广泛连接异构系统，实现 0 开发成本介入，确保档案应收尽收。
接口传输支持影像支撑、外部设备扫描、人工上传等多种方式，方便快捷。自动归档功能强大，包括智能组单、四性检测、电子档案管理、实物档案管理、档案借阅、档案移交、档案鉴定、档案销毁、权限监控等。会计类档案管理范围广泛，涵盖了内部的凭证、订单、会计账薄、财务会计报告等，以及外部的纸质发票及影像、银行电子回单、税控类电子发票等。通过这些功能，合思的方案能够有效解决企业在发票成本控制和财务管理方面的问题。
落地征程：解决方案实施步骤
合思的解决方案实施过程有条不紊。首先，通过广泛连接异构系统，实现了档案数据的全面采集和整合。利用自动封装接口，确保了数据的准确传输和处理。接着，借助智能组单和四性检测功能，对档案进行了高效整理和审核。最后，建立了完善的档案管理流程，包括借阅、移交、鉴定、销毁等环节，实现了档案的全生命周期管理。
在实施过程中，合思的专业团队与企业密切合作，根据企业的实际情况进行了定制化的调整。通过不断优化系统和流程，确保了方案的顺利实施。同时，合思还为企业提供了培训和技术支持，帮助企业员工快速掌握系统的使用方法，提高工作效率。
成效彰显：解决方案带来的改变
经过一段时间的实施，合思的解决方案取得了显著的成效。年均 60 万 + 会计凭证和 36 万 + 银行回单的会计档案实现了线上单套制管理，以电子会计档案为核心，形成了多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。档案多维度穿透查询功能方便快捷，以电子借阅为主，简便高效。
通过试点改造，该企业实现了财务数据自动化率 91%以上。在企业规模翻倍扩张的情况下，财务人员数量仅发生了个位数增长，管理效能大幅提升。财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本，有效控制了发票成本。
客户心声：高度认可与满意反馈
企业财务相关负责人对合思的解决方案给予了高度评价。他们表示，有信心在 2024 年实现财务数据自动化率 97%以上。通过合思的电子会计档案系统和规则引擎，企业能够有效管理大量数据，财务管理效率提升、成本降低效果显著。
以财务共享中心引领企业数字化运营，该企业成为了地方财政局标杆试点企业代表。合思的解决方案帮助企业解决了财务数字化转型中的难题，实现了财务全流程数字化闭环，为企业的发票成本控制和财务管理带来了质的飞跃。
在当前的经济环境下，企业面临着越来越多的挑战，发票成本控制成为了企业财务管理的重要环节。合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，拥有丰富的经验和专业的团队，能够为企业提供定制化的解决方案。
合思的敏捷财务收支管理平台具有多种功能，如差旅申请、商旅线上订购、易商卡线下消费、发票采集、审核对账等，能够有效简化报销流程，提高财务管理效率。合思已经赢得了众多客户的信赖和好评，成为业内的佼佼者之一。
如果您的企业也面临着财务数字化转型和发票成本控制的问题，不妨借鉴该客户的成功经验，选择合思的解决方案。欢迎拨打 400 – 105 – 6505 咨询，或访问 www.hosecloud.com 了解更多信息，还可免费试用，加入财务数字化转型的行列。
