合思档案：引领企业财务档案管理数字化转型

在数字化浪潮席卷的当下，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战。2025 年数电票全覆盖的目标日益临近，企业财务档案管理迎来新的考验，信息化建设的短板亟待补齐。数电票需经过验签、解析，并以 XML 格式存档，XBRL 文件还要求写入财务入账信息，这使得企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

纸电混合时代，企业各层级人员在财务档案管理方面都有着各自的困扰。企业高管面临着纸质档案管理成本高、储存占地大的问题，而且档案数据缺乏汇总整理，难以进行分析利用。财务人员则要面对海量的档案数据，整理工作不仅耗费时间，还需手动逐一匹配核对确认，工作枯燥繁复。业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据留存再上交的流程繁琐，耗费大量时间。

纸质档案管理存在着诸多弊端。一方面，显性成本高，如纸质凭证输出耗材成本居高不下，档案室和档案柜等存储空间需求大；另一方面，隐形成本也不容忽视，手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，导致数据不能得到有效利用。此外，还存在着高合规风险，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力因素还可能导致纸质档案损坏。

企业在推行数字化的过程中，虽然通过 OA 系统、资金系统等建设解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节仍未解决纸质文件储存问题和数据存储线下载体问题，这严重影响了企业全面数字化的进程。而合思档案产品的出现，正是为了解决这些棘手的问题。

合思档案产品全貌揭秘

合思档案是北京合思信息技术有限公司旗下一款领先的单套制电子会计档案管理平台。合思创立于 2014 年，作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，成立以来已累计融资超 15 亿元人民币。

该平台基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。

合思档案致力于解决企业内外交困的档案管理问题，实现便捷调阅不打印，混序归集免组装，为企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。它提供领先的单套制解决方案（标准方案）+ 六大场景解决方案，满足企业不同场景下的档案管理需求。通过广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收。

使命愿景助力企业腾飞

合思档案的使命不止于做一款电子档案管理产品，更是要实现管理与服务的融合。它携手企业碰撞出协作的价值，助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点。通过助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。

其愿景是让每一个企业都能更好享受数字化转型带来的降本增效，实现企业全面数字化。提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。

合思档案为企业补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路，让数据“活起来”，真正利用档案数据，实现数据价值，实现企业效益最大化。前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效大幅提升。同时，响应国家政策，帮助企业适应数电票时代的财务档案管理要求，实现电子会计档案合规化、自动化、数字化闭环管理，满足企业不同阶段的电子会计档案管理方案需求，助力双碳目标落地。

功能模块构筑强大框架

合思档案功能模块丰富多样，涵盖发票（大数据解决方案）、单据（档案扩展解决方案）、凭证（费控系统）、账簿（税务系统）、报表（QA 系统）、电子档案（资金系统）、纸质档案（影像系统）、自定义档案（业务系统）、实物备查解决方案（更多系统）、数电票解决方案（共享调阅解决方案）等。

电子会计档案全生命周期管理功能完善，包括智能采集、预归档服务、基础管理、档案服务、统计分析、应用层等环节。智能采集包括外部生态和内部的多种采集方式，预归档服务如自动归档、业务检测等，基础管理涵盖档号管理、账套管理等，档案服务包括身份调查、全文检索等，统计分析有进销项统计、资金统计等，应用层则有辅助审计、证据方案库等。

多源采集功能支持接口互联，自主采集。基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式 Open API 实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，支持自定义数据采集方案；也支持手动采集，自主补录，对于不满足系统集成要求的零散会计资料，有多种便捷手动数据补录方式。

智能制档功能通过规则引擎自动组装，会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据；还能通过字段映射实现查阅便捷，已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射。

功能亮点彰显独特魅力

合思档案具备“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案。按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。同时基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯。

大数据解决方案深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，提高档案管理效率、释放档案数据价值。如支撑各类归档格式转化、秒级预览版式文件，具备动态 API 接口接收、大文件切割识别、异步批次处理等数据提取能力，元数据级检索、海量数据秒级查询的数据查询能力，以及海量数据支撑加密、防篡改、防泄露、备份、日志记录等安全存储机制的数据存储能力。

共享调阅解决方案满足企业多维度、精细化的档案查阅需求，支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据，满足企业档案数据精细化管控，不同人员（财务人员、业务人员、审计人员、管理人员）有不同的查询方式和权限。

实物备查功能智能区分纸电标识，线上、线下高度关联，实现实物档案全流程管理定位。通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理，有打标 – 到单 – 装盒 – 上架、集团共享批量作业、极简管理低碳环保等服务场景。

对比优势脱颖而出

与其他产品相比，合思档案优势显著。降本增效方面表现卓越，能为企业节约大量成本，如 70%节约纸张成本，75%节约整理成本，还能减少存储空间需求，降低打印成本和人力成本，提高检索效率 90%，让企业更有效的“收紧钱袋子”，彻底告别传统手工归档，档案不打印。

具有广泛连接的能力，可连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，支持与众多合作伙伴的系统集成。

实现 100%自动归档，强大的规则匹配能力最大程度减少人工介入，实现自动组装、归档。会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，减少 90%人工匹配工作量。

符合国家政策要求，满足电子会计档案合规性管理。合思自主研发工具包，有更加强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能满足接收管理数电票的能力，及时应对政策变化，通过国家四部委官方试点 100%成功验收。

目标用户与应用场景广泛

合思档案的目标用户包括 CEO/高管、归档员/财务、外部审计等。CEO/高管可通过合思档案沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，降本增效；归档员/财务能提高工作效率，告别重复低价值工作，实现档案数据同源，轻松完成档案管理；外部审计可实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收。

应用场景丰富多样。在数电票时代，企业面临财务档案管理新挑战，合思档案可提供数电票多渠道获取、验签、解析、自动填报、入账、封装、归档端到端全流程自动化解决方案。在纸电混合管理难题上，可实现便捷调阅不打印，混序归集免组装，解决纸电混合管理混乱问题。对于集团型企业，可实现共享中心统建档案管理系统，实现档案共享，统一原始凭证附件要求，会计档案管理制度标准化、制度化。

在档案采集场景中，支持接口互联自主采集和手动采集自主补录，满足不同类型会计资料的采集需求。在档案制档场景中，通过规则引擎自动组装和字段映射实现便捷查阅，整合零散数据形成完整业务链组合数据。在档案管理场景中，具备权限管理、档案目录灵活扩展、系统规范预置档号等功能，满足不同阶段管理要求。在档案应用场景中，多维检索满足多场景查询需求，一站式预览实现穿透联查，还有外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务、档案移交鉴定销毁与线下实物管理等多种应用场景，实现档案全场景数字化利用。

成功案例见证卓越品质

众多企业使用合思档案后都取得了显著成效。海亮教育在使用合思档案后，所服务的单位由 15 家增长到 298 家，作业人员从 16 人增长到 25 人，共享单位数量增加 18.9 倍，作业人员仅增加 9 人，凭证自动化率达到 91.6%，向实现财务办公室无纸化目标迈进。

徐福记公司多地连锁门店，70 + 分公司，年数据量 2.6 亿，合思档案上线后全集团无纸化，在线匹配组装，异地线上调阅，管理效率大大提升。

中交水规院单套制有效支撑了无纸化政策的落地，切实减少了打印存储的成本，系统上线后档案整理耗时、存储空间和耗材的成本均有显著减少，审计人员对电子会计档案系统所带来的便利性和安全性给予了肯定。

金牌橱柜积极响应国家政策，与合思档案通力合作，以聚合化，结构化，业务化的档案数据呈现记录资料的结构树，查阅业务全貌便捷高效。

综上所述，合思档案凭借其领先的单套制解决方案、丰富的功能模块、强大的功能亮点与创新、显著的产品优势，能有效解决企业在财务档案管理方面的痛点与挑战，助力企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。众多成功案例和客户的高度评价证明了合思档案的可靠性和实用性，是企业在数电票时代和数字化转型过程中值得信赖的电子会计档案管理平台。企业应抓住数字化转型的机遇，选择合思档案，提升财务档案管理效率，挖掘财务档案数据价值，实现业财融合和企业全面数字化。合思在北京、上海、杭州等多地设有服务地点，联系电话为 400 – 105 – 6505，网站为 www.hosecloud.com，可通过微信公众号和小程序获取更多信息。欢迎企业咨询合作，现在就可以免费试用合思档案，开启财务档案管理数字化转型之旅！