在数电票时代的浪潮下，企业财务档案管理正面临着前所未有的新挑战。相关规划显示，2025年将完成数电票全覆盖，这意味着企业财务档案管理的信息化建设亟待“恶补”。数电票需要经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。
北京合思信息技术有限公司作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，其旗下的合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，能够为企业解决内外交困的档案管理问题。它可以节约纸张成本、整理成本，提升检索效率，保障管理合规性，助力企业实现纸质档案转换与高效管理。
市场形势：数电浪潮下电子档案大势所趋
当下，数电票的扩张态势迅猛。在收票方面，多项政策肯定了电子发票和电子凭证的法律效力，积极推动电子发票无纸化报销、入账、归档、存储等工作。而在开票方面，全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖。
从政策层面来看，从部门规章到国家法律都全面肯定了电子档案的法律效力，电子会计凭证可以以电子形式保存形成电子会计档案。电子会计档案管理需要关注档案全生命周期管理闭环，要完成档案接收、保管、借阅、移交、鉴定、销毁全流程管控。
无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案都已成为企业数字化建设的必然选择。企业进行纸质档案转换，迈向电子会计档案管理是顺应时代发展的明智之举。
痛点分析：纸电混合时代档案管理困境
在纸电混合时代，企业的档案管理存在诸多问题，不同角色都面临着各自的困扰。
企业高管方面，纸质档案管理成本花费巨大，不仅需要大量的纸张成本，还需要专门的存储空间，储存占地问题严重。而且档案数据没有汇总整理，难以进行分析利用，无法为企业决策提供有效的支持。
财务人员则因档案数据量大，整理工作耗费大量时间。他们需要手动逐一匹配、核对确认，工作枯燥繁复，长期下来热情逐渐降低，工作效率也难以提升。
业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据需要留存再上交，整个流程繁琐，耗费大量时间和精力。
此外，企业还存在高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。高显性成本表现为纸质凭证输出耗材成本高，以及对档案室等存储空间的需求大；高隐形成本体现在手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用；高合规风险则是电子会计凭证文件无有效管理手段，以及不可抗力可能导致纸质档案损坏。这些问题都严重影响了企业的档案管理效率和合规性，纸质档案转换迫在眉睫。
解决方案整体策略概述：合思档案多场景解决方案
合思档案为企业提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。
它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。合思档案不仅是一种管理工具，更是管理与服务的融合，助力企业思维方式转型，能为CEO/高管、归档员/财务、外部审计等不同角色提供相应的解决方案。
对于CEO/高管而言，合思档案能沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，助力企业决策数智化，实现降本增效。对于归档员/财务来说，可提高工作效率，实现档案数据同源，轻松完成档案管理，提高档案利用效率。通过合思档案，企业能够顺利完成纸质档案转换，开启数字化档案管理新篇章。
核心模块：合思档案强大功能解析
合思档案拥有多个核心模块，每个模块都具备独特的功能和特点。
档案扩展解决方案：企业可以自定义档案类型，实现全流程扩展管理。生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，能够对不同档案类型进行高效管理，为企业的纸质档案转换提供了更灵活的方式。
证据链完整性解决方案：通过可视化的规则引擎，该方案提供不同组合形式的档案匹配组装能力。它依照规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链，保障财务合规，让企业在纸质档案转换后的数据管理更加规范。
共享调阅解决方案：满足企业多维度、精细化的档案查阅需求，支持按照多种维度查询条件进行查询，同时支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据，提高了档案的利用效率，使纸质档案转换后的查询更加便捷。
数电票解决方案：提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案，支持9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理，确保企业在数电票时代的档案管理顺利进行，推动纸质档案转换的全面实施。
竞争优势：合思档案领先优势凸显
合思档案在功能、技术、合规性等方面具有显著的优势。
在大数据解决方案方面，支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据能够实现秒级查询。它深入到提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高了档案管理效率，释放了档案数据价值，为企业的纸质档案转换提供了强大的技术支撑。
多源采集上，基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求，确保企业在纸质档案转换过程中数据采集的全面性和准确性。
智能制档方面，会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，减少了90%的人工匹配工作量，大大提高了纸质档案转换的效率。
在合规性上，合思档案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，具备“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，保障归档数据真实、完整、安全、可用，让企业在纸质档案转换后无需担忧合规问题。
成功案例：合思档案助力企业纸质档案转换成效显著
众多不同类型的企业通过使用合思档案，实现了纸质档案转换，取得了显著的管理成效和价值。
某企业年单据量达2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。采用合思档案后，实现了多系统采集数据，自动匹配组装档案，档案管理电子化，借阅管理信息化，业务 + 财务数据穿透联查，企业成本大幅降低，顺利完成了纸质档案转换。
某集团型企业档案管理流程复杂，凭证附件标准、会计档案管理制度不统一。通过合思档案的单套制管理方案，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。整理匹配效率提升了80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年，成功实现了纸质档案转换。
某企业档案管理低效，会计档案散落各系统，电子发票等存档不合规范。使用合思档案后，统一储存，业务证据链完整，数据共享，实现了全生命周期管理。预估节省总体成本30W + /年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，完成了纸质档案转换，提升了企业的档案管理水平。
某民办教育集团业务系统多，档案管理在采集、存储、整理、利用等环节存在诸多问题。合思档案帮助其形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，助力该集团完成了纸质档案转换。
服务体系：全方位服务支持企业纸质档案转换
合思在北京、上海、杭州等多地设有服务地点，能够更好地覆盖和服务企业。企业可通过拨打400 – 105 – 6505获取相关服务。合思官网为www.hosecloud.com，企业可在网站上了解更多信息。此外，企业还可通过微信公众号和微信小程序获取合思的服务和资讯。完善的服务体系为企业的纸质档案转换提供了全方位的支持和保障。
总之，合思档案能够帮助企业应对数电票时代的档案管理挑战，实现纸质档案转换，助力企业降本增效、合规经营和数字化转型。合思秉承以客户为中心的服务理念，聆听用户需求以进行产品迭代，众多企业使用合思档案后取得了显著的管理成效和成本效益，证明了其有效性和价值。如果您的企业也想在数电票时代实现高效的档案管理，不妨来免费试用合思档案，开启企业档案管理的新篇章。
点击注册合思，免费试用 14 天，注册链接：http://www.ekuaibao.com/
